Главная страница Случайная страница
КАТЕГОРИИ:
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
Управление Проектами
|
|
Жизненный цикл – период создания и использования АИС, охватывающий ее различные состояния, начиная с момента возникновения необходимости в данной АИС, и оканчивая моментом ее полного выхода из употребления у пользователя.
Жизненный цикл АИС позволяет выделить 4 основные стадии:
- Предпроектную;
- Проектную;
- Внедрения;
- Функционирования.
От качества проектировочных работ зависит эффективность функционирования системы. Поэтому каждая стадия проектирования разделяется на ряд этапов и предусматривает составление документации, отражающей результаты работы.
Разработка корпоративной ИС выполняется для конкретного предприятия, и на ее структуру будут оказывать влияние особенности предметной деятельности предприятия. Однако структуры разных предприятий в целом похожи между собой, т.к. независимо от родa деятельности организация состоит из ряда подразделений, непосредственно осуществляющих определенный вид деятельности. Таким образом, любую организацию молено рассматривай, как совокупность взаимодействующих подразделений, каждое из которых может иметь свою достаточно сложную структуру и взаимосвязи.
В общем случае выделяют 3 вида связей между подразделениями предприятия:
1. функциональные связи, когда каждое подразделение выполняет определенные виды работ в рамках единого бизнес-процесса;
2. информационные связи, где подразделения обмениваются информацией;
3. внешние свази, когда некоторые подразделения взаимодействуют с внешними системами, причем их взаимодействие может быть как информационным, так и функциональным.
Общность структуры разных предприятий позволяет сформулировать единые принципы построения корпоративной ИС.
В общем случае процесс разработки ИС может быть рассмотрен с двух точек зрения:
1. по содержанию действий разработчиков. В этом случае рассматривается статический аспект процесса разработки, описываемый в терминах основных потоков работ: исполнители – действия – последовательность действий;
2. по времени или по стадиям жизненного цикла разрабатываемой системы. В данном случае рассматривается динамическая организация процесса разработки, описываемая в терминах циклов, стадий итераций и этапов.
ИС предприятия разрабатываются как некоторый проект. Многие особенности управления проектами и фазы жизненного цикла являются общими и независящими от предметной области и характера просчета.
Проект – это ограниченное по времени целенаправленное изменение отдельной системы с изначально четко определенными целями, достижение которых определяет свершение проекта, а также с установленными требованиями к срокам, результатам, риску, рамкам расходования средств и ресурсов и к организационной структуре. Выделяют следующие основные отличительные признаки проекта как объекта управления:
1. изменчивость, т.е. целенаправленный перевод системы из существующего в некоторое желаемое состояние, описываемое в терминах целей проекта;
2. ограниченность конечной цели;
3. ограниченность продолжительности;
4. ограниченность бюджета;
5. ограниченность, требуемых ресурсов;
6. новизна для предприятия, для которого реализуется проект;
7. комплексность, т.е. наличие большого числа факторов прямо или косвенно влияющих на процесс и результат проекта;
8. правовое и организационное обеспечение, т.е. создание специфической организационной структуры на время реализации проекта.
Рассматривая планирование проектов и управление ими, необходимо четко осознавать, что речь идет об управлении динамическим объектом. Поэтому система управления проектом должна быть достаточно гибкой, чтобы допускать возможность модификации без глобальных изменений в работающей программе.
В системном плане проект может быть представлен черным ящиком, входом в который являются технические требования и условия финансирования, а итогом работы – достижение требуемого результата. Выполнение работ обеспечивается наличием необходимых ресурсов: материалов, оборудования, работников.
Эффективность работ достигается за счет управления процессом реализации проекта, который обеспечивает распределение ресурсов, координацию выполняемой последовательности работ и компенсацию внутренних и внешних возмущающих воздействий.
С точки зрения систем управления проект как объект управления должен быть наблюдаемым и управляемым, т.е. выделяются некоторые характеристики, по которым можно постоянно контролировать ход выполнения проекта. Кроме того, необходимы механизмы своевременного воздействия на ход реализации проекта. Свойство управляемости особенно актуально в условиях неопределенности и изменчивости предметной области, которые часто сопутствуют проектам разработки ИС. Для обоснования целесообразности и осуществимости проекта, хода его реализации, а также для заключительной оценки степени достижения поставленных целей проекта и сравнения фактических результатов с запланированными существует ряд характеристик проекта. К важнейшим из них относятся следующие технико-экономические показатели:
- объем работ;
- сроки выполнения;
- себестоимость;
- экономическая эффективность, обеспеченная реализацией проекта;
- социальная и общественная значимость проекта.
Проекты могут сильно отличаться по сфере приложения, составу, предметной области и. масштабам, длительности, составу участников, степени сложности, значимости результатов.
Понятие и содержание информационного обеспечения.
Информационное обеспечение является составной частью более широкого понятия информационных процессов. В нормативно-правовой трактовке информационные процессы определяются как «процессы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и потребления информации» и охватывают тем самым все сферы человеческой деятельности.
Информационное обеспечение чаще всего соотносится с организационно-управленческой и производственно-технологической сферой. Поэтому под информационным обеспечением будем понимать совокупность процессов сбора, обработки, хранения, анализа и выдачи информации, необходимой для обеспечения управленческой деятельности и технологических процессов.
Основополагающим в определении информационного обеспечения является понятие информации.
Термин информация происходит от латинского informatio — разъяснение, изложение. До середины нашего столетия информация трактовалась как сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим (знаками, техническими средствами) способом. После 50-х годов на фоне бурного развития средств связи и телекоммуникаций, возникновения и внедрения в различные сферы жизни электронно-вычислительной техники появились новые, расширенные трактовки понятия информация. Информацию в вероятностно-статистическом (или энтропийном) подходе стали трактовать как уменьшение степени неопределенности знания о каком-либо объекте, системе, процессе или явлении, или изменение неопределенности состояния самого объекта, системы, явления, процесса. Такую трактовку по имени ее автора, американского математика К. Э. Шеннона еще называют информацией по Шеннону.
Известна также и широко используется философская, или точнее говоря, общенаучная трактовка понятия информации как изменение объема и структуры знания воспринимающей системы. При этом под воспринимающей системой понимается не только собственно сам человек или его производные (коллектив, общество), но и, вообще говоря, любая система, например биологическая клетка, воспринимающая при рождении генетическую информацию.
Существует еще и нормативно-правовая трактовка понятия информации, которая используется в законодательных актах, регламентирующих информационные процессы и технологии. Так, в частности, в законе РФ «Об информации, информатизации и защите информации» (от 20.02.95 № 24-ФЗ) дается следующее определение термина «информация» – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях и процессах независимо от способа их представления. Добавим в связи с этим еще один важный нормативно-правовой аспект. Статья 128 Гражданского кодекса РФ информацию, наряду с вещами (включая деньги, ценные бумаги и иное имущество, в том числе имущественные права), работами и услугами, результатами интеллектуальной деятельности, нематериальными благами, определяет видом объектов гражданских прав, распространяя на нес тем самым весь институт гражданского права, включая права собственности и авторское право.
Как представляется, в контексте рассмотрения содержания информационно-аналитической сферы наиболее подходящим является объединение общенаучной и нормативно-правовой трактовки понятия информации. Поэтому в дальнейшем информацию будем понимать как изменение объема и структуры знания о некоторой предметной области (лица, предметы, факты, события, явления, процессы) воспринимающей системой (человек, организационная структура, автоматизированная информационная система) независимо от формы и способа представления знания.
При рассмотрении понятия информационного обеспечения в контексте обработки информации важное значение имеет понятие данных. От информации данные отличаются конкретной формой представления и являются некоторым ее подмножеством, определяемым целями и задачами сбора и обработки информации. К примеру, данные по сотрудникам какой-либо организации в виде формализованных учетных карточек кадрового подразделения содержат лишь некоторый перечень необходимых сведений (ФИО, год рождения, образование, семейное положение, должность и т. д.) в отличие от огромного количества сведений, характеризующих каждого конкретного человека. Поэтому определим данные как информацию, отражающую определенное состояние некоторой предметной области в конкретной форме представления и содержащую лишь наиболее существенные с точки зрения целей и задач сбора и обработки информации элементы образа отражаемого фрагмента действительности.
Таким образом, информация на стадии данных характеризуется определенной формой представления и дополнительной характеристикой, выражаемой термином структура.
Структура данных связана с понятием представления информации и определяется (функциональной, логической, технологической и т. п. структурой той предметной области, информацию о которой содержат данные. Вместе с тем данные могут быть представлены и в неструктурированной (форме, что предопределяет технологические особенности их накопления и обработки. Таким образом, можно выделить неструктурированную и структурированную форму представления данных.
В качестве примера неструктурированной формы можно привести:
• связный текст (т. е. документ на естественном языке – на литературном, официально-деловом и т. д.);
• графические данные в виде фотографий, картинок и прочих неструктурированных изображений.
Примерами структурированной формы данных являются:
• анкеты;
• таблицы;
• графические данные в виде чертежей, схем, диаграмм.
Способы сбора, анализа и обработки структурированных и неструктурированных данных существенно различаются. Наиболее развитыми в настоящее время, с точки зрения задач обработки и анализа информации, являются программные средства обработки структурированных данных, т. к. структуризацию можно считать первичной и наиболее трудно формализуемой и алгоритмизируемой обработкой.
В плане оперирования с информацией в процессах ее создания (порождения), сбора, выдачи и потребления важное значение имеет понятие документированной информации или просто документа. Можно сказать, что в большом количестве случаев информация предстает и фигурирует в образе документа, исключая ту часть информационных процессов, которые оперируют исключительно с данными, как, например, в автоматизированных системах управления технологическими процессами АСУТП, где информация порождается в виде показаний датчиков (входные данные), обрабатывается, выдается и потребляется в виде управляющих сигналов (выходные данные) на технологическое оборудование.
Как и в случае с понятием самой информации, существует несколько трактовок термина документ – историческая, организационно-управленческая и нормативно-правовая трактовка.
Исторически документ понимался (и в определенных случаях понимается сейчас) как объект, средство, способ для удостоверения личности, прав собственности и т. д.
В организационно-управленческом смысле документ понимается как служебный или организационно-распорядительный документ, т. е. как форма и способ выражения организационно- управленческих решений и воздействий.
В нормативно-правовом аспекте документ определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Для традиционного «бумажного» документа совокупность реквизитов, идентифицирующих конкретный документ, определяется соответствующими ГОСТами и руководящими документами по делопроизводству или отраслям технологической документации. Не вдаваясь в детали, отметим, что важнейшим реквизитом, идентифицирующим традиционные документы, является подпись должностного лица. Подобный подход для компьютерной информации в настоящее время развит в виде техники «электронных цифровых подписей», основанных на криптографических методах, также закреплен соответствующими ГОСТами и применяется в телекоммуникационных системах передачи данных. Вместе с тем такие особенности компьютерной формы информации, как возможность ее эталонного копирования (т. е. практически мгновенного и в любых количествах порождения полностью идентичных копий, экземпляров), делают процесс идентификации документов в компьютерной форме и в более широком смысле аспект юридического статуса документов в вычислительной среде сложной и до конца еще нерешенной проблемой.
Под документированием информации в широком смысле слова можно понимать выделение единичной смысловой части информации (данных) по некоторой предметной области в общей ее массе, обособление этой части с приданием ему самостоятельной роли (имя, статус, реквизиты и т. п.). Процесс документирования превращает информацию в информационные ресурсы. Нормативно-правовая трактовка информационных ресурсов определяет их как «отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем)». *
*Закон РФ «Об участии в международном информационном обмене» от 04.07.1996 г., №85-ФЗ.
Таким образом, документирование информации подводит к одному из самых (фундаментальных понятий в сфере информационного обеспечения – информационным системам. Так же как и для понятий информации и документа, понятие информационной системы многогранно и имеет несколько определений и подходов. В нормативно-правовом смысле информационная система определяется как «организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе и с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы». *
*Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 г., №24-ФЗ.
В технологическом плане аспект использования средств вычислительной техники (СВТ) в информационных системах и обеспечение на этой основе автоматизации решения каких-либо задач проявляется в близком термине автоматизированная система – «система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную технологию выполнения установленных функций». *
* ГОСТ 34.003-90. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Термины и определения – М.: Изд-во стандартов, 1991.
Опыт, практика создания и использования автоматизированных информационных систем в различных сферах деятельности позволяет дать более широкое и универсальное определение, которое полнее отражает все аспекты их сущности.
Под информационной системой в дальнейшем понимается организованная совокупность программно-технических и других вспомогательных средств, технологических процессов и функционально-определенных групп работников, обеспечивающих сбор, представление и накопление информационных ресурсов в определенной предметной области, поиск и выдачу сведений, необходимых для удовлетворения информационных потребностей установленного контингента пользователей – абонентов системы.
Исторически первыми видами информационных систем являются архивы и библиотеки. Им присущи все атрибуты информационной системы. Они обеспечивают в какой-либо предметной области сбор данных, их представление и хранение в определенной форме (книго-, архивохранилища, каталоги и т. д.), в них определяется порядок использования информационных (фондов (т. е. определены абоненты, режимы и способы выдачи информации—абонементы, читальные залы и т. п.).
Информационные системы, в которых представление, хранение и обработка информации осуществляются с помощью вычислительной техники, называются автоматизированными, или сокращенно АИС. Автоматизированные информационные системы в настоящее время являются неотъемлемой частью современного инструментария информационного обеспечения различных видов деятельности и наиболее бурно развивающейся отраслью индустрии информационных технологий.
Таким образом, информационные системы являются основным средством, инструментарием решения задач информационного обеспечения, а соотношение понятий, связанных с информационным обеспечением, можно отобразить в виде схемы, приведенной на рис. 1.1.
Технологическое и организационно-штатное воплощение информационного обеспечения в большинстве случаев осуществляется в трех формах:
• служба документационного обеспечения управления (СлДОУ);
• информационная служба;
• экспертно-аналитическая служба.
Традиционной организационно-штатной и технологической структурой является СлДОУ, которая в обобщенном виде реализует следующие функции:
- организация и обеспечение делопроизводства и документооборота;
- документационное обеспечение подготовки и осуществления управленческих решений через организацию и контроль разработки и согласования организационно-распорядительных и информационно-справочных документов;
- внутренний мониторинг (контроль реализации управленческих решений, оценка их результатов через контроль и отслеживание прохождения документов).
Информационная служба (отдел автоматизации, вычислительный центр и т. д.) в общем виде обеспечивает решение следующих задач:
• сбор недокументированной и документированной информации из внешних источников, необходимой
• для поддержки управленческих и технологических процессов;
• внешний мониторинг (выявление и анализ управленческих проблем, возникающих по внешним причинам);
• информационное оповещение и удовлетворение информационных потребностей управленческих и технологических структур;
• внутренний мониторинг (статистика, отчетность, оценка результатов деятельности).
Экспортно-аналитическая группа (группы советников, консультантов, так называемых аналитиков) привлекается для:
• анализа различных управленческих, производственных ситуаций;
• выработки альтернатив управленческих решений;
• прогнозирования последствий управленческих решений.
Рис. 1.1. Схема понятии информационного обеспечения.
Структура информационного обеспечения определяется структурой (циклом) функционирования информационных систем. В общем плане можно выделить следующие элементы цикла функционирования информационных систем:
• сбор информации;
• комплектование информацией;
• поиск и выдача сведений для абонентов системы;
• поддержание целостности, актуальности и сохранности информации.
Сбор информации представляет собой специальным образом организованный порядок и процесс получения и отбора информации, имеющей отношение к предметной области сведений информационной системы, и включает:
• получение информации;
• оценку относимости информации;
• организационные схемы, порядок отбора и фиксации информации.
Получение информации осуществляется через организацию и использование системы источников и каналов получения информации.
Оценка относимости информации к предметной области сведений информационной системы в некоторых случаях осуществляется автоматически (информация с датчиков в автоматизированных системах управления технологическими процессами – АСУ ТП), а в других случаях (системы обеспечения аналитических исследований, мониторинга социально-экономических или экологических процессов и т. п.) представляет сложную, многокритериальную классификационную задачу, слабо поддающуюся автоматизации и выполняемую специальной категорией работников.
Организационные схемы, порядок отбора и фиксации информации определяют организационную основу подсистемы сбора информации и обусловливаются характером и другими параметрами источников и каналов получения информации.
Комплектование информационной базы в различных ее формах в общем плане включает предварительную обработку (рубрикацию, структуризацию) и занесение информации.
Характер предварительной обработки информации определяется формой представления входных данных (структурированная, неструктурированная), особенностями представления данных в информационной системе и может включать классификацию сведений по определенным рубрикам (делам), разделам и т. п. предметной области с целью накопления материалов определенного характера, или объединенных каким-либо признаком, фактором. Структуризация информации представляет процесс преобразования документированной информации (т. е. информации на естественном неформализованном языке – обычно это текст документа) в семантику АИС, т. е. в информационный язык представления данных, используемый в конкретной информационной системе.
Занесение данных в информационную систему заключается в добавлении новых сведений и, при необходимости, их отождествлении, слиянии и установлении взаимосвязи новых данных с ранее накопленными. Принципиальное значение при этом имеет вопрос идентификации новых данных с возможно уже имеющимися в системе.
Важным моментом при занесении новой информации является также установление ее логической взаимосвязи с ранее введенными данными. В некоторых видах АИС (информационно-поисковые) такая задача является одной из основных, так как позволяет искать и устанавливать не всегда очевидные связи между информационными объектами и категориями сведений информационной системы. Комплектование информацией в таких случаях неотделимо от обработки и выдачи информации.
В информационных службах, обеспечивающих создание и эксплуатацию информационных систем, сбор и комплектование информации осуществляют работники группы отбора («отборщики», «индексаторы»), квалификация которых помимо информационной должна включать также знание конкретной предметной области информационных систем.
Поиск и выдача данных включают установление специального организационно-технологического порядка удовлетворения информационных потребностей абонентов информационной системы в управленческой деятельности и технологических процессах.
Удовлетворение информационных потребностей осуществляется через периодический плановый поиск и выдачу сведений, оповещение и обработку запросов, выполняемую организационными структурами (СлДОУ, информационная служба), организующими и эксплуатирующими информационную систему.
Периодический плановый поиск и выдача сведений осуществляются в целях обеспечения процессов организации, планирования и осуществления конкретного вида деятельности, т. е. в основном для информационного обеспечения организационно-управленческой деятельности. Данного рода задачи включаются в функции и обязанности информационных, информационно-аналитических и других информационно-обеспечивающих служб и заключаются, как правило, в формировании и выдаче статистических и сводных данных по периодически повторяющимся ситуациям в управленческой и производственной сфере.
Оповещение и обработка запросов представляют собой формы информационного обслуживания управленческих и производственно-технологических структур. Оповещение может осуществляться в форме инициативно-сигнального оповещения, объектового и планово-периодического оповещения.
Объектовое оповещение обычно осуществляется через выдачу абонентам информационной системы любых новых данных по определенному объекту, тематике, событию и т. п., появляющихся в АИС из любых источников.
Планово-периодическое оповещение производится через выдачу абонентам всех новых данных, поступивших к определенному плановому сроку из всех источников в информационную систему по определенному объекту, тематике, событию, проблеме.
Обработка запросов и выдача по ним сведений является одной из основных функций информационных служб. Данная деятельность регламентируется по вопросам инициирования, санкционирования и формы подачи запросов, форм и способов выдачи информации по запросам, учета запросов и т. д.
Поддержание целостности и сохранности информации, пересмотр, ревизия и отсеивание утратившей актуальность информации являются неотъемлемой функцией информационных подразделений, создающих и поддерживающих информационные системы. Данные задачи решаются категорией работников, называемых администраторами АИС. Администраторы обеспечивают создание и поддержание банков данных АИС, организацию разграничения доступа к ним, защиту информации от несанкционированного доступа (НСД), ее резервирование и восстановление при разрушении или утрате ее целостности вследствие преднамеренных и непреднамеренных воздействий или ситуаций. Подобного рода задачи требуют высокой квалификации персонала и выполняются наиболее подготовленными информационными работниками.
Периодическая ревизия информации в банках данных АИС призвана проверить целостность (не нарушены ли внутренние взаимосвязи информационных объектов) и сохранность данных, а также удалить из АИС информацию, потерявшую свою актуальность. Удаление информации из АИС, как и ее занесение в АИС, регламентируется специальными нормативно-инструктивными документами.