V Об эффективности и результативности совещания.

Эффективность – количественная сторона совещаний (сколько часов, сколько вопросов, сколько участников), ее можно измерить и накапливать данные для последующего анализа.

Результативность – качественная сторона совещаний (подготовленность, своевременность, уровень и качество принимаемых решений, и их исполнение), проявляется не сразу, а на интервале времени.

Для совещаний можно указать следующие условия эффективности:

§ Организованность в части целей, тематики, участников, проведение следует заблаговременно планировать;

§ Должна быть задана повестка дня, определяющая цель, тематику и рассматриваемые вопросы;

§ Должен быть руководитель, секретарь, формирующий протокол и участники, ответственные за вопросы повестки дня;

§ Все участники должны быть заблаговременно информированы о дате, времени, месте, повестке дня и снабжены материалами совещания;

§ Должен вестись протокол, в котором должны фиксироваться принятые решения и поручения по повестке дня;

§ По завершении протокол должен быть согласован, утвержден и направлен всем участникам и исполнителям;

§ Исполнение поручений должно контролироваться, отклонения от сроков своевременно выявляться с оценкой исполнительской дисциплины;

§ Протоколы и материалы совещаний должны накапливаться в базе данных совещаний для анализа материалов, поиска прецедентов в решении вопросов;

§ Для стабильного исполнения и совершенствования совещаний необходимо разработать и руководствоваться соответствующим регламентом.

v Вопросы повестки дня совещаний.

Приведенный ниже список может служить в качестве источника вопросов для повестки дня совещаний.

§ Постановка целей, планирование и контроль работ.

§ Финансово-экономическое состояние предприятия.

§ Продвижение продуктов и услуг компании.

§ Распределение обязанностей между сотрудниками.

§ Координация работ внутри компании.

§ Взаимодействие компании с внешним окружением.

§ Обеспечение единого источника правды о состоянии дел.

§ Обмен опытом, обучение, накопление и использование знаний.

§ Вопросы кадров и мотивации персонала, и т.д.

v Рекомендации по повышению эффективности совещаний.

Чтобы служебные совещания стали эффективным инструментом управления компанией (подразделением, проектом), необходимо взаимосвязанное и систематическое решение следующих основных задач:

ü анализ совещаний и устранение очевидных ошибок и потерь;

ü регламентация;

ü автоматизация;

ü тренинг (обучение) участников;

ü встраивание совещаний в контур планирования и управления компанией;

ü постоянный мониторинг и совершенствование совещаний.

v Недостатки, ошибки, потери на совещаниях.

Ошибки и недостатки можно сгруппировать в следующей последовательности:

· Недостатки подготовки (совещания не планируются, составы участников неизвестны до начала совещания, повестка дня определяется на месте, отсутствует регламент, отсутствие или запоздалая рассылка материалов, неявки и опоздания, неподготовленность докладчиков, необорудованное помещение для совещаний);

· Недостатки проведения (превышение времени совещаний, блуждание фокуса обсуждения, необоснованные отклонения от повестки дня, потеря управления совещанием, не фиксируются обсуждавшиеся вопросы, не принимаются решения и не выдаются поручения, идут только разговоры, не ведется протокол или протокол готовится по памяти);

· Недостатки контроля исполнения (после совещания ничего не происходит, не контролируется исполнение поручений, не оценивается исполнительская дисциплина, не ведется история решения вопросов, всплывают темы, которые ранее уже обсуждались, не найти материалы совещаний, нет статистики).

v Рекомендации руководителю по проведению совещаний.