Построение организационных структур

Делегирование, ответственность и полномочия.

Под организацией понимается размещение и использование ресурсов организации для достижения стратегических целей компании.

Стратегия («что делать») определяет принципы организации («как делать»). Процесс организации ведет к созданию организационной структуры, определяющей разделение рабочих задач, а также размещение и использование ресурсов.

Имеется два основных аспекта организационного процесса: это деление организации на подразделения соответственно целям и стратегиям и взаимоотношения полномочий, которые связывают различные уровни управления и обеспечивают возможность распределения и координации задач.

Комплекс формальных задач и взаимоотношений формальной подотчетности определяет структуру вертикального организационного контроля. Характеристики вертикальной структуры обычно отражаются на организационной схеме (диаграмме), являющейся визуальным представлением структуры организации.

Организационная схема завода по розливу соков показана на рис.4.1.1.

Рис.4.1.1 Организационная схема завода по розливу соков.

Предприятие выполняет множество различных задач, высокие результаты исполнения которых достигаются в случае специализации сотрудников.

В компании функционирует четыре основных отдела: финансов и бухгалтерского учета, человеческих ресурсов, производственный и маркетинговый. В каждом из подразделений сотрудники выполняют только те задачи, которые относятся к их специализированной функции. Внутри производственного отдела специализация выражается в разделении производственных задач на бутылирование соков, контроль качества и техническое обслуживание.

Средством, при помощи которого руководство устанавливает отношения между уровнями полномочий, является делегирование.

Делегирование, как термин, используемый в теории управления, означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

Делегирование представляет собой средство, при помощи которого руководство распределяет среди сотрудников бесчисленные задачи, которые должны быть выполнены для достижения целей всей организации. Если задача не делегирована другому лицу, руководитель вынужден будет выполнять ее сам. Это во многих случаях просто невозможно, т. к. время и способности руководителя ограничены.

Ответственность представляет собой обязательство выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное решение.

Фактически, индивид заключает контракт с организацией на выполнение задач данной должности в обмен на получение определенного вознаграждения.

Делегирование реализуется только в случае принятия полномочий, и собственно ответственность не может быть делегирована. Руководитель не может размывать ответственность, передавая ее подчиненному. Хотя лицо, на которое возложена ответственность за решение какой-либо задачи, не обязано выполнять ее лично, оно остается ответственным за удовлетворительное завершение работы. Объем ответственности – одна из причин высоких окладов у менеджеров высшего звена.

Если предполагается, что какое-то лицо примет ответственность за удовлетворительное выполнение задачи – организация должна предоставить ему требуемые ресурсы. Руководство осуществляет это путем делегирования полномочий вместе с задачами.

Полномочия представляют собой ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач.

Полномочия делегируются должности, а не индивиду, который занимает ее в данный момент. Это отражено в старой военной поговорке — «честь отдается мундиру, а не человеку». Когда индивид меняет работу, он теряет полномочия старой должности и получает полномочия новой.

Однако, поскольку делегирование невозможно пока на должности нет человека, обычно говорят о делегировании полномочий индивиду.

Пределы полномочий. Согласно нашему определению, полномочия являются ограниченным правом использовать ресурсы и командовать людьми. Внутри организации эти пределы обычно определяются политикой, процедурами, правилами и должностными инструкциями, изложенными в письменном виде, или передаются подчиненному устно. Лица, выходящие за эти пределы, превышают свои полномочия, даже когда это необходимо для выполнения делегированных задач.

Например, рабочий, уполномоченный работать только на определенном станке, превысил бы свои полномочия, перейдя за станок другого рабочего, если его собственный сломался. Более наглядным примером будет менеджер, который тратит на личные нужды деньги, выделенные для служебных целей, чем превышает пределы своих полномочий на расходование представительских ресурсов.

В общем случае, пределы полномочий расширяются в направлении более высоких уровней управления организации. Но даже полномочия высшего руководства ограничены. Председатель совета директоров и президент крупной открытой акционерной компании должны отвечать перед акционерами, если издержки значительно превышают общий бюджет. Не могут также высшие чиновники фирмы повышать себе зарплату, использовать ресурсы организации без одобрения совета директоров.

Большая часть полномочий руководителя определяется традициями, нравами, культурными стереотипами и обычаями общества, в котором функционирует организация. Люди подчиняются приказаниям начальника частично из-за того, что это социально приемлемое поведение.

Полномочия и власть часто путают. Полномочия определяются как делегированное, ограниченное, присущее данной должности право использовать ресурсы организации. А власть представляет собой реальную способность действовать или возможность влиять на ситуацию. Можно иметь власть, не имея полномочий.

Полномочия определяют, что лицо, занимающее какую-то должность, имеет право делать. Власть определяет, что оно действительно может делать.