Оцінка ефективності організаційних форм управління.

Оцінка ефективності є важливим елементом розробки проектних і планових рішень, що дозволяє визначити рівень прогресивності діючої структури, проектів або планових заходів, які розроблюються. Вона провадиться для вибору найраціональнішого варіанта ОФУ або результату удосконалення структури. Ефективність організаційної структури слід оцінювати на стадії проектування, при аналізі структур управління діючих організацій та для планування і здійснення заходів з удосконалення управління. Підхід до оцінки ефективності різних варіантів організаційної структури визначається її роллю як характеристики системи управління. Комплексний набір критеріїв ефективності системи управління формується з урахуванням двох напрямів оцінки її функціонування:

• за ступенем відповідності досягнутих результатів встановленим цілям організації (починаючи з рівня виконання планових завдань);

• за ступенем відповідності процесу функціонування системи об'єктивним вимогам до його змісту, організації та результатів.

Критерієм ефективності при порівнянні різних варіантів організаційної структури є можливість або найповнішого і найстабільнішого досягнення поставлених цілей, або скорочення витрат на управління, ефект від реалізації яких за нормативний термін має перевищити виробничі витрати. Принципове значення для оцінок ефективності системи управління має вибір бази для порівняння або визначення рівня ефективності, що приймається за нормативний. Науково визнаними є декілька підходів, що можуть бути диференційовано використані у конкретних ситуаціях. Один з них полягає у порівнянні показників, що характеризують ефективність організаційної структури еталонного варіанта системи управління. Еталонний варіант може бути спроектований з використанням всіх науково визнаних сучасних методів і засобів проектування ОФУ на основі передового досвіду та застосування прогресивних організаційних рішень. Характеристики такого варіанта приймаються за нормативні, при цьому порівняльна ефективність системи, що аналізується або проектується, визначається на основі зіставлення нормативних і фактичних (проектних) параметрів системи з використанням переважно кількісних методів порівняння. Можна також застосовувати порівняння з показниками ефективності і характеристиками системи управління, обраної за еталон. Проте виникають деякі труднощі використання зазначених підходів, що зумовлені необхідністю адекватного порівняння варіантів. Тому часто замість них використовується експертна оцінка організаційно-технічного рівня системи, що аналізується або проектується, а також окремих її підсистем та пропонованих проектних і планових рішень, або комплексна оцінка системи управління, заснована на використанні кількісно-якісного підходу, що дозволяє оцінювати ефективність управління за значною сукупністю чинників. Експертна оцінка може слугувати складовим елементом комплексної оцінки ефективності системи управління, що містить всі перераховані підходи як до окремих підсистем, так і до системи в цілому.

Показники оцінки ефективності. Показники, що використовуються при оцінках ефективності ОФУ, можуть бути розбиті на такі взаємопов'язані групи:

1. Група показників, які характеризують ефективність систем та управління через кінцеві результати діяльності організації та витрати на її управління. При оцінках ефективності на основі показників, що характеризують кінцеві результати діяльності організації, можуть розглядатися обсяг (збільшення обсягу випуску продукції), прибуток (збільшення прибутку), собівартість (зменшення собівартості), обсяг капітальних, якість продукції тощо.

2. Група показників, що характеризують зміст і організацію системи управління, в тому числі безпосередні результати і витрати управлінської праці. Як витрати на управління враховуються поточні витрати на утримання апарату управління, експлуатацію технічних засобів, утримання будівель та споруд, підготовку та перепідготовку кадрів управління, а також одноразові витрати на дослідницькі та проектні роботи у сфері створення та удосконалення систем управління, на придбання обчислювальної техніки та інших технічних засобів, що використовуються в управлінні, витрати на будівництво.

3. Для оцінки ефективності процесу управління використовуються показники, що можуть бути оцінені як кількісно, так і якісно. Ці показники набувають нормативного характеру та можуть бути використані як критерій ефективності та обмежень, коли організаційна структура змінюється в напрямку поліпшення одного або групи показників ефективності без зміни (погіршення) інших. До нормативних характеристик апарату управління можна віднести такі: продуктивність, економічність, адаптивність, гнучкість, оперативність, надійність.

Продуктивність апарату управління може визначатися, зокрема, як кількість виробленої організацією кінцевої продукції або обсяг виробленої в процесі управління інформації.

Під економічністю апарату управління розуміють відносні витрати на його функціонування. Для оцінки економічності можна використовувати такі показники, як питома вага витрат на утримання апарату управління у вартості реалізованої продукції, питома вага управлінських працівників у кількості промислово-виробничого персоналу, вартість виконання одиниці обсягу окремих видів робіт.

Адаптивність системи управління визначається її здатністю ефективно виконувати задані функції в певному діапазоні умов, що змінюються. Чим ширшим є цей діапазон, тим адаптивнішою вважається система.

Гнучкість характеризує властивість органів апарату управління змінювати відповідно до виникаючих проблем свої ролі в процесі прийняття рішень та налагоджувати нові зв'язки, не порушуючи властивої для даної структури упорядкованості відносин.

Оперативність прийняття управлінських рішень характеризує своєчасність виявлення управлінських проблем і таку швидкість їх вирішення, що забезпечує максимальне досягнення поставлених цілей при збереженні стабільності функціонування. Надійність апарату управління в цілому характеризується його стабільним функціонуванням, що відповідає поставленим цілям. Якщо вважати якість визначення цілей та постановки проблем достатньою, то надійність апарату управління може досить повно характеризуватися його здатністю забезпечувати ви­конання завдань в межах встановлених термінів та виділених ресурсів.

4. Група показників, що характеризують раціональність організаційної структури та її техніко-організаційний рівень, які можуть бути використані як нормативні при аналізі ефективності варіантів організаційних структур, що проектуються. До них відносяться чітко визначена структура системи управління, рівень централізації функцій управління, прийняті норми керованості, збалансованість розподілу прав та відповідальності, рівень спеціалізації та функціональної замкненості підсистем тощо. Важливими вимогами, що мають бути реалізовані при формуванні системи показників для оцінки ефективності організаційної структури, є забезпечення структурно-ієрархічної відповідності показників систем і цілей організації, здатність до адекватного відображення динамічності керованих процесів, збалансованість показників. При оцінці ефективності окремих заходів з удосконалення системи управління та її організаційної структури допускається використання не пов'язаних в єдину систему окремих показників. Головна вимога до їх вибору — максимальна відповідність кожного показника цільовій орієнтації та повнота відображення досягнутого ефекту.