Управление запасами

В системе финансового менеджмента запасы могут быть классифицированы по статьям:

- запасы сырья и материалов;

- незавершенное производство;

- запасы готовой продукции;

- товары для перепродажи и проч.

Классифицировать запасы можно также по следующим группам:

1. запасы текущего хранения, которые представляют собой посто­янно обновляемую часть запасов, формируемых на регулярной основе и равномерно потребляемых в процессе производства или реализации потребителям;

2. запасы сезонного хранения, формирование которых обусловлено сезонными особенностями производства, закупки сырья, спроса на готовую продукцию;

3. запасы целевого назначения, формирование которых на предприятии обусловлено специфическими целями его деятельно­сти (например, для организации встречной торговли при закупке определенных сырьевых ресурсов: обуви при закупке шкур; сахара при закупке сахарной свеклы и т. п.).

Оптимальная сумма запасов по i -тому виду товарно-материальных ценностей () определяется по формуле 9.6.

, (9.6)

где – норматив i -того вида запасов текущего хранения в днях оборота;

– однодневный объем производства (для запасов сырья и материалов) или однодневный объем реализации (для запасов готовой продукции);

и - сумма i -того вида запасов соответственно сезонного хранения и целевого назначения;

Целью управления запасами является нахождение такой их величины, которая:

1. достаточна для выполнения производственной программы предприятия;

2. минимизирует общие затраты по их поддержанию.

Затраты связанные с содержанием запасов включают:

- затраты по их хранению. Затраты по хранению увеличиваются прямо пропорционально среднему размеру запасов. Минимизация текущих затрат по обслуживанию запасов представляет собой оптимизационную задачу, решаемую в процессе их нормирования.

- затраты по оформлению заказа, погрузке, отправке, транспортировке и приемке; Затраты по размещению и выполнению заказов в большинстве случаев являются постоянными.

- затраты, связанные с нехваткой запасов (сбои в процессе производства, утрата доверия клиентов и проч., что делает необходимым создание страховых запасов) и их избытком (что приводит к появлению альтернативных издержек, равных доходу, который могло бы получить предприятие при их альтернативном использовании).

Управление запасами включает комплекс работ:

1. Проведение анализа запасов товарно-материальных ценностей за прошедший период с точки зрения их достаточности и эффективности использования:

- изучается состав и структура запасов материально-товарных ценностей, их удельный вес в оборотных активах, динамика этих показателей, выявляются сезонные колебания величины запасов;

- анализируются затраты на содержание запасов;

- проводится оценка эффективности использования запасов по показателям оборачиваемости и рентабельности.

2. Оптимизация размера основных групп и общей суммы запасов товарно-материальных ценностей. Для оптимизации размера текущих запасов используется ряд моделей. Наибольшее распространение получила EOQ model. Количество единиц конкретного материала или товара, при заказе которого общие затраты предприятия на товарно-материальные запасы за определенный период времени являются минимальными, называется экономичным размером заказа (EOQ – economic order quantity).

Введем следующие обозначения:

F – постоянные расходы на один заказ (на его размещение и выполнение), включая канцелярские издержки, связанные с размещением заказа; затраты на приемку прибывших грузов и проч. в стоимостном выражении;

A – количество размещаемых заказов в плановом периоде;

S – общая потребность в данном виде запасов в натуральном выражении на плановый период;

Q – величина заказанной партии в натуральном выражении;

C – издержки по хранению единицы запасов в течение планового периода в стоимостном выражении, включая затраты на хранение, обработку, страховку запасов и альтернативные издержки как величину прибыли от возможного альтернативного инвестирования средств по требуемой ставке доходности за плановый период.

Введем следующее ограничение: запасы расходуются равномерно в течение планового периода и при этом не имеется страховых запасов, то есть сразу после доставки заказанной партии запасы будут равны Q, а перед следующей закупкой достигнут нуля. Тогда средний размер запаса в натуральном выражении можно рассчитать по формуле 9.7.

, (9.7)

Общие затраты на создание и содержание запасов (total costs) можно рассчитать по формуле:

, (9.8)

Из формулы 9.8 следует, что общие затраты на создание и содержание запасов будут минимальны, если соблюдается равенство 9.9

, (9.9)

где – оптимальный размер партии заказа в натуральном выражении.

Выразим из формулы (9.9) и обозначим его через EOQ:

, (9.10)

EOQ не является жестко заданной величиной. Например, если спрос на продукцию предприятия подвержен сезонным колебаниям, то целесообразно разбить год на несколько периодов, в течение каждого из которых объемы реализации относительно стабильны, а затем для каждого периода рассчитать EOQ.

Модель EOQ имеет ограничение – она не предусматривает создание страховых запасов материалов (R). Страховой, или гарантийный, запас необходим на каждом предприятии для гарантии непрерывности процесса производства в случаях задержки поставки новой партии, поставки некомплектных партий. Кроме того, он создается на случай увеличения спроса сверх прогнозного уровня.

Количество единиц, до которого должен упасть запас, чтобы стать сигналом о необходимости размещения нового заказа на восполнение данного товарно-материального запаса, называется точкой заказа ().

Точка заказа, рассчитанная с учетом времени, необходимого для выполнения заказа, определяется по формуле 9.11

, (9.11)

где – точка запаса в натуральном выражении;

, и – соответственно максимальная, средняя и минимальная дневная потребность в сырье или материалах в натуральном выражении;

, и – максимальное, среднее и минимальное число дней выполнения заказа соответственно;

R – страховой запас в натуральном выражении.

Максимальный уровень запасов в натуральном выражении с учетом экономичного размера заказа и необходимости создания страхового запаса рассчитывается по формуле 9.12.

, (9.12)

Таким образом, размер запасов предприятия будет варьировать и находиться в интервале от до R, а при неблагоприятных условиях даже может становиться близким к нулю.

Для запасов готовой продукции определяется оптимальный размер партии производимой продукции, а не средний размер партии поставки.

3. Решение вопросов о целесообразности приобретения сырья и материалов с партионными скидками. Партионные – скидки, предоставляемые при приобретении материалов большими партиями. В этом случае финансовый менеджер решает вопрос о том, что предпочтительнее – экономить на цене покупки или на затратах по хранению запасов. Для принятия решения необходимо соотнести возможную экономию от разницы цен (без скидки и со скидкой) с ростом общих затрат на создание и содержание запасов. Рост затрат определяется следующим образом:

, (9.14)

где – затраты по поддержанию запасов при увеличении партии до размеров, позволяющих получить партионную скидку;

– затраты по поддержанию запасов при экономичном размере партии.

Если экономия по цене закупки при получении партионной скидки окажется больше, чем увеличение общих затрат по поддержанию запасов, то предприятию следует увеличить закупки свыше величины EOQ и воспользоваться скидкой.

4. Оптимизация материальных потоков оборотных активов с целью обеспечения высокой оборачиваемости запасов. Она предполагает использование приемов и методов логистики.

5. Обоснование учетной политики предприятия в отношении запасов. Оценка производственных запасов может проводиться по фактической стоимости приобретения; по учетным ценам; по фиксированным ценам. Учет незавершенного производства в серийном и массовом производстве: по прямым статьям расходов (материальным и трудовым); по стоимости сырья, энергетических ресурсов (если производство энергоемкое), по стоимости материалов и полуфабрикатов; по производственной себестоимости (плановой или нормативной).

Включение производственных запасов в себестоимость может проводиться по средневзвешенным ценам; по учетным ценам с учетом отклонений от их фактической стоимости; по фиксированным ценам (в организациях промышленности); по ценам последнего приобретения (LIFO - «последний пришел - первый ушел» - запасы направля­ются в производство или на реализацию по ценам последнего их приобретения). Метод LIFO позволяет получить реальную оценку запасов в условиях инфляции.

