Студопедия

Главная страница Случайная страница

КАТЕГОРИИ:

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника






Практическое занятие 10.

Работа с текстовым процессором MS WORD:
использование слияния и полей

Цель работы:

1. Освоение способов слияния документов

2. Использование в документе полей Word.

Основные понятия:
слияние документов, источник данных, сортировка и фильтрация.

1. Слияние документов в Word

Слияние документов – операция, позволяющая включить в основной документ информацию из другого источника (базы данных, таблицы).

Для выполнения операции слияния необходимо иметь:

· основной документ, содержащий постоянную информацию, а также поля, в которые при слиянии помещаются переменные данные;

· источник данных, содержащий переменные данные.

 


С помощью слияния подготавливают рассылки, почтовые конверты, письма, каталоги и т.п. документы, в которых можно выделить постоянную и переменную часть.

Источником данных может служить:

- базы данных (например, Access);

- электронные таблицы (например, Excel);

- документы Word;

- текстовые файлы и другие.

В любом случае, источник данных должен включать строку заголовка, с наименованиями каждого поля, и набор однотипных записей, например:

 

Фамилия Имя Отчество Город Улица Дом-квартира
Иванов Иван Иванович Иваново Ивановская 5-46
Петров Петр Петрович Петропавловск Питерская 12-129
Васильев Василий Васильевич Тула Ф.Энгельса 4-415

 

Для слияния документов необходимо выполнить следующие шаги:

· создать или открыть основной документ;

· создать или открыть источник данных;

· вставить в основной документ поля слияния, которые будут заменяться значениями полей каждой записи базы данных;

· объединить документы.

Слияние документов производится с помощью команд Сервис – Слияние … (Сервис - Письма и рассылки – Мастер слияние) и с помощью кнопок панели инструментов Слияние:

2. Задания

2.1. Подготовить рассылку извещений следующего содержания:

г Город Улица д. Дом Квартира

 

Уважаемый Имя Отчество Фамилия!

Напоминаем, что до начала экзаменационной сессии

группы Индекс группы специальности Наименование специальности

осталось меньше двух месяцев.

С уважением ТФ РМАТ.

 

Выделены поля, которые в каждом письме должны быть заменены значениями из источника данных.

В процессе создания рассылки следует обратить внимание на средства сортировки и отбора (фильтрации) записей источника данных.

 

2.2. Порядок выполнения задания:

2.2.1. Проверьте, что сброшен режим показа кодов полей: команда меню Сервис – Параметры, на вкладке Вид в разделе Показывать должен быть удален флажок Коды полей.

2.2.2.Создайте новый документ Word, содержащий таблицу с полями:

Фамилия Имя Отчество Город Улица Дом-квартира Индекс_группы Специальность
Иванов Иван Иванович Иваново Ивановская 5-46   Маркетинг
               
               

В таблице должно быть не менее 5 записей, специальности и индексы групп должны различаться.

Сохраните документ в своей папке, как Источник-1.doc и закройте его.

2.2.3. Создайте новый документ Word, содержащий заготовку извещения, сохраните его как Извещение1.doc.

2.2.4. Активизируйте панель Слияние.

Кнопкой Настройка главного документа задайте типдокумента - Письма.

Кнопкой Открыть источник данных вызовите диалог выбора источника, найдите и откройте Источник-1.doc.

С помощью кнопки Вставить поля слияния вставьте в основной документ необходимые поля слияния.

Кнопкой Поля/Данные переключите отображение полей на отображение значений и обратно.

В режиме отображения данных изучите действие кнопок навигации: Первая запись \ Последняя запись, Предыдущая запись \ следующая запись, Поиск элемента

2.2.5. Кнопкой Слияние в новый документ создайте объединенный документ, просмотрите созданные письмаи сохраните файл рассылки под именем Результат1.doc.

Обратите внимание, что каждое письмо создается на отдельной странице.

2.3. Создайте новый документ Word. Создайте новую рассылку с помощью команды меню Сервис – Письма и рассылки – Мастер слияния (Сервис – Слияние) и повторите формирование рассылки, создавая и сохраняя основной документ (Извещение2. doc) и источник данных (Источник-2. doc) в процессе слияния и сохраните документ с рассылкой под именем Результат2.doc.

Указание. Источник формируется как список получателей удалением и добавлением необходимых полей.

2.4. Изучите возможности для сортировки и фильтрации писем (Кнопка Получатели панели Слияние или команда Изменить список (Отбор записей) на шаге просмотра писем). Повторите создание рассылки, включив в нее записи только для одной специальности (используйте фильтр по полю «Специальность») и сохраните документ с рассылкой под именем Результат3.doc.

 

<== предыдущая лекция | следующая лекция ==>
Важным условием классической регрессионной модели является предположение о независимости факторов | 
Поделиться с друзьями:

mylektsii.su - Мои Лекции - 2015-2024 год. (0.007 сек.)Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав Пожаловаться на материал