Перечень кадровых документов, которые должны вести организации независимо от формы собственности, приведен в таблице. Указаны нормативные документы, регламентирующие обязанность работодателя вести те или иные кадровые документы, и сроки их хранения.
Организация труда работников осуществляется путем принятия (утверждения руководителем организации либо уполномоченным им должностным лицом) локальных нормативных актов. У каждого работодателя в обязательном порядке должны иметься правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите персональных данных.
№ п/п
| Документ
| Каким документом регламентируется
| Примечание
| Срок хранения
|
| Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)
| Статья 189 ТК РФ
| При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми.
| Постоянно
|
| Положение о защите персональных данных работников
| Статья 86 ТК РФ
| При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым.
| Постоянно
|
| Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка)
| Статья 57 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1
| Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения.
| Постоянно
|
| Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
| Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)
| Хранится в отделе кадров и ведется постоянно.
| 50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)
|
| Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
| Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)
| Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника.
| 50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)
|
| Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании
| Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ
| При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым.
| Постоянно
|
| Положение о системе обучения
| Статьи 196, 197 ТК РФ
| При наличии системы обучения в организации.
| Постоянно
|
| Положение об аттестации работников
| Статья 81 ТК РФ
| При проведении аттестации по решению работодателя.
| Постоянно
|
| График отпусков
| Статья 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1
| Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года.
| 1 год
|
| Трудовой договор
| Статьи 16, 56, 57, 67 ТК РФ
| Заключается в письменной форме с каждым работником.
| 75 лет
|
| Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям
| –
| Принимаются по решению работодателя.
| Постоянно
|
| Приказы о приеме на работу
| Статья 68 ТК РФ
| Издаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.
| 75 лет
|
| Приказы о переводе на другую работу
| Статья 72.1 ТК РФ
| Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору).
| 75 лет
|
| Приказы об увольнении
| Статья 84.1 ТК РФ
| | 75 лет
|
| Приказы по основной деятельности
| | Издаются по мере необходимости. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведется дело «Копии приказов по основной деятельности».
| 1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе)
|
| Приказы о предоставлении отпусков
| Глава 19 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1
| Издаются на основании графика отпусков или заявления работника
| 5 лет
|
| Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы
| Статья 128 ТК РФ
| Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).
| 5 лет
|
| Личная карточка работника (форма Т-2)
| Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
| Ведется на каждого работника.
| 75 лет
|
| Трудовая книжка
| Статья 66 ТК РФ, постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)
| Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней.
| При увольнении работник получает трудовую книжку на руки. Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 50 лет, при ликвидации предприятия сдаются в архив
|
| Договоры о полной материальной ответственности
| Приложения 2, 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85
| Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности.
| 5 лет
|
| Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности
| Инструкция по делопроизводству в службе кадров «Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации» (рекомендательно)
| Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя
| 5 лет
|
| Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу
| То же
| 75 лет
|
| Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении
| То же
| 75 лет
|
| Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков
| То же
| 50 лет
|
| Журнал регистрации командировочных удостоверений
| То же
| 5 лет
|
| Табель учета рабочего времени
| Часть 3 статьи 91 ТК РФ
| Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником
| 75 лет
|
| График сменности
| Статья 103 ТК РФ
| Доводится до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения его в действие.
| 1 год
|
| Журнал учета проверок инспектирующих органов
| Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»
| Ведут все юридические лица и предприниматели без образования юридического лица
| Постоянно
|
| Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссий
| Положение об аттестации работников предприятия
| Оформляются аттестационной комиссией
| 15 лет
|
| Табели и наряды работников вредных профессий
| Часть 3 статьи 91 ТК РФ
| Составляются ежемесячно.
| 75 лет
|
| Списки работающих на производстве с вредными условиями труда
| Постановление Совета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10 «Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей, показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение»
| Если производство с вредными условиями труда; ведется постоянно.
| 75 лет
|
| Списки работников, уходящих на льготную пенсию
| 50 лет
|
| Переписка о назначении - государственных пенсий и пособий;
- льготной пенсии
| То же.
| | 5 лет
10 лет
|
| Инструкции по охране труда по профессиям
| Раздел 10 ТК РФ
| | Постоянно
|
| Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)
| Раздел 10 ТК РФ
| | 10 лет
|
| Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования
| Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г. № 90 «О порядке проведения предварительных и периодических медицинских осмотров работников и медицинских регламентов допуска к профессии» (в ред. от 06.02.2001)
| | 5 лет
|
| Акты о несчастных случаях
| Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. № 73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях»
| | 45 лет
|
| Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний
|
|
| 45 лет
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| | | | |
Соблюдение норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда (Рострудинспекции), так и органы Федеральной налоговой инспекции.[16]
учредительные документы - это документы, служащие основанием для деятельности юридического лица. Состав таких документов зависит от организационно-правовой формы создаваемого юридического лица. В соответствии со статьёй 52 Гражданского Кодекса в Российской Федерации к учредительным документам юридического лица может относиться только устав
· правила внутреннего трудового распорядка (для составления текста ПВТР) необходимо использовать следующие статьи ТК РФ:
1. Порядок приема и увольнения работников (ст. 189, 56-84);
2. Основные права, обязанности и ответственность работников и работодателя (ст. 189, 21, 22);
3. Режим работы (ст. 189, 100, раздел 4);
4. Порядок ведения суммированного учета рабочего времени (ст. 104);
5. Время отдыха, перерывы для отдыха и питания, отпуска и др. (ст. 189, 108 - 111, 119, гл.5);
6. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст.101);
7. Применяемые к работникам меры поощрения и взыскания (ст. 191, 192);
8. Дни выдачи заработной платы не реже чем каждые полмесяца (ст. 136);
9. Иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации (ст. 189). ПВТР конкретного предприятия (организации) могут быть дополнены иными разделами.
Соблюдение ПВТР входит в обязанности каждого работника согласно статье 21 ТК РФ, для чего каждый из принимаемых на работу сотрудников ознакамливается действующими в организации ПВТР. Согласно части 3 статьи 68 ТК РФ «при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с ПВТР, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором».
· должностные инструкции и профессиональная (производственная) инструкция.[17]