Главная страница
Случайная страница
КАТЕГОРИИ:
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
|
Шаги цикла
Выбрав поставщика и заключив соглашения о закупках, организация затем должна следовать определенной процедуре.
1. Подразделение пользователя:
- определяет потребности в закупаемых материалах;
- изучает имеющиеся материалы и готовит спецификации (specifications);
- изучает сметы подразделения и получает разрешения на закупку;
- готовит и отправляет запрос на закупку (purchase request) в отдел снабжения.
2. Отдел снабжения:
- получает и проверяет данные запроса на закупку;
· изучает запрашиваемые материалы, анализирует текущие запасы, продукты-субституты, варианты производства и т.д., и после обсуждения с представителем подразделения пользователей принимает решение о закупке;
- составляет короткий список возможных поставщиков из числа регулярных, перечисляет предпочитаемых поставщиков и тех, кто, как известно, удовлетворит предъявляемым требованиям;
- отправляет запрос на цены (request for quotation) поставщикам из короткого списка.
3. Каждый поставщик:
- анализирует запрос на расценки;
- проверяет статус заказчика, его кредитную историю и т.д.;
- анализирует, как лучше всего выполнить заказ;
- отправляет расценки (quotation) в организацию, которая их запросила, указывая характеристики продуктов, цены и условия.
4. Отдел снабжения:
- изучает расценки и проводит коммерческую оценку поступивших предложений;
- обсуждает технические характеристики с подразделением пользователей;
- проверяет сметные характеристики и дает разрешение на закупку;
- выбирает лучшего поставщика на основе предложенных вариантов;
- договаривается об окончательных пунктах и условиях (terms and conditions) выполнения заказа с поставщиком;
- отправляет заказ на закупку (purchase order) материалов (с приложением требуемых условий).
5. Выбранный поставщик:
- получает заказ на закупку, подтверждает его получение и обрабатывает его;
- организует выполнение всех необходимых операций для поставок заказанных материалов;
- отгружает материалы вместе с извещением об отгрузке (shipping advice);
- отправляет счет-фактуру (invoice).
6. Отдел снабжения:
- отправляет подтверждение заказа;
- выполняет любые необходимые последующие действия и занимается экспедированием;
- получает, проверяет и принимает материалы;
- извещает отдел пользователя о получении материалов (material received).
7. Отдел использования:
- получает и проверяет материалы;
- подтверждает списание расходов;
- уточняет данные по запасам;
- использует материалы по мере необходимости.
8. Отдел снабжения:
· организует выплату по счету-фактуре поставщика.
Первые три шага приводят к отбору материалов и поставщика, а затем, на шаге 4, наступает основной момент, связанный с размещением заказа на покупку. Здесь организация соглашается купить конкретные материалы у поставщика, после чего заказ на закупку приводит в действие всю цепь поставок (совместно с необходимым планированием производства, заключением соглашений с транспортными организациями, финансированием и т.д.).
Заказ на закупку - это часть юридического контракта между организацией и ее поставщиком. Остальные шаги приводят к уточнению деталей поставки.
|