Табель унифицированных форм документов

В число функций, выполняемых службой ДОУ, входит совершенствование форм иметодов работы с документами, и в рамках этой функции служба ДОУ занимаетсясовершенствованием форм документов, применяемых в деятельности учреждений какпо составу, так и по форме. Реализуется эта функция разработкой Табеляунифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения.

Табель унифицированных форм документов организации - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. И самое главное, Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы.

Положения о необходимости разработки Табеля форм документов содержится в проекте новой Государственной системы документационного обеспечения управления. Разработка табеля позволяет решить одновременно несколькозадач, это:

- оптимизация состава применяемых в организации форм документов и ихзакрепление в едином нормативном документе;

- классификация применяемых в деятельности организации формдокументов по функциям и задачам управленческой деятельности (или поструктурным подразделениям);

- унификации состава и форм управленческих документов, сокращениеприменяемых форм документов исключение из форм документов дублирующихпоказателей;

- унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки (или ееотдельных, наиболее важных этапов) управленческих документов в организации;

- упорядочение в целом документационного обеспечения организации вцелях повышения эффективности использования компьютерных информационныхтехнологий и оптимизации документооборота организации.

Наряду с оптимизацией состава документов Табель форм документов одновременнопозволяет зафиксировать основные этапы прохождения документа в организации, тем самым он позволяет оптимизировать и документооборот учреждения.

В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функциюсправочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в деятельности организации, и позволяющего оставлять оперативныйпоиск необходимых форм документов, а также позволяет осуществлять контроль задеятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренныхформ документов. В табель включаются документы всех структурных подразделенийучреждения, он является нормативным документом и утверждается руководителемучреждения.

Разработка и последующее ведение табеля, то есть внесение в него изменений, контроль заего применением осуществляется службой ДОУ, котораяотвечает за поддержание табеля в актуальном состоянии. Процедура разработкитабеля форм – это достаточно трудоемкий процесс, требующий специальных знаний и навыков. Поэтому многие учреждения привлекают для этогона договорных началах специализированные организации, занимающиесясовершенствованием ДОУ.

Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:

-предпроектное обследование;

-выбор формы Табеля;

-формирование структуры Табеля;

-отбор форм документов для включения в Табель.

В ходе предпроектного обследования документации изучаются:

-документы, составляющие правовую базу деятельности организации: законодательные и нормативные правовые акты высших и центральных органов государственной власти и управления, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности, включая федеральные программы и иные акты, в той или иной степени затрагивающие деятельность организации;

-организационно-правовая документация организации;

-комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности организации;

-документация организации как минимум за три последних года ее деятельности.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы.

Выявление форм документов проводится по каждому функциональному виду деятельности.

Карты документов, заполненные в процессе обследования документации организации, представляют собой основной рабочий массив, используемый в дальнейшем для формирования структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.

Одновременно с заполнением карт документов отбираются эталонные образцы каждой формы документа. Образцы форм документов формируются в самостоятельный массив или сопровождают соответствующую карту документа, возможно в электронной форме.

Табель оформляется в табличной форме и включает следующие графы:

1. Наименование формы документа. В графу вносится наименование документа, соответствующее названию унифицированной формы (ее условное обозначение).

2-3. Код формы документа проставляется в соответствии с ОКУД или в соответствии с локальным классификатором. В Табеле можно использовать только коды локальных (своих, применяемых только внутри организации) классификаторов; однако при представлении документов в государственные органы необходимо перейти на Общероссийские классификаторы (в частности, ОКУД). В Табеле целесообразно проставлять код формы документа как по ОКУД, так и по локальному классификатору.

4. Кем утверждена, дата утверждения. В графе указывается наименование государственного органа, утвердившего форму документа, вид правового акта, его дата и номер.

5. Периодичность. Отмечается периодичность создания документа (ежеквартальная, ежегодная, полугодовая, по мере необходимости и т.д.)

6. Подразделение организации, ответственное за подготовку документа. В графе проставляется наименование структурного подразделения организации, в котором создается документ.

7-8. Согласование (внешнее, внутреннее). В графе отмечается порядок согласования проекта документа: внешнее (со сторонней организацией); внутреннее (в самой организации). Указывается должность лица, с которым согласовывается документ. В наименование должности включается наименование организации или структурного подразделения.

9-11. Удостоверение (подпись; утверждение; печать). В графе указывается порядок удостоверения документа: подпись (указывается наименование должности лица, подписывающего документ); утверждение (графа заполняется в случае, если документ подлежит утверждению. Указывается должность лица, утверждающего документ или наименование соответствующего документа. Печать (графа заполняется в том случае, если на документе проставляется печать: гербовая или простая).

12. Примечания. В графу вносятся дополнительные данные в процессе ведения табеля, например: сведения об отмене формы документа, изменениях в процедуре ее согласования и утверждения и др.

В процессе разработки табеля и унификации документов особое внимание необходимо уделять наименованиям документов. Наименование документа должно точно соответствовать назначению документа и строиться в соответствии с современными требованиями, предъявляемыми к документам.

Разделами Табеля могут являться наименования управленческих функций и задач, реализуемых в деятельности отдела. Рекомендуется построение Табеля по функциональному признаку, так как оно исключает необходимость корректировки всего Табеля при изменении структуры отдела.

Выбор задач и функций отдела при подготовке Табеля остается за конкретной организацией в соответствии с ее положением.

Для установления последовательности расположения форм документов в Табеле необходимо выбрать вид внутренней структуры, которая определяет группировку форм документов по соответствующим разделам. Структура Табеля - это классификационная схема управленческих функций и задач.

Все пользователи обязаны в равной мере соблюдать требования Табеля при работе с документацией.

Руководство отдела и сотрудники используют Табель в справочных целях, а также в целях контроля за соблюдением требований рациональной организации документирования деятельности.

Справочным аппаратом к Табелю, облегчающим поиск необходимой формы документа, является оглавление (систематизированный список разделов табеля).

В табель унифицированных форм документов отдела включаются:

-формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента. Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти;

- формы документов, утвержденные нормативными актами органов власти и управления субъектов РФ;

- применяемые в организации формы документов, включенные в ОКУД;

-внутренние документы, отражающие устойчивую практику документирования, применение которых основано на сложившихся традициях.

Табель оформляется на общем бланке отдела и содержит следующие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- гриф утверждения документа;

- место составления или издания документа;

- заголовок к тексту;

- текст документа;

- подпись;

- визы согласования.

Данный документ утверждается руководителем организации и является нормативным документом, обязательным для применения всеми работниками.

Ручная обработка не позволяет вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Как никогда ранее возросла потребность в автоматизации обработки документной информации. Однако, практическое внедрение и применение средств автоматизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядоченности документации, для обработки которой они предназначены. Основным направлением совершенствования документации является унификация.

Поскольку документирования является одним из основных средств осуществления функций, возложенных на управление социальными системами, то при унификации управленческих документов нужно прежде установить четкое соответствие между управленческой функцией и содержанием документа, в котором ее показана. В связи с этим при проведении унификации документов важной предпосылкой является учет состояния и при необходимости уточнения организационных аспектов управления, права издания тех или иных видов документов, определение постоянного круга корреспондентов и адресатов.

Унификация управленческих документов - лишь одна, относительно самостоятельная часть единого процесса совершенствования документации управления на определенном этапе, уровне и управлении в целом. Унификацию рассматривают как один из главных методов стандартизации. Она призвана обеспечить приведение объектов стандартизации к рациональной номенклатуры по форме, нормами, размерами по их функциональному назначению. Особенности унификации и стандартизации документов, используемых в автоматизированных компьютерных информационных системах, заключаются в том, что их содержание должно обеспечить решение задач автоматизации, а их форма - обеспечить эффективную подготовку данных с помощью компьютерных технологий.

Результаты унификации и стандартизации документов позволяют повысить производительность труда на различных этапах технологического процесса работы с документами. Унификация и стандартизация полезны и при традиционных, ручных методах работы с документацией, но их эффективность возрастает по мере механизации и автоматизации управленческого процесса. Цель унификации и стандартизации управленческой документации заключается в том, чтобы путем совершенствования их содержания и формы создать систему документов, внедрение которой даст максимальный социальный и экономический эффект.

Состояние научной разработки темы. На современном этапе унификация документов стала объектом изучения таких исследователей, как: Г. Беспянськои [4], Н. Гончаровой [11], Т. Ивановой [23], Ю. Палехи [35], В. Пахомова [38] и др..

Учеными определены основные принципы унификации и стандартизации управленческих документов:

достижения единообразия документов в рамках системы и сопоставимость их отдельных элементов

уменьшение количества видов документов

повышения информативности документов

системность

комплексность

стабильность требований

экономическая целесообразность.

Учеными разработаны также унифицированные формы, которые не следует считать совершенными для всех без исключения случаев. Каждый из авторов имеет свой стиль изложения, свое видение на проблему, и это естественно, когда среди ученых есть разногласия по совершенствованию унифицированных систем.

Следует отметить, что теперь, в условиях информатизации, кроме общих принципов, в научно-практических источниках должны найти свое отражение специальные принципы унификации, современные, более совершенные.

Цель исследования - выяснить все этапы становления и развития унификации управленческих документов, определить основное направление совершенствования документирования и документационного обеспечения управления.

Из цели вытекают следующие задачи:

проанализировать ведения организационно распорядительной документации в Изяславской городском совете Хмельницкой области

охарактеризовать управленческие документы по формальному признаку, которые используются в работе данного органа местного самоуправления

определить особенности содержательной унификации управленческих документов данного учреждения

описать типовые формы первичной учетной документации по статистике труда в Изяславской городском совете.

определить оптимальные пути совершенствования работы с документацией в учреждении.

Объект данного исследования - унифицированные формы современных деловых документов.

Предмет данного исследования - унификация управленческих документов на примере документации Изяславской городского совета Хмельницкой области.

Методы.

Родниковая база. Для написания дипломной работы были использованы Закон Украины «Об обязательном экземпляре документов», ГОСТ 3843-99 «Государственная унифицированная система документации. Основные положения», ДСТУ 3844-95«Государственная унифицированная система документации. Формуляр-образец. Требования к построению», ДСТУ 4163-2003«Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ 2732-2004«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Законы, Постановления, Государственные стандарты, Примерные инструкции, регулирующие вопросы унификации, должны быть взаимообусловлены и взаимодополняемы. Однако в некоторых документах имеют место противоречия относительно единых форм и правил оформления их, и это приводит к нежелательным результатам: снижение социального и экономического эффекта.

Структура дипломной работы. Дипломная работа состоит из
введения, двух глав (Глава 1 - «Унификация как эволюционная тенденция развития документа»; Глава 2 - «Унифицированные формы и тексты управленческой документации на примере документационной базы Изяславской городского совета Хмельницкой области», заключения, списка использованных источников и приложений.
Общий объем работы составляет ___ страниц, в том числе: основной текст - ___ страница, список использованных источников, содержит ___ названия ___ страницах и ____ приложений.