Студопедия

Главная страница Случайная страница

КАТЕГОРИИ:

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника






подготовки и проведения конференции






Приказ о проведении совещания


Приложение 2

План проведения совещания

ПЛАН-ГРАФИК

подготовки и проведения конференции

Срок проведения: с «»_________200_г. по «__»________200__г.

Место проведения:

Руководитель проекта:

 

№ п/п Наименование работ Срок исполнения Ответственный исполнитель Примечание  
  Начальный этап          
1.1 Определение общей концепции конференции, составление бизнес-плана        
1.2 Разработка тематики конференции        
1.3 Определение места и времени проведения конференции        
1.4 Определение состава исполнителей работ по организации и проведению конференции        
1.5 Составление сметы доходов и расходов        
1.6 Подготовка и подписание договоров с партнерами        
1.7 Составление и подписание писем поддержки        
1.8 Формирование Оргкомитета конференции        
1.9 Разработка предварительной программы конференции        
1.10 Определение условий участия в конференции, уточнение сметы расходов        
1.11 Согласование и утверждение сметы        
1.12 Поиск дополнительных источников финансирования, работа со спонсорами        
1.13 Формирование адресной базы участников мероприятия        
1.14 Разработка фирменного стиля конференции        
1.15 Составление информационного письма с приглашением к участию        
1.16 Рассылка информационных писем        
1.17 Формирование программы заказных выступлений (приглашение заказных докладчиков)        
1.18 Заказ помещений для проведения конференции, составление и заключение договора аренды        
1.19 Подготовка рекламной кампании        
1.20 Подготовка сайта в Интернете        
  Основной подготовительный этап        
2.1 Прием заявок на участие и тезисов докладов, формирование предварительного списка участников (реестра)        
2.2 Формирование окончательной программы конференции (с учетом приветственных выступлений на открытии, пленарных докладов, заказных выступлений, секционных и стендовых докладов, культурной программы)        
2.3 Подготовка и издание программы конференции (в виде брошюры)        
2.4 Подготовка и издание сборника трудов (материалов) конференции        
2.5 Подготовка, изготовление и рассылка второго информационного письма для докладчиков и участников        
2.6 Проведение рекламной кампании (с использованием публикаций в СМИ, работы на выставках и т. п.)        
2.7 Регулярное обновление информации на сайте в Интернете        
  Завершающий подготовительный этап        
3.1 Заказ гостиницы для иногородних участников        
3.2 Организация культурной программы        
3.3 Обеспечение участников конференции и VIP'OB транспортом        
3.4 Обеспечение иностранных участников переводом        
3.5 Составление сценария проведения мероприятия (строго по времени)        
3.6 Обеспечение заявок на: • необходимый персонал (в том числе для работы с VIP'aми, регистрации участников, работы с техническими средствами)        
1.18 Заказ помещений для проведения конференции, составление и заключение договора аренды        
1.19 Подготовка рекламной кампании        
1.20 Подготовка сайта в Интернете        
  Основной подготовительный этап        
2.1 Прием заявок на участие и тезисов докладов, формирование предварительного списка участников (реестра)        
2.2 Формирование окончательной программы конференции (с учетом приветственных выступлений на открытии, пленарных докладов, заказных выступлений, секционных и стендовых докладов, культурной программы)        
2.3 Подготовка и издание программы конференции (в виде брошюры)        
2.4 Подготовка и издание сборника трудов (материалов) конференции        
2.5 Подготовка, изготовление и рассылка второго информационного письма для докладчиков и участников        
2.6 Проведение рекламной кампании (с использованием публикаций в СМИ, работы на выставках и т. п.)        
2.7 Регулярное обновление информации на сайте в Интернете        
  Завершающий подготовительный этап        
3.1 Заказ гостиницы для иногородних участников        
3.2 Организация культурной программы        
3.3 Обеспечение участников конференции и VIP'OB транспортом        
3.4 Обеспечение иностранных участников переводом        
3.5 Составление сценария проведения мероприятия (строго по времени)        
3.6 Обеспечение заявок на: • необходимый персонал (в том числе для работы с VIP'aми, регистрации участников, работы с техническими средствами        
    • линии связи (телефон, Интернет); • дополнительные аксессуары (цветы, вода, бумага, ручки, скатерти, салфетки, указатели, доски для объявлений и информационных материалов и т. д.); • транспорт (для перевозки материалов, демонстрационной техники и т. д.); • освещение; • работу гардероба; • кофе-брейки; • обеды, фуршеты и т. д. • демонстрационную технику (компьютеры, оверхеды, мультимедийные проек-торы, слайд- проекторы, видеомагнитофоны и т. д.); • необходимое оборудование (факс, ксерокс, лазерная указка и т. п.); • звукоусиление и микрофоны; • доску объявлений        
3.7 Формирование состава Президиума конференции        
3.8 Формирование папок для VIP'oв, членов Президиума, основных докладчиков (блокноты, ручки, тезисы докладов, программа, каталог, пригласительные билеты и т. д.)        
3.9 Подготовка зала и комнаты для VIP'ОВ и членов Оргкомитета        
3.10 Изготовление табличек-указателей (место регистрации, зал заседаний, Оргкомитет и т. п.), а также персональных табличек-указателей на стол Президиума и для пресс-конференции        
3.11 Подготовка бейджей для участников конференции        
3.12 Изготовление программы работы в виде плакатов для вывешивания на доске объявлений        
3.13 Окончательное приглашение VIP'OB и членов Президиума (письменно), основных докладчиков (по телефону)        
3.14 Подготовка помещений и людей для регистрации, приема оплаты за участие, отметки командировочных удостоверений, приема заказов на культурную программу, билеты на обратный отъезд и т. п.        
3.15 Подготовка пресс-релиза        
3.16 Проведение пресс-конференции        
3.17 Контроль готовности залов, служебных        
  помещений, необходимых материалов,        
  продуктов и т. п.        
3.18 Проведение заключительного рабочего        
  совещания перед началом конференции'        
  Проведение        
4.1 По VIP'aм:        
  • встреча;        
  • поселение в гостинице;        
  • подвоз к началу мероприятия;        
  • регистрация;        
  • обеспечение билетами на отъезд;        
  • ознакомление с порядком работы        
  мероприятия;        
  • выдача папок и бейджей        
4.2 По участникам:        
  • регистрация;        
  • отметка командировочных документационных взносов);        
  • поселение в гостинице;        
  • прием оплаты за участие (регистра-        
  • выдача рабочих материалов (про-        
  грамма, труды, пригласительные        
  билеты, бейджи и т. п.);        
  • организация питания;        
  • организация работы транспорта;        
  • оперативное оповещение об измене-        
  ниях в программе        
  Завершающий этап        
5.1 Составление отчета о проведении конференции        
         

 


 

 


 

 


 

 

 


Поделиться с друзьями:

mylektsii.su - Мои Лекции - 2015-2024 год. (0.007 сек.)Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав Пожаловаться на материал