Студопедия

Главная страница Случайная страница

КАТЕГОРИИ:

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника






Системи управління базами даних Microsoft Access




Тема: Системи управління базами даних. СУБД Microsoft Access. Мета: Ознайомити студентів з поняттям бази даних, СУБД, об’єктами баз даних. Розглянути етапи створення таблиць, форм, звітів. Література: М.М. Редько. Інформатика та комп’ютерна техніка. Вінниця. “Нова книга” - 2007. План. 1. Поняття бази даних, СУБД. 2. Структура бази даних. Типи баз даних. 3. Об’єкти бази даних (таблиці, запити, форми, звіти). 4. Запуск системи Microsoft Access. 5. Етапи створення бази даних в СУБД MS Access. 6. Типи полів. Властивості текстових та числових полів. 7. Робота з таблицями. Зв’язування таблиць бази даних. 8. Створення запитів 9. Робота з формами. Робота із звітами. База даних (БД) — це значка кількість однорідних даних з конкретної предметної галузі, які зберігаються на комп'ютерних носіях. БД створюють, якщо є потреба регулярно опрацьовувати великі обсяги однорідної інформації: списки абітурієнтів чи студентів з їхніми оцінками, анкетні дані співробітників деякого закладу чи фірми, розклади руху різних видів транспорту, про­позиції товарів на ринку чи облік матеріалів на складах тощо. СУБД– це спеціальний пакет програм, що забезпечує створення, супроводження і використання баз даних багатьма користувачами. Робота з БД складається з таких етапів: 1) створення структури БД; 2) введення даних; 3) редагування структури і даних; 4) відшукання інформації в БД; 5) оформлення звітів. Основними об’єктами будь-якої бази даних є таблиці. Найпростіша БД має хоча б одну таблицю. Отже структура БД тотожна структурі двомірної таблиці. Основними елементами БД є запис – це сукупність деяких полів, до кожного з яких занесене деяке повідомлення. Кожен рядок бази даних називається записом, а стовпчик – полем. Характер зв’язку між записом і полем визначає тип організації баз даних. Типи бази даних:
  • Ієрархічний;
  • Мереживний;
  • Реляційний.
Об’єкти БД: 1. Таблиці – основні об’єкти БД, в них зберігається структура БД (поля, їх типи і властивості). 2. Запити – служать для отримання даних із таблиць і представлення їх користувачеві в зручному вигляді. З допомогою запитів виконують такі операції як відбір даних, сортування, фільтрацію 3. Форми – це засоби для вводу даних. Переваги форм розкриваються наглядно тоді, коли відбувається введення даних і заповнення бланків (наприклад, АС " Диплом", заповнення анкет студентів) 4. Звіти – призначені для виводу даних на друкуючий пристрій. Передбачає спеціальні елементи оформлення, характерні для друкуючих документів. Наприклад, АС " Диплом", друк заявок на дипломи (фірмовий бланк, внизу – дата, печатка, підпис керівника). Для виконання цих робіт є спеціальні програми, такі як Ac­cess, FoxPro, dBase-системи та інші. Вони називаються системами керування базами даних (СУБД). В Access база даних — це файл з розширенням mdb, який містить дані у вигляді однієї чи декількох таблиць. Окрім таблиць, у файлі БД можуть бути такі об'єкти: форми, запити, макроси, модулі. Розглянемо структуру таблиці. Таблиця складається з рядків і стовпців. Рядки називаються записами. Запис містить інформацію про один елемент бази даних: одну людину, книжку, продукцію, рейс тощо. Він складається з полів. Поле — це мінімальна (але найважливіша) порція інформації в записі, над якою визначені операції введення, виведення, перетво­рення тощо. Поле має ім'я, значення, характеризується типом і низкою властивостей. Кожне поле має ім’я, тип і властивості. При створенні структури таблиці обов’язково вказують імена і типи полів. В СУБД Access використовуються такі типи полів: 1) текстове поле, у якому можуть записуватись літери, цифри, та інші символи; 2) числове поле, в нього можна записувати цілі числа і числа у нормальному вигляді (з плаваючою крапкою); 3) поле Дата/Время, яке використовують для запису дат та часу; 4) логічне поле, у якому може бути записане одне з двох значень: " так" або " ні", " хибне" або" істинне", " ввімкнен" або " вимкнен"; 5) поле типу лічильник, використовують як лічильник записів; 6) поле типу Memo, поле приміток, може містити до 64000 символів. Назви полям дає користувач, назви типів є стандартні, а значення полів випливають зі змісту конкретної задачі. Розглянемо загальні властивості числового поля: розмір поля (байт, ціле, довге ціле, 4 байти, 8 байтів), формат (основний, грошовий, процентний, експоненціальний тощо), кількість десяткових знаків після коми, підпис поля, значення за замовчуванням, умова на значення, повідомлення про помилку введення, обов'язкове поле, індексоване поле. Отже, структура таблиці — це структура запису, тобто сукупність назв полів, їхніх типів та властивостей. Структуру ви­значає користувач під час аналізу конкретної задачі. Розглянемо, як створити базу даних, що складатиметься з однієї чи декількох таблиць. Для цього після запуску програми Access треба виконати таку послідовність команд: У вікні Microsoft Access увімкнути перемикач Новая база данных→ ОК→ Вибрати потрібну папку і надати назву файлові => Создать. В отриманому головному вікні бази даних активізувати закладку Таблиці => Створити. Якщо з програмою вже працювали раніше, то послідовність команд інша. Надалі суттєво не плутати назву файлу БД і назви таблиць які є в БД. Назва файлу, наприклад studenty, відображається у рядку заголовка головного вікна БД, таблиць — на закладці Таблиці. Є декілька способів створення таблиць: • режим таблиці; • конструктор таблиці; • майстер таблиці; • імпорт таблиці. Робота користувача складається з двох етапів: створення структури таблиці за допомогоюконструктора і введення даних у таблицю в режимі таблиці. Найчастіше структуру створюють командоюКонструктор таблиці. У режимі конструктора користувач задає: • назви полів методом введення назв; • тип даних методом вибору типу з запропонованого списку; • описи полів, які є необов'язковими; • властивості полів (лише у разі потреби) методом заповнення таблиці властивостей У найпростіших БД достатньо задати назви полів і зазначити їхні типи, оскільки основні властивості фіксуються автоматично згідно принципу замовчування. Структуру будь-коли можна модифікувати. Запит — це засіб відшукання записів, перетворення таблиць і створення на їхній основі нових таблиць. Запит є структурним елементом бази даних, що має назву, яка поміщається на закладку Запити головного вікна БД. Типи запитів: 1) звичай­ний запит (інша назва запит на вибірку), який відображає на екрані вибрані з БД записи. Ці запити не змінюють таблиці БД. 2) перехресний, результат роботи якого нагадує зведену електронну таблицю; на виявлення записів, що повторюються; на виявлення записів, що не мають підпорядкованих записів у деякій іншій таблиці. Запит створюють вручну в режимі конструктора або за допомогою майстра запиту на базі деякої таблиці чи декількох таблиць, яку/які додають до запиту. Конструювання запиту складається з декількох етапів. Загальна схема роботи з запитами на внесення змін така: 1) виконують звичайний запит на вибірку записів; 2) змінюють тип запиту, наприклад, на створення нової таблиці; 3) запускають запит на виконання — буде створена нова таблиця з відібраними записами. Дві або більше таблиці, які мають поля з однотипними даними, між якими встановлено зв'язок, називаються реляційними. Для реляційного зв'язку зазвичай використовують поле таблиці, значення в якому не повторюються, наприклад, поле типу лічиль­ник, числове поле з персональними номерами співробітників тощо (поле з прізвищами не підходить, бо в БД можуть бути однофамільці). У конструкторі таблиці такому полю присвоюють ключ (командою з головного меню Редагувати < => Ключове поле або командою з контекстного меню поля). Відповідне поле другої таблиці може бути неключовим — воно має назву поля зовнішнього ключа. Задавши ключове поле в першій таблиці, можна налагоджу­вати зв'язки між таблицями командою Сервіс => Схема даних. За допомогою вікна Додати таблиці вибирають і долучають потрібні таблиці у вікно Схема даних. Зв'язок налагоджують методом перетягування і накладання назви поля з однієї таблиці на назву однотипного поля в іншій, між якими встановлюється від­повідність один до одного, один до багатьох чи багато до багатьох. Для видалення зв`язку клацнути на лінії і натиснутиDelete на клавіатурі. Реляційними є також форми, запити і звіти, побудовані по кількох реляційних таблицях. Форми – це засоби для введення даних у бази даних. Форма подібна до бланка чи карточки. Прикладами форми є будь-який бланк, сторінки з паспорта, карточка з досьє чи бібліографічна карточка на книжку в бібліотеці. У програмі Access прийнято створювати базу даних спочатку у вигляді таблиці, а пізніше відображати її у вигляді форм. Способи створення форм: • автоматично за допомогою команди Автоформат; • за допомогою майстра форм; • вручну за допомогою конструктора форм; • комбінованим способом. Наприклад, виконавши команду Автоформат → У стовпець, отримаємо форму, в якій усі поля з таблиці будуть розташовані в стовпець і вирівняні до лівого краю. Початківцям створювати форму вручну не рекомендують. Використання майстра форм дає змогу швидко відібрати потрібні поля з таблиці для розміщення на формі або розташувати на одній формі поля з різних таблиць. Для створення стандартних баз даних: адресних книжок, телефонних довідників тощо – є майстри. Достатньо виконати вказівки майстра і структура бази даних готова (часто їх недоліком є надлишкова кількість полів). Звіти призначені для оформлення потрібних даних з БД згідно з ви­могами стандартів чи замовника і виведення їх на папір. Є такі засоби створення звітів: 1) конструктор (не для початківців); 2) майстер звітів; 3) автозвіти. Як і у випадку форм оптимальним є комбінований спосіб: звіт створюють за допомогою майстра звіту, а пізніше дооформляють вручну за допомогою конструктора. Звіт складається з декількох частин (елементів, не всі вони є обов'язковими), які створює конструктор, а саме: • заголовок звіту; • верхній колонтитул (повторюється на усіх сторінках); • заголовок групи (якщо записи групуються); • область даних; • нижній колонтитул (повторюється на усіх сторінках); • примітки. Дані редагувати у звіті не можна.

 


Данная страница нарушает авторские права?


mylektsii.su - Мои Лекции - 2015-2024 год. (0.007 сек.)Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав Пожаловаться на материал