Пример. Данные по движению сырья на рыбокомбинате за месяц:

Данные по движению сырья на рыбокомбинате за месяц:

Остатки сырья на складе на начало месяца:

- по учетным ценам – 76000 руб.

- сумма отклонений – 3600 руб.

Операции за месяц:

1. Акцептован счет поставщиков за поступившее на склад сырье – 184080 руб. (в т.ч. НДС 28080 руб.).

2. Расходы по доставке, оплаченные сторонней организации – 24780 руб. (в т.ч. НДС 3780 руб.)

3.Акцептован счет за консультационные услуги по покупке материалов – 29500 руб. (в т.ч. НДС 4500 руб.)

Учетная стоимость поступивших материалов – 195000 руб.

В течение месяца списаны материалы в производство по учетной цене – 210000 руб.

Определим отклонения по поступившим и использованным материалам, а также, фактическую себестоимость израсходованных материалов, записав данные в таблицу 10:

Таблица 10

Бухгалтерские записи предприятия

Таким образом, фактическая стоимость сырья, отпущенного в производство составляет 218211 руб.

При отпуске материалов в производство и ином выбытии их оценка производится одним из способов, который применяется по каждой группе (виду) материально - производственных запасов в течение отчетного года.
ПБУ 5/01 предусматривает следующие способы оценки материалов при их выбытии:

1. По себестоимости каждой единицы;

2. По средней себестоимости;

3. Способ ФИФO (по себестоимости первых по времени приобретения материально - производственных запасов);

Концепция этих методов, основаны на том, что себестоимость израсходованных материалов исчисляется по себестоимости их приобретения в определенной последовательности.

Оценка по себестоимости каждой единицы применяется для материалов используемых организациями в особом порядке (драгоценные металлы, драгоценные камни и т.п.), или для запасов, которые не могут обычным образом заменять друг друга.

При оценке материалов по методу средней себестоимости производится ее расчет каждого вида материальных ценностей. Расчет производится, исходя из себестоимости имеющихся в наличии и приобретении ценностей с делением полученной суммы на количество единиц МПЗ. В результате средняя себестоимость единицы конкретного вида материалов используется для определения фактической себестоимости материальных ресурсов, списываемых на издержки производства и оставшихся в наличии..

При ФИФО (First In First Out – «первый в приход - первый в расход») себестоимость материальных ценностей, приобретенных первыми, должна быть списана на издержки производства первой.

Оценка материалов по методу ФИФО требует организации учета материалов по отдельным партиям.

Документальное оформление движения материалов

Учет материальных ценностей осуществляется на основе типовых форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ № 71а.

В соответствии с производственной программой и нормами расхода, предприятия приобретают материальные ресурсы, путем поставок непосредственно предприятиями-производителями.

Договоры обеспечивают взаимную ответственность поставщиков и покупателей за выполнение обязательств. В договорах оговаривается наименование материалов, количество, цены, сроки поставки, порядок расчетов, способы транспортировки, санкции за несоблюдение условий договора, порядок приемки и т.п.

В отделе материально-технического снабжения предприятия ведется оперативный учет и контроль за выполнением договоров поставок материалов по ассортименту, количеству, качеству и срокам.

Отгрузив материальные ценности покупателям, предприятия-поставщики оформляют сопроводительные документы. Полученные документы от поставщиков направляются в отдел материально-технического снабжения, где проверяется соответствие отгрузки договорным условиям поставки по ассортименту, количеству, цене, срокам поставки и т.п. Делаются отметки о выполнении договоров в специальных карточках или на копиях договоров. Затем производятся записи в журнале учета поступающих грузов, который ведется отделом материально-технического снабжения. Одновременно здесь же решается вопрос об оплате платежных документов за приобретаемые ценности. В дальнейшем документы передаются в финансовый отдел или бухгалтерию для оплаты. На получение грузов бухгалтерия предприятия оформляет и выдает под расписку доверенность и транспортные или иные документы. Доверенность дает право должностному лицу выступать в качестве доверенного лица предприятия при получении материальных ценностей. При этом используется две формы доверенностей: М-2 и М-2а.

Выданные доверенности регистрируются в журнале учета выданных доверенностей под расписку в их получении.

При приемке грузов, у которых будут обнаружены признаки нарушения или отсутствия пломб грузоотправителя, недостачи, порчи или повреждения ценностей (тары, упаковки), предприятие вправе потребовать проверки груза. Результаты проверки оформляются коммерческим актом, который может служить основанием для материальной ответственности транспортных организаций или грузоотправителей. Материалы могут доставляться как собственным транспортом, так и транспортом других предприятий, кроме, того, материалы доставляются железнодорожным транспортом.

Материальные ценности экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему (кладовщику). Здесь их тщательно проверяют на соответствие. При отсутствии расхождений поступившие материальные ценности приходуются на склад путем составления приходного ордера формы М-4. Также при отсутствии каких-либо расхождений между документами и доставленными ценностями приходный ордер можно не выписывать, а оформлять приход проставлением специального штампа на сопроводительных документах поставщика (грузоотправителя), в оттиске которого содержатся основные данные приходного ордера. Здесь же материально-ответственное лицо ставит подпись оприходовании груза.

Когда поступают однородные материальные ценности от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, их можно приходовать общей массой в целом за день. Причем каждая отдельная приемка оформляется соответствующей квитанцией.

Если количество или качество прибывших материалов не совпадает с данными сопроводительных документов, то принимает их комиссия по Акту о приемке материалов формы М-7. Он составляется также и при приемке материалов, поступивших без документов (неотфактурованые поставки). В нем указываются место его составления, поставщик и получатель, наименование груза, род упаковки, количество по документу и фактически в натуральном и денежном выражении, недостача, или излишек, а также их виновники и т.п. Акт составляется в двух экземплярах с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации (по согласованию с поставщиком). Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия для учета материальных ценностей, а второй – отделу материально-технического снабжения (бухгалтерии) для предъявления претензии поставщику (виновнику).

Акт о приемке материалов (форма М-7) является первичным документом по приходу ценностей, и приходный ордер не оформляется.

При централизованной доставке материалов автомобильным транспортом, поставщик выписывает товарно-транспортную накладную (форма № 1-Т) в четырех экземплярах (покупателю, поставщику, водителям автотранспорта, в банк - для оплаты услуг автотранспортного предприятия).

Материалы со склада отпускаются материально-ответственным лицам для выполнения основных работ (производство, оказание услуг и т.д.) и для различных хозяйственных нужд (для ремонта, обеспечения техники безопасности, лабораторные исследования и пр.), а также на сторону для переработки или реализации как излишние и ненужные. Отпуск материалов материально-ответственным лицам рассматривается как внутреннее перемещение материалов.

При отпуске материалов для производственных нужд должны соблюдаться определенные требования. Во-первых, расход материалов осуществляется по весу, объему и массе в строгом соответствии с расходными нормативами на заданный объем выполняемых услуг. Во-вторых, отпуск осуществляется в пределах предварительно установленных лимитов. Лимитирование должно основываться на нормах расхода материалов, объемах производственных программ цехам с учетом переходящих неиспользованных цехами запасов на начало и конец месяца. В третьих, согласовываются с главным бухгалтером списки лиц, которым предоставляется право требовать со складов материалы, а также берутся образцы их подписей. Эти данные должны быть сообщены работникам складов. Отпуск сырья и материалов в пределах установленных норм в производственные цехи оформляется лимитно-заборными картами формы М-8. Материалы на производство выдаются со складов только официально выделяемым для их получения представителям цехов, отделов.

Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материалов другими допускается только по разрешению руководства предприятия или других уполномоченных лиц. При этом выписывается акт-требование на замену (дополнительный отпуск) материалов формы М-10. Акт-требование выписывается на один вид материала и его многократный отпуск в 2 экземплярах: один предназначен для получателя, второй – для склада.

При отпуске материалов применяется накладная М-11 и акт об использовании материальных ценностей, которые служат основанием для списания материалов в бухгалтерском учете на счета расходов.

В практике ведения бухгалтерского учета МПЗ, на склады могут поступать материалы из цехов своего предприятия (неиспользованные материалы; ценности, полученные при ликвидации основных средств, от брака и т.п.). Они передаются на склады по накладным-требованиям на отпуск (внутренние перемещения) материалов формы М-11. Накладные-требования составляются в двух экземплярах материально-ответственными лицами складов (цехов), на которые сдают ценности. Один экземпляр остается у сдатчика (склада, цеха) и служит основанием для списания ценностей, а второй (по которой они приходуются) – у получателя.

Материальные ценности, которые находятся в стадии технической приемки, лабораторного испытания, приходными документами не оформляются. Они принимаются на ответственное хранение и учитываются в специальной книге с подразделением на «Материалы, ожидающие приемки» и «Материалы, находящиеся на временном ответственном хранении».

Отпущенные в производство материалы нельзя считать израсходованными. На предприятиях должен осуществляться контроль за расходованием материалов. Контроль за расходованием материалов в процессе производства организуется с учетом особенностей используемых материалов и технологий производства.

Основные методы контроля, предусмотренные законодательством:

- документальное оформление отклонений от норм;

- партионный раскрой материалов;

- технический расчет с применением инвентаризации;

1. Способ документирования основан на документальном оформлении отклонений фактического расхода материальных ресурсов от установленной нормы расхода. Такие отклонения возникают из-за замены одних видов сырья и материалов другими, а также в результате неправильного их использования в производстве и т.д. Различные виды отклонений от нормы по разному оформляется в первичных документах.

При отпуске сырья и материалов, для соответствующих технологических процессов (разделка рыбы, укладка, засолка и т.п.), отклонения определяются в документах на отпуск материалов. В документах указаны размеры отклонений по количеству, стоимости и причины отклонений. При разовых заменах при использовании полноценного материала взамен отходов рекомендуется материалы отпускать по специальным сигнальным документам, которые могут быть другого цвета или с яркой полосой. При замене материалов происходит удорожание их себестоимости, увеличивается трудоемкость обработки, что ведет к увеличению себестоимости выпущенной готовой продукции. В документах отражаются причины замены, расчет по количеству и стоимости относительно первоначальных материалов.

2. Метод «партионного раскроя» основан на документировании результатов раскроя и выявлении отклонений от действительных норм расходов материалов, подвергнутых раскрою на детали, другие заготовки. Этот метод применяется, как правило, в крупносерийных и массовых производствах, в которых подача материалов осуществляется партиями, и продукцию получают путем обработки полученных заготовок и изготовленных из них деталей, узлов, а затем их механической сборки в готовую продукцию (судостроение, судоремонт и др.). Здесь важен контроль за использованием материалов на первой операции. Сущность этого способа заключается в том, что на каждую партию материалов, поданных на эту операцию, выписывается раскройный лист, в котором кроме характеристики материала указывается задание на получение заготовки и норма расхода на каждую заготовку. После раскроя материалов работник отдела технического контроля или мастер проверяет количество полученных заготовок и записывает его в раскройном листе. Если полученные материалы для заготовки детали не полностью израсходованы, то на это количество происходит уменьшение фактических расход материалов. Сопоставив фактический и нормированный расход, определяются отклонения.

Раскройные листы используются иногда для учета выработки.

3. Инвентарный метод контроля состоит в выявлении разницы между отпуском материалов в производстве с учетом остатков материалов на начало отчетного периода и остатков материалов по инвентаризации. После определения фактического расхода материалов он сопоставляется с нормативным расходов материалов на фактический выпуск продукции.

Сущность инвентарного метода контроля заключается в том, что на участках предприятия, в зависимости от характера производства и потребления сырья и материалов невозможно применить другие методы контроля. Сложность данного метода заключается в том, инвентаризацию остатков материалов для обеспечения действующего контроля следует проводить в конце каждой смены. Обычно же инвентаризацию проводят, как правило, один раз в месяц.

Аналитический учет материалов.

Для оперативного управления, а также управления производственным процессом характеристики состояния и движения сырья и материалов в показателях по данным синтетического учета недостаточно.

Наиболее полно об использовании материалов можно судить по данным сортового аналитического учета, который призван обеспечивать контроль за наличием, движением и сохранностью материальных ресурсов по каждому наименованию, складу и материально-ответственному лицу. Методика ведения аналитического учета материалов предусматривает группировку показателей по складам и материально-ответственным лицам по группам, подгруппам и номенклатурным номерам материалов, по источникам поступления и направления расхода и использования материальных ресурсов.

Основой служит исходная информация приходных и расходных документов, подвергнутых тщательной проверки, как с точки зрения правильного оформления, так и с точки зрения правильно отраженных операций. Итоговые данные сортового аналитического учета и контроля материальных ценностей должны соответствовать показателям синтетического учета. Информация о поступлении и расходовании материальных ресурсов на склад, формируется на этих складах. Структура складского хозяйства на каждом предприятии определяется объемом материальных ценностей и порядком их хранения. На предприятиях могут быть различные склады, где хранятся материально-производственные запасы. Правильная организация учета материалов на складах зависит от роли различных материалов по секциям. Применение различных ярлыков, содержащих информацию о материалах, предупреждает ошибки, ведущие к пересортице и помогает быстро найти нужные материалы.

Учет наличия и движения материалов ведут кладовщики или заведующие складами. Учет ведется по номенклатурным номерам в количественном выражении. Такой учет называется сортовым.

Сортовой учет материалов на складах предприятия ведется на карточках складского учета. При этом, в случае небольшой номенклатуры допускается использование книг сортового учета. На каждую номенклатурно-учетную позицию материальных ценностей бухгалтерия открывает отдельную карточку, где указывается номер склада, наименование материала, его номенклатурный номер, размер, сорт, учетная цена и норма запаса. Оформленные карточки передаются на склад, где кладовщик указывает место хранения материалов в соответствии с ярлыками. Карточки размещаются в картотеке в порядке номеров.

Вся информация, полученная по первичным документам, отражается в карточках складского учета в день совершения операции по приемке (выдаче) материалов с обязательным выведением остатков после каждой операции.

Сопоставление остатка материалов с нормой запасов позволяет осуществить оперативный контроль за состоянием запасов. На основе этих данных отдел снабжения предприятия осуществляет контроль за поставками и выполнением договоров и контрактов. В установленные сроки кладовщик все приходные и расходные документы передает в бухгалтерию по мере использования лимита, но не позднее первого числа следующего месяца. К этому же времени все отделения передают вторые экземпляры карт. На сдачу приходных и расходных документов кладовщики составляют реестры в двух экземплярах: первый - в бухгалтерию, а второй с распиской бухгалтерии остается на складе.

Количественный учет движения материалов на складах ведется непосредственно материально ответственными лицами (кладовщиками).

Прием, хранение, отпуск и учет материалов по каждому складу возлагаются на соответствующие должностные лица, которые несут ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность вверенных им материалов, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску. С указанными должностными лицами заключаются договоры о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством РФ.

Заведующий складом, кладовщик может быть освобожден от занимаемой должности только после сплошной инвентаризации числящихся за ними товарно-материальных запасов и передачи их другому материально ответственному лицу по акту. Акт приема - передачи визируется главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия.

Распоряжения главного бухгалтера предприятия в части учета материалов, оформления и представления учетных документов и отчетности обязательны для заведующих складами, кладовщиков и других материально ответственных и должностных лиц, а также се работников.

При ведении бухгалтерией сальдового метода учета материалов работник бухгалтерской службы (бухгалтер) сверяет все записи в карточках складского учета с первичными документами и подтверждает своей подписью правильность выведения остатков в карточках.

Материально ответственные лица (кладовщики) обязаны по требованию проверяющего работника бухгалтерской службы предъявлять для проверки наличие материальных ценностей.

Периодически в сроки, установленные графиком документооборота, заведующие складами (кладовщики) обязаны сдавать, а работник бухгалтерской службы (бухгалтер) принимать от них все первичные учетные документы, прошедшие по складам за соответствующий период.

По окончании календарного года на карточках складского учета выводятся остатки на 1 января следующею года, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год, а карточки истекшего года закрываются (в них делаются отметки «остаток перенесен в карточку 200_ года №...»), брошюруются и сдаются в архив организации.

По указанию руководителя и разрешению главного бухгалтера карточки складского учета могут вестись (продолжаться) и в следующем календарном году.

Складской учет отличается трудоемкостью, т.к. велики затраты труда на ведение карточек. Автоматизация складского учета и использование программных продуктов позволяет отказаться от ведения карточек складского учета, а вместо них составлять ведомости, где полностью получают отражение все данные оборота и итоговые данные по каждому номенклатурному номеру.

Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу и законности совершенных операций, а также правильности их оформления.

Аналитический учет материалов на складах и в бухгалтерии предприятия может вестись различными методами:

- количественно-суммовой;

- сальдовый (оперативно-бухгалтерский).

Количественно-суммовой метод имеет два варианта. При первом варианте в бухгалтерии на каждый вид материальных ценностей открываются карточки аналитического учета, которые в основном идентичны карточкам складского учета, но остатки материалов в них ведутся не только в натуральном выражении, но и в денежном. Записи производятся на основании приходных и расходных документов. Карточки хранятся по номенклатурным номерам. В карточках подсчитываются итоги прихода, расхода и выводят остатки на начало следующего месяца. Ежемесячно составляются сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости. Итоговые суммовые данные сверяются с данными синтетического учета, а натуральные показатели сверяются с данными складского учета. Недостаток данного метода - дублирование данных в карточках сортового и аналитического учета. Этот вариант применяется на отдельных предприятиях с ограниченной номенклатурой.

При втором варианте в бухгалтерии карточки не ведутся. Сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости составляются непосредственно на основе первичных документов по номенклатурным номерам, видам, группам материалов по каждому цеху в отдельности. Суммовые итоги сверяются с сальдо синтетического учета, а натуральные показатели сверяются по каждому номенклатурному номеру в карточках складского учета. Этот вариант тоже условный.

Наиболее распространенный метод - сальдовый, обеспечивающий единство оперативного, складского и бухгалтерского учета (оперативно-бухгалтерский метод). При этом методе учета на складе учет в карточках ведется только в натуральном выражении, а в бухгалтерии - выражаются в разрезе групп по каждому складу индивидуально.

Аналитический учет ведется в разрезе каждого склада, подразделения, других мест хранения материалов, а внутри них - в разрезе каждого наименования (номенклатурного о номера), групп материалов, субсчетов и синтетических счетов бухгалтерского учета.

Обобщение и группировка информации о движении материалов осуществляется в ведомостях движения материалов (накопительных ведомостях) ежемесячно, отдельно по каждому складу, подразделению, другим местам хранения материалов. Ведомости движения материалов составляются отдельно по приходу и расходу материалов. Указанные ведомости могут вестись по фактической себестоимости материалов или их учетным ценам. Формы ведомостей движения материалов устанавливаются предприятием (организацией) самостоятельно.

Ежемесячно должна составляться сводная ведомость движения материалов, в которую переносятся итоги из ведомостей движения материалов по складам и подразделениям (местам хранения материалов).

В сводных ведомостях движения материалов приводятся также данные об остатках материальных ценностей на начало и конец месяца (отчетного периода) в разрезе групп материалов по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам бухгалтерского учета.

Данные сводной ведомости движения материалов и накопительных ведомостей ежемесячно сверяются с данными аналитического учета, т.е. с оборотными ведомостями и сальдовыми ведомостями (книгами).

Синтетический учет поступления и использования материальных ценностей.

Важнейшей предпосылкой организации учета является их оценка. В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской федерации от 29.07.98 г. № 34н, поступающие материалы должны приниматься к учету по фактической себестоимости.

Фактическую себестоимость используемых материалов можно рассчитать только когда бухгалтерия будет иметь слагаемые себестоимости (платежные требования-поручения поставщиков материалов, авто - транспортных и других организаций за их перевозку, погрузочно-разгрузочные работы и прочие расходы).

Синтетический учет материалов ведется на счете 10 " Материалы". Этот счет имеет следующие субсчета:

10-1 " Сырье и материалы";

10-2 " Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали";

10-3 Топливо;

10-4 " Тара и тарные материалы";

10-5 " Запасные части";

10-6 " Прочие материалы".

10-7 " Материалы, переданные в переработку на сторону";

10-8 " Строительные материалы";

10-9 " Инвентарь и хозяйственные принадлежности", и др.

Инструкцией по применению Плана счетов (приказ Минфина РФ № 94н от 31.10.2000 г.) разрешено отражать поступление материалов одним из двух способов:

- без использования балансовых счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей»;

- с использованием балансовых счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

При применении первого метода учета поступления материалов фактическая стоимость полученных материалов отражается по дебету счета 10 «Материалы» в корреспонденции с кредитом счетов в зависимости от того, откуда поступили те или иные ценности, от характера расходов по их заготовке и доставке в организацию:

- 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — на стои­мость поступивших материалов по ценам поставщиков со все­ми наценками сбытовых и снабженческих организаций и транспортно-заготовительными расходами;

- 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — на стоимость услуг, оплачиваемых транспортным (желез­нодорожным и водным) организациям, посредническим организациям и др.;

- 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — на стоимость материалов, оплаченных из подотчетных сумм;

- 23 «Вспомогательные производства» — на расходы по до­ставке материалов собственным транспортом и на фактиче­скую себестоимость материалов собственного производства;

- другие счета.

Пример

Рыбопромышленная компания приобрела вспомогательные материалы - 10 тн соли. Согласно документам поставщика, цена 1 тн соли составляет 9558 руб. (в том числе НДС – 18%.). Вспомогательные материалы доставлялись транспортной компанией. Расходы по оплате транспортных услуг составили 15340 руб. (в том числе НДС – 18%.). В соответствии с учетной политикой рыбопромышленной компании, учет заготовления материалов ведется без использования счетов 15 и 16.

В бухгалтерском учете данная хозяйственная операция будет отражена следующим образом:

Дт 10 «Материалы»

Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - 81000 руб. – стоимость вспомогательных материалов на основании счета поставщика без НДС;

Дт 19 «НДС по приобретенным материальным ценностям»

Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»- 14580 руб. – сумма НДС по счету поставщика;

Дт 10 «Материалы»

Кт 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» -13000 руб. – транспортные расходы по доставке материалов без НДС;

Дт 19 «НДС по приобретенным материальным ценностям»

Кт 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - 2340 руб. – сумма НДС по транспортным расходам.

Таким образом, в бухгалтерском учете фактическая стоимость материалов составит 94000 руб. (81000+13000), как оборот по дебету счета 10 «Материалы»

Если рыбопромышленная организация использует при учете поступления материалов балансовые счета 15 и 16, то фактическая стоимость поступивших материалов на основании переданных поставщиками расчетных документов отражается по дебету счета 15 в корреспонденции со счетами 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 20 «Основное производство» и др.

Оприходование материалов, фактически поступивших на предприятие, по учетным (планово-расчетным) ценам отражается записью по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей».

Отклонения стоимости приобретенных материалов, исчисленной в фактической себестоимости приобретения и учетных (планово-расчетных) ценах, списывается со счета 15 на счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». Таким образом, по дебету счета 15 формируется фактическая себестоимость материалов, а по кредиту – их учетная цена.