Определение целей и задач выставки

Чем яснее определить свои цели, тем больше у шансов достичь их. Это является, возможно, самой важной вещью при планировании участия в выставках.

Прежде чем определять, в какой выставке участвовать, следует ответить на несколько основных вопросов:
1. Соответствует ли тематика выставки той области, в которой работает компания, желающая принять участие в выставке?
2. Насколько эта выставка значительна? Будет ли представлены на выставке рынки сбыта продукции вашей компании?
3. Будут ли представлены на выставке сегодняшние и потенциальные клиенты компании?

Цели участия в выставке должны быть конкретными, достижимыми, реальными и соответствующими тому количеству времени, которым вы располагаете. Формулировки такого характера - «Мы должны привлечь столько-то посетителей…» - неуместны. Нужно поставить перед собой такие цели, как общение с представителями прессы, встреча с бывшими клиентами, укрепление уже существующих связей.

Нужно четко соизмерять ситуацию конкретного момента и координировать сегодняшние усилия с ожидающимся эффектом завтра, ибо выставка имеет так называемый " кумулятивный эффект".

Бюджет

Идея выставки не будет реализована так, как была сформулирована, если бюджет мероприятия будет рассчитан неправильно. Невозможно говорить о некой средней цене участия, поскольку она зависит от типа выставки, ее местоположения, размера стенда и множества других факторов[4].
Однако некоторые эксперты считают, что приблизительную цену можно узнать, умножив стоимость аренды стенда на 10 (оплата персонала не учитывается).
Обычно цена включает в себя:
• Базовую цену (аренда стенда, электроэнергия, пропуски для экспонентов, парковка и т.д.);
• Стоимость дизайна стенда (креатив, планирование, установка, дисплеи, фото, слайды, надписи, оформление, аудио- и визуальные презентации и т.д.);
• Стоимость оборудования стенда (мебель, ковер, свет, кухонное оборудование, видео- и слайдпроекторы и т.д.);
• Стоимость услуг на стенде (развлечение посетителей, переводчики, хостесс, вспомогательный персонал и т.д.);
• Стоимость коммуникационных материалов (приглашения, сувениры, рекламные материалы, рассылка, пресс-папки, перевод, входные билеты для посетителей, телефон, факс, Интернет и т.д.);
• Транспортные расходы (склад, страховка, таможенные платежи и т.д.);
• Командировочные и транспортные расходы персонала;
• Иные расходы (консультации, исследование рынка, мероприятия, обучение и т.д.).
Для мелких и средних компаний одним из аргументов для участия или неучастия в выставке становится ее стоимость. Здесь есть два основных правила: начинать подготовку заранее и не экономить на качестве имиджевых рекламных материалов. Если компания собирается очно участвовать в выставке, то подготовка должна начаться практически за год. Как минимум за полгода до выставки нужно точно знать, как и что будет представлено, какие сотрудники будут работать на выставке.

Ни в коем случае нельзя экономить на качестве выставочного оборудования, баннеров с логотипом компании, размещаемых над стендом, полиграфического исполнения рекламных буклетов и проспектов. Все это - имидж фирмы и продукции. Такая формулировка не означает, что надо заказывать эксклюзивный стенд у самой известной компании. Но остаться в средней ценовой категории, особенно по качеству полиграфии, просто необходимо.

Еще один момент, который нередко ускользает от внимания экспонентов - необходимость выстраивания правильных отношений с организаторами выставки. В итоге участники, затратившие значительные средства на аренду площади и строительство стенда, не получают полной отдачи от мероприятия. Международная практика свидетельствует, что для достижения успеха на выставке нельзя ограничиваться арендой стенда. Исходя из данных Центра исследований выставочной индустрии (CEIR), на нее приходится только 25% выставочного бюджета. Одной из наиболее весомых статей затрат является маркетинговая и рекламная программы. Исследования CEIR подтверждаются данными Ассоциации торговых выставок Германии (AUMA). Согласно диаграмме, аренда выставочной площади составляет не более 20% всех затрат экспонента, тогда как реклама и маркетинг требуют не менее 12% бюджета