Ответственность за исполнение Инструкции.

Ответственность за исполнение Инструкции в структурных подразделениях колледжа возлагается на их руководителей. Руководитель структурного подразделения обеспечивает учёт и прохождение документов в установленные сроки, информирует администрацию колледжа и секретаря о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству. Руководители структурных подразделений должны принимать меры, направленные на совершенствование работы с документами, обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники.

Все работники колледжа несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. В случае утраты документов немедленно информируют об этом руководителя структурного подразделении и ответственного за архив колледжа.

Инструкция разработана на основании действующих нормативных актов РФ:

-федеральные законы от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (с изменениями и дополнениями от 25 ноября, 27 декабря 2009 г., 28 июня, 27 июля, 29 ноября. 23 декабря 2010 г., 4 июня, 25 июля 2011 г.), от 02.05.2006 № 59 – ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями от 29 июня, 27 июля 2010 г.) от 27.07.2006 № 149 – ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изменениями и дополнениями от 27 июля 2010 г., 6 апреля, 21 июля 2011 г., 28 июля 2012 г.), от 22.10.2004 № 125 – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями от 4 декабря 2006 г., 1 декабря 2007 г., 13 мая 2008 г., 8 мая, 27 июля 2010 г.,)
Положения инструкции распространяются как на делопроизводство ведущиеся традиционными способами (создание документов на бумажном носителе с использованием машинописных и рукописных способов текстонанесения), так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники, машиночитаемыми и другими, независимо от их носителей. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документационной информации, используемые в колледже, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
Ответственность за исполнение Инструкции в структурных подразделениях колледжа возлагаются на их руководителей. Руководитель структурного подразделения обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует администрацию колледжа и секретаря о составлении их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству. Руководители структурных подразделений должны принимать меры, направленные на совершенствование работы с документами, обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники.

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ " Об информации, информационных технологиях и о защите информации"
Настоящий Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при:
1) осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;
2)применении информационных технологий;
3)обеспечении защиты информации.
Положения настоящего Федерального закона не распространяются на отношения, возникающие при правовой охране результатов интеллектуальной деятельности и приравненных к ним средств индивидуализации, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Федеральным законом.

Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ " О персональных данных"

Настоящим Федеральным законом регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, иными государственными органами (далее - государственные органы), органами местного самоуправления, иными муниципальными органами (далее - муниципальные органы), юридическими лицами и физическими лицами с использованием средств автоматизации, в том числе в информационно-телекоммуникационных сетях, или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации, то есть позволяет осуществлять в соответствии с заданным алгоритмом поиск персональных данных, зафиксированных на материальном носителе и содержащихся в картотеках или иных систематизированных собраниях персональных данных, и (или) доступ к таким персональным данным.

(часть 1 в ред. Федерального закона от 25.07.2011 N 261-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

Действие настоящего Федерального закона не распространяется на отношения, возникающие при:

1)обработке персональных данных физическими лицами исключительно для личных и семейных нужд, если при этом не нарушаются права субъектов персональных данных;

2)организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации;

3) утратил силу. - Федеральный закон от 25.07.2011 N 261-ФЗ;

(см. текст в предыдущей редакции)

4)обработке персональных данных, отнесенных в установленном порядке к сведениям, составляющим государственную тайну;

5)предоставлении уполномоченными органами информации о деятельности судов в Российской Федерации в соответствии с Федеральным законом от 22 декабря 2008 года N 262-ФЗ " Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации".

(п. 5 введен Федеральным законом от 28.06.2010 N 123-ФЗ)

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) " Об электронной подписи"

Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами.

(в ред. Федерального закона от 05.04.2013 N 60-ФЗ)

В Магнитогорском педагогическом колледже используются следующие виды распорядительной документации:

Приказ – это правовой акт, который создается единолично руководителем организации (лицом, исполняющим его обязанности), в целях разрешения вопросов основной деятельности или по личному составу.

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.

Проекты приказов по основной деятельности, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа – " Проект". Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос " О чем? ", например: " О создании филиала общества в г. Твери", " Об изменении устава общества"

В приказах текст излагают от первого лица единственного числа (" приказываю").

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.(Приложение № 1)

Преамбула может начинаться словами " В целях", " Во исполнение" и т.д.

Распоряжение –это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основой деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом " ПРЕДЛАГАЮ" или " ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.

Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа).

Обязательнымиреквизитамираспоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.(Приложение № 2)

К информационно справочным документам относятся:

Справки - документы, содержащие текстовую и таб­личную обобщенную информацию по какому-либо определенному воп­росу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверж­дение тех или иных фактов и событий.

Справки делят обычно на две группы - с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным граж­данам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Наиболее многочисленной и ежедневно составляемой является вторая группа справок. Это справки о подтверждении занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п. Так как ситуации, по поводу которых эти справки выдаются, как правило, типо­вые, применяются унифицированные трафаретные бланки. Иногда фор­мы бланков таких справок прилагаются к нормативным актам.

Помимо указания названия ведомства, учреждения, вида документа (справка), даты и номера эти бланки имеют отпечатанный типовой текст. Например, форма справки о доходах физического лица за год.

Текст справки обычно начинается с указания в именительном паде­же фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. В тексте такой справки не должно быть архаичных оборотов, содержа­щих ненужные слова типа " настоящая справка", " действительно учит­ся" и т.д. На справке ставятся даты ее подписания и выдачи. Текст справки заверяется подписью и печатью.

Справки информационного характера отражают индивидуальные си­туации. Они составляются по запросу и представляются в установлен­ные сроки. Справки, направляемые за пределы учреждения, оформля­ются на общем бланке, а представляемые внутри учреждения - оформляются на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты. Лишь на месте названия учреждения-автора будет указано структурное под­разделение. (Приложение № 3)

Письмо —обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.

Письмо — самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте). Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей.

Виды писем:

§ инструктивные;

§ сопроводительные;

§ информационные;

§ гарантийные;

§ рекламные;

§ претензионные;

§ арбитражные;

§ письма-подтверждения;

§ письма-напоминания;

§ письма-извещения;

§ письма-просьбы.

В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4. Если текст письма не превышает семи строк, допускается использовать для писем формат А5.

Датой письма является дата его подписания.

Текст письма строят по схеме:

§ введение (здесь приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма);

§ доказательства (здесь излагают обоснование вопроса, изложенного в письме);

§ заключение (перечисление выводов, просьбы, требования, предложения).

Нередко в практике документирования применяются письма, которые содержат одну заключительную часть текста без пояснений.

По своему объему текст письма, как правило, не должен превышать одну страницу.(Приложение № 4)

Заявление - это письменное (в редких случаях, устное) обращение, составленное по установленной форме и адресованное должностному лицу. Далее в статье мы более подробно поговорим, что такое заявление. Суть заявления - просьба о чем-либо. Пишутся заявления как в свободной форме, так и строго по образцу и на определенном бланке. Заявление является официальным документом, поэтому при составлении требуется придерживаться делового стиля написания, исключая просторечные слова и выражения. (Приложение № 5)

Докладная записка – это информационно-справочный документ, который содержит изложение какого-то вопроса, а также определенные выводы и предложения.

Цель написания докладной записки – информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения.

В некоторых случаях докладная может носить просто информационный характер, т.е. информировать о выполнении распоряжения, завершении или ходе выполнения работ, задач.

Данный документ может составляться как по собственной инициативе автора, так и по указанию руководства.

Докладная записка может быть внутренней либо внешней. Внутренняя составляется на имя руководителя структурного подразделения либо организации (в порядке прямого подчинения), внешняя – на имя руководителя вышестоящей инстанции.