В мировой практике при отпуске запасов в производство, их продаже или другом выбытии могут использоваться и другие методы оценки:

- метод FIFO («первый пришел — первый ушел») предполагает, что запасы, первыми отпускаемые в производство, оцениваются по себестоимости первых по времени поступления запасов;

- ХИФО (HIFO) - для первого (ближайшего) списания выбираются запасы с наиболее высокой себестоимостью;

- НИФО (NIFO) - определяется по ценам восстановления, т.е. по цене ближайшего поступления (если уже есть договор на поставку с измененными ценами);

- КИФО (KIFO) - определяется к списанию в первую очередь поступления от своих предприятий (концерна, дочерних предприятий);

- прочие методы.

6. Построение эффективных систем контроля запасов на предприятии. Наиболее известным является метод АВС контроля товарно-материальных запасов, в соответствии с которым все запасы делятся на три категории:

- категория А - это относительно небольшая группа товарно-материальных ресурсов, занимающая незначительную долю в их общем количестве, но составляющая большую часть их стоимости, т.е. это наиболее дорогостоящие виды запасов. Предприятие должно уделять им основное внимание, определять оптимальный размер заказа и контролировать ежедневно;

- категория В - виды товарно-материальных запасов, которые в меньшей степени важны для предприятия и контролируются еженедельно. Для них также определяется оптимальный размер заказа и задается страховой (резервный) запас;

- категория С - включает широкий ассортимент оставшихся малоценных видов товарно-материальных запасов, закупаемых обычно в большом количестве. Их контроль проводится ежемесячно.

Такая группировка запасов основывается на использовании принципа В. Парето, выявившего зависимость 80-20. Хотя такая количественная зависимость не является жесткой, в целом она верна. При группировке запасов по методу АВС нередко учитывают не только их стоимостную оценку, но и другие факторы: отрицательные последствия их нехватки для производственного процесса и финансовых результатов, риск быстрого устаревания.

Относительно новый подход к контролю запасов – система поставок «точно в срок» (JIT - just-in-time), которая впервые была применена японскими фирмами, а позже автомобильными заводами США. В соответствии с этой системой заказ новой партии происходит за несколько часов до того, как она потребуется, то есть запасы приобретаются, когда в них возникает необходимость, и сразу вводятся в производство. Такая система поставок оказывает серьезное давление на поставщиков, они должны быть предельно надежны, и требует высокого уровня координации между производителями и поставщиками относительно объемов и сроков поставок. Для того чтобы использовать эту систему, необходимо соблюдение ряда условий:

- поставщики и производителя должны быть сконцентрированы по географическому принципу, так как перевозка заказов должна выполняться в относительно короткие сроки;

- поставщики должны поставлять сырье без дефектов, что позволит сократить затраты на контроль качества поступивших материалов или вообще ликвидировать их;

- наличие управляемой сети поставщиков, максимальное сокращение их количества и заключение с ними долговременных контрактов;

- наличие надежной транспортной системы: наличие надежных маршрутов, использование, как правило, грузовых автомобилей и прочее;

- партии поставок должны быть небольшими: не более 10% - 15% от ежедневного расхода;

- эффективная система приемки материалов и погрузочно-разгрузочных работ, позволяющая доставлять материалы как можно ближе к месту использования;

- гибкость производства, в частности возможность быстрой смены инструментов, переналадки оборудования.

В производстве, использующем большое количество мелких деталей, в ремонтных мастерских могут использоваться такие методы контроля запасов, как метод красной линии и метод двух ящиков. Первый заключается в том, что внутри ящика, в котором хранятся запасы, проводится красная линия. Когда после использования запасов она становится видна, размещают новый заказ. Во втором случае запасы хранятся сразу в двух ящиках: сначала материалы используются из первого, когда он станет пустым, размещают заказ на новую партию, а детали расходуют из второго ящика.

Крупные зарубежные компании используют компьютерные системы контроля запасов. Например, на предприятиях розничной торговли данные об остатках по каждому виду товаров занесены в компьютер, а на товарах имеется магнитный код. При покупке через электронную кассу информация передается в компьютер и остаток данного товара автоматически уменьшается. Когда достигнута точка заказа, информация передается прямо в компьютер поставщика.