Понятие и классификация личного состава работников организации. Документация по учету личного состава

Зная целевое назначение рабочей силы и влияние размеров ее содержания на себестоимость выполняемых работ, услуг и изготовляемую продукцию, каждая организация тщательно формирует состав и численность персонала.

Личный состав работников организации представляет собой весь персонал организации, занятый в ее производственно-хозяйственной деятельности.

Весь персонал по сфере деятельности организации подразделяется на производственный и непроизводственный.

К производственному персоналу относятся работники основных, вспомогательных цехов и других структурных подразделений, связанных с осуществлением обычных видов деятельности организации.

К непроизводственному персоналу относят работников организации, занятых в непроизводственной сфере, например, персонал медицинских и детских учреждений, ЖКХ, подсобных хозяйств и т.п.

В зависимости от выполняемых функций категории персонала разделены на две большие группы:

- рабочие;

- служащие.

Рабочие – лица, непосредственно занятые созданием материальных ценностей, выполнением работ, оказанием услуг.

Они в свою очередь подразделяются:

рабочих вспомогательного производства.

- рабочих основного производства.

Служащие – категория работников, осуществляющих управление всей организации и ее структурных подразделений, а также подготовку и оформление документации, учет, контроль и хозяйственное обслуживание.

Они в свою очередь подразделяются:

- руководителей – работников, занимающих руководящие должности предприятия и его структурных подразделений, а также должности главных специалистов;

- специалистов – персонал, занятый инженерно-технической, экономической и другой работой (инженеры, бухгалтера, экономисты и др.);

- других работников, относящихся к служащим, – осуществляющих подготовку и оформление документации, учет и контроль, хозяйственное обслуживание и т.д. (кассиры, контролеры, табельщики).

Такая классификация необходима для организации учета труда и заработной платы, для контроля за выработкой и отработанным временем, а также для составления отчетности по труду.

В зависимости от срока, на который оформляются работники, они могут быть постоянными, временными и сезонными.

Для постоянных работников срок работы не ограничен. Временные работники принимаются на работу на срок не свыше двух месяцев. Сезонные работники принимаются на работы, проводимые в течение определенного периода в зависимости от природных и климатических условий; работники, принимаемые на период сезонных работ, как правило, на срок не более шести месяцев.

Весь персонал работников организации можно распределить по признаку численности на списочный (у работников этой группы имеется трудовая книжка) и несписочный (работающие по совместительству).

Списочная численность определяется суммированием количества всех работников, принятых на постоянную, временную и сезонную работу.

В списочный состав работников организации должны включаться все рабочие и служащие, принятые на один день и больше, со дня зачисления их на работу.

Учетом личного состава предприятия занимается отдел кадров, а на предприятиях среднего и малого бизнеса специальный работник, назначенный руководителем предприятия, либо эти функции возлагаются на бухгалтера.

Первичными документами по учету численности рабочих и служащих и их движения являются приказы (распоряжения) о приеме, увольнении или переводе на другую работу и о предоставлении отпусков.

Для учета личного состава, начисления и выплаты заработной платы используют унифицированные формы первичных документов, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Первичными документами и источником информации о приеме на работу, увольнении, перемещениях внутри организации, переводе с одной должности или квалификации на другую, о предоставлении отпуска, об использовании рабочего времени являются:

I. По учету кадров:

1. Т-1 Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;

2. Т-1а Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу;

3. Т-2 Личная карточка работника;

4. Т-2ГС Личная карточка государственного (муниципального) служащего;

5. Т-3 Штатное расписание;

6. Т-4 Учетная карточка научного, научно-педагогического работника;

7. Т-5 Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;

8. Т-5а Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу;

9. Т-6 Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

10. Т-6а Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам;

11. Т-7 График отпусков;

12. Т-8 Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);

13. Т-8а Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);

14. Т-9 Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

15. Т-9а Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку;

16. Т-10 Командировочное удостоверение;

17. Т-10а Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;

18. Т-11 Приказ (распоряжение) о поощрении работника;

19. Т-11а Приказ (распоряжение) о поощрении работников.

II. По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

1. Т-12 Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда;

2. Т-13 Табель учета рабочего времени;

3. Т-49 Расчетно-платежная ведомость;

4. Т-51 Расчетная ведомость;

5. Т-53 Платежная ведомость;

6. Т-53а Журнал регистрации платежных ведомостей;

7. Т-54 Лицевой счет;

8. Т-54а Лицевой счет;

9. Т-60 Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику;

10. Т-61 Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);

11. Т-73 Акт о приемке работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Каждому работнику при приеме на работу присваивается табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах по учету личного состава, выработки и заработной платы. В случаях увольнения или перевода работника на другую работу, его табельный номер, как правило, не может присваиваться другому работнику в течение одного – двух лет.

Унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание» применяется

для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением).Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Изменения в штатное расписание также вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

По данным первичных документов ведется оперативный учет движения численности, изменений, происходящих в составе рабочих и служащих, составляется отчетность, используемая для управления и контроля за соблюдением штатной и финансовой дисциплины.

Перечень источников:

1. «О бухгалтерском учете» Федеральный закон № 129-ФЗ от 21.11.1996 г. (с изменениями и дополнениями).

2.Трудовой кодекс Российской Федерации

3.Белов А.А., Белов А.Н. Бухгалтерский учет. Теория и практика: Учебник. – М.: Изд-во Эксмо, 2005. – 624 с. – (Высшее экономическое образование) –с.402-409

4.Блинова Т.В., Журавлев В.Н. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. – 2-е изд., испр. И доп. – М.: ФОРУМ: ИНФА-М, 2005. – 272с. – (Профессиональное образование) – с. 120-128

5.Каморжанова Н.А., Карташова И.В., Бухгалтерский финансовый учет: Учебное пособие. 2-е изд. – СПб.:, Питер, 2005. – 480 с. ил. – (Серия «Учебное пособие») – с.241-258

6.Козлова Е.П. и др. Бухгалтерский учет в организациях/ Е.П. Козлова, Т.Н. Бабченко, Е.Н. Галанина. 3-е изд., перераб. и доп. Финансы и статистика, 2005. – 752 с.: ил. – с.158-169

7. Ройбу А.В. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. – 3-е изд., испр. и доп. – М.: Изд-во Эксмо, 2006. –496 с. – (Портфель бухгалтера) – с.255-264

8. Тумасян Р.З. Бухгалтерский учет: учеб. - практ. Пособие/ Р.З. Тумасян. – 8-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательство 8-е изд., перераб. и доп. М.: Издательство «Омега-Л», 2008. – 823 с. – с.384-395.

9. Чайковская Л.А. Бухгалтерский учет и налогообложение: Учебное пособие/ Л.А. Чайковская. – М.: Издательство «Экзамен», 2004 – 624 с. – с.229-243.

11. Швецкая В.М., Головко Н.А. Бухгалтерский учет: Учебник для студентов средних специальных учебных заведений М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2005. – 404 с. М.: Финансы и статистика, 2005. – 752 с.: ил. – с.213-218.