Главная страница Случайная страница
КАТЕГОРИИ:
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
От эффективности совещаний к результативности.
|
|
Внешне совещания могут быть эффективными, но по существу – безрезультатными, и наоборот. Расскажем, с чего начать совершенствование процесса.
v Виды и признаки служебных совещаний.
Служебные совещания, как правило, разделяют следующим образом:
| Виды совещаний | Комментарии | |
| Информационные (инструктивные) | Доведение информации, сведений, выдача поручений и распоряжений «сверху вниз» по схеме управления до исполнителей, контроль исполнения поручений. | |
| Оперативные (диспетчерские) | Получение информации «снизу вверх» от подчиненных, о состоянии дел, рассмотрение отчетов, анализ и решение текущих вопросов, выдача и контроль исполнения поручений. | |
| Проблемные (ситуационные) | Коллективный, командный анализ состояния дел, а также сложных ситуаций, проблем, стоящих перед компанией и выработка наилучших решений по этим проблемам. |
v Основные этапы подготовки, проведения и контроля совещаний.
| ЭТАПЫ | КОММЕНТАРИИ | |
| Этап №1 | Организация совещания. | Определение круга участников, формирование плана совещаний на период, выбор тематики и разработка регламента. |
| Этап №2 | Подготовка совещания. | Рассылка уведомлений, напоминаний и материалов к совещанию, уточнение сроков, повестки дня и списка приглашенных, проверка готовности помещений. |
| Этап №3 | Проведение совещания. | Руководителю следует начинать совещание с приветствия, краткого обзора повестки дня, напоминания о мобильных телефонах и передачи слова для доклада по первому вопросу. Затем идет: ü обсуждение тем и вопросов совещания с выступлениями, полемикой; ü выработка решений; ü выдача поручений исполнителям по повестке дня; ü подготовка проекта протокола. Этап проведения совещания заканчивается, когда повестка дня исчерпана, и проект протокола сформирован, после чего руководитель подводит итоги обсуждения и переходит к этапу завершения. |
| Этап №4 | Завершение совещания. | Принятие решений и оформление протокола совещания, включая подготовку, согласование, утверждение и рассылку протокола. |
| Этап №5 | Контроль исполнения поручений. | Мониторинг исполнения поручений совещания, фиксация результатов исполнения поручений, оценка исполнительской дисциплины, подготовка вопросов для следующего совещания. |
| Этап №6 | Анализ. | Анализ базы данных совещаний, истории вопросов, поиск прецедентов в протоколах, получение статистики затрат времени и трудозатрат, просмотр материалов совещаний, оценка качества и совершенствование совещаний. |
Такая последовательность этапов обеспечивает четкое структурирование для разработки регламентов.