Документирование

Помимо обязательных документов есть список внутренней документации, позволяющий упорядочить и упростить работу салона.

Эти документы не все обязательны, но большинство салонов их ведет. Практически все они оформляются в произвольной форме. Ответственным за их заполнение чаще всего является администратор, исключением являются внутренние стандарты салона красоты, за которые ответственен сам директор. Журнал записи клиентов на обслуживание в салоне красоты. Первый и основной внутренний документ салона красоты. Можно использовать типовые журналы. Их, в основном, дарят фирмы-поставщики средств для работы парикмахеров. Но лучше разработать свой вариант журнала. Свой вариант можно отпечатать в типографии или, как более экономный вариант, распечатать на принтере и отдать в переплет.

Существуют общепринятые правила ведения Журнала.

Aдминистратор записывает фамилию и имя клиента, заказываемую услугу и контактный телефон клиента. Существуют усредненные нормы времени на ту или иную услугу. Администратор обязан их знать наизусть.

Например, на маникюр с покрытием выделяется один час, а на педикюр с покрытием – 1, 5 часа. При записи на несколько услуг время сокращается. Если клиент записался только на стрижку или только на окрашивание волос, мы выделяем, соответственно, час или два часа. А если он записывается сразу и на стрижку, и на окрашивание, то время услуги будет составлять не 3, а 2, 5 часа. Дело в том, что в обе эти услуги (если их делать по отдельности) заложены мытье и сушка волос, эти услуги объединяем. Из-за этого мы и сокращаем время. Делать это необходимо, иначе между записанными клиентами у мастера будет образовываться много свободного времени, что не выгодно ни мастеру, ни салону. Как привлечь новых клиентов в салон красоты и не потерять старых?

Наверняка вы обращали внимание[Н5], что разные мастера одного зала работают с разной скоростью. Например, Иванова делает маникюр с покрытием за час, Петрова укладывается за 45 минут, а Сидорова делает все хорошо, но долго – за 1 час 10 минут, и никакие уговоры не помогают ей работать быстрее. Эта разница во временных рамках происходит из-за различного стажа работ или в силу темперамента, или по другим причинам. И если обычно в большинстве салонов запись не слишком плотная и администраторам удается как-то урегулировать запись, то в часы «пик» и в праздничные дни с такими «разновременными» мастерами у вас будут проблемы. Вы не сможете таким мастерам создать плотную запись, и у вас будут или пустое время у мастера, или накладка записи одного клиента на другого. И то, и другое ведет к недовольству мастеров или клиентов. А страдать, в первую очередь, будет администратор. Рекомендую понаблюдать за мастерами, вывести временные рамки услуги для каждого мастера и создать примерно таблицу. Пусть ваши мастера подпишут эти временные рамки в знак согласия. В дальнейшем, в те дни, когда вам необходима плотная запись, вы сможете опираться на эти данные. И теперь при накладках в записи вина с администратора перекладывается на мастера. Вернемся к Журналу записи. Требуйте с администратора делать запись разборчивым почерком, так, чтобы запись могли прочесть и мастера, и директор. Журнал записи заполняет только администратор. Это сведет обслуживание в салоне мимо кассы к минимуму. Запретите администратору использовать в Журнале записи штрих-корректор. Запись можно аккуратно зачеркнуть. Для оптимизация работы предприятия бьюти-сферы, внутренней документации салона красоты, в том числе, – ведения Журнала записи клиентов.