Прием командированных работников

Организуя прием командированных работников, секретарь должен выяснить, согласовано ли это посещение заранