Должникам по уплате квартплаты

Задание: Подготовить информационные письма для рассылки должникам по оплате за квартплату.

10.3.1. Введите исходные данные в таблицу показанную на рис. 19 (Таблица должна содержать не менее 25 записей тех кто имеет и не имеет задолженности по уплате квартплаты).

Рис. 19

10.3.2. Подготовка данных о должниках. Выделите заголовок таблицы и выполните команды меню Данные → Фильтр → Автофильтр. Щелкните по кнопке фильтра в графе 1 - должник, 0 - нет и выберите в списке условие 1. На экране появится новая таблица, содержащая только те записи, в которых стоит условие 1. Протяните курсор мыши с нажатой левой кнопкой по новой таблице и выполните команды меню Правка → Копировать, затем вставьте на рабочий Лист2 данные из буфера обмена (Правка → Вставить). Получилась новая таблица (см. рис. 20).

Рис. 20

Сохраните файл на D: диске → в папке кафедра → ваша группа под именем ″ Квартиросъемщик ″ и закройте документ.

10.3.3. Подготовка документа для рассылки должнику по уплате квартплаты. Выполните команды: кнопка Пуск → Программы → Word. Создайте документ по образцу, приведенному ниже. Окна для ввода информации формируйте при помощи команды меню Вставка → Надпись. Курсор превращается в черный крестик, растяните рамку до нужных размеров. Выполните команды Сервис → Слияние. В диалоговом окне Слияние выберите Основной документ → Создать → Документы на бланке. В следующем диалоговом окне Word - щелкните кнопку Активное окно.

Образец документа

10.3.4. Определение источника данных для создаваемого документа. В окне Слитие щелкните по кнопке Получить данные и в развернувшемся списке щелкните Открыть источник данных. В диалоговом окне Открыть источник данных в списке Тип файла установите Все файлы. Откройте папку на D: диске → папку кафедра → ваша группа - щелкните по файлу Квартиросъемщик → Открыть и далее в диалоговом окне выберите Весь лист → Ок.

Появится диалоговое окно с сообщением, что основной документ не содержит полей слияния. Щелкните по кнопке Правка основного документа. На экране появится новая панель с инструментами Слияние.

10.3.5. Объединение основного документа и источника данных для создания документа. Щелкните мышью в поле пустого кадра Уважаемый квартиросъемщик, а затем на панели Слияние щелкните по кнопке Добавить поле слияния. В появившемся списке выберите Фамилия И. О., затем повторите действия и добавьте заполнение следующего кадра Сумма задолженности. Сохраните документ в своей папке с именем ″ Квартплата ″ (см. рис. 21).

10.3.6. Просмотр документов подготовленных для рассылки. На панели инструментов Слияние щелкните кнопку Поля/данные. Информация из первой записи источника данных (таблицы ″ Квартосъемщик ″) вставится вместо соответствующего поля слияния в основном документе. Просмотрите другие документы, щелкая мышью по одной из следующих кнопок панели Слияние.

10.3.7. Слияние в одни документ. Поместите копии в один документ, щелкнув кнопку Слияние, в новый документ на панели Слияние. Все копии будут записаны в новый документ (по умолчанию называемый Формы) на отдельных страницах.

Содержание отчета: 1) задание на работу; 2) сформированные таблицы; 3) сформированные информационные письма для рассылки должникам по оплате за квартплату; 4) выводы по работе.

10.4. Создание простейших макросов

Цель работы: Научить пользователя основным приемам создания макросов.

Основные теоретические положения. При работе с Excel часто приходится повторять одни и те же операции: вставить пустую строку, вставить заголовок, отформатировать его ит.д. В ОС Windows для упрощения такой работы, существует макрорекодер - редактор макросов. Он запоминает последовательность действий пользователя в виде макроса и позволяет эти действия повторять.

Задание 1. Создать макрокоманду, автоматически вставляющую в таблицу заголовок из четырех строк.

Задание 2. Создать макрокоманду, набирающую и форматирующую заголовки.

Задание 3. Создать макрокоманду, которая изменяет шрифт и цвет в выделенном диапазоне ячеек.

10.4.1. Выполнение задания 1. Создание первого макроса - Вставка строк.

Создайте новый документ: Пуск - Программы - Microsoft Excel.
Открылась рабочая книга с чистым рабочим листом.

Выберите команды меню Сервис - Макрос - Начать запись.

В диалоговом окне Запись макроса введите имя первого макроса Вставка_строк, в поле Сочетание клавиш - введите N (латинский алфавит), в поле Сохранить в введите Эта книга, в поле Описание введите Макрос вставляет строки. Нажмите ОК.

Далее приступим к написанию макроса:

Выделите первую строку. Для этого: щелкните мышью по номеру строки 1.

Выполните команды меню Вставка - Строки, снимите выделение.

Еще раз выделите первую строку и повторите команды меню Вставка - Строки, снимите выделение.

Повторите действия еще два раза (вставьте еще две строки - всего четыре).

Выполните команды Сервис - Макрос - Остановить запись. Макрос записан.

Проверьте его работу. Для этого:

· введите в ячейку А1 слово «Проверка»;

· оставьте ячейку А1 активной;

выполните команды Сервис - Макрос - Вставка_Строк - Выполнить. Выполнение задания 2. Создание второго макроса - Создание_заголовка.

В диалоговом окне Запись макроса введите имя второго макроса - Создание_заголовка, в поле Сочетание клавиш - Μ (латинский алфавит), в поле Сохранить в введите Эта книга, в поле Описание введите Макрос вставляет заголовок. Нажмите ОК.

Далее приступим к написанию макроса:

Выделите диапазон ячеек A1: G1 и щелкните по кнопке
Объединить и поместить по центру, установите начертание - Полужирный,
размер - 12. Введите текст: Докладная записка. Снимите выделение.

Выделите диапазон ячеек A2: G2 и повторите действия форматирования. Введите текст: Учет квартальных продаж.

Выделите диапазон ячеек A3: G3 и повторите действия форматирования. Введите текст: ООО " Здоровье".

Аналогично произведите форматирование четвертой строки. Введите текст: Коммерческий директор Иванов И.И.

Щелкните по кнопке Остановить запись. Макрос записан.

Выполнение задания 3. Создание второго макроса – Цвет_шрифт.

В диалоговом окне Запись макроса введите имя второго макроса - Цвет_шрифт, в поле Сочетание клавиш - Q (латинский алфавит), в поле Сохранить в введите Эта книга, в поле Описание введите Макрос изменяет цвет и размер шрифта. Нажмите ОК.

Далее приступим к написанию макроса:

Выполните команду Формат-Ячейки. Появится диалоговое окно Формат ячеек. Перейдите на вкладку Шрифт.

Установите размер шрифта 18 пунктов, цвет – зеленый. Подтвердите выполнение операции.

Щелкните по кнопке Остановить запись. Макрос записан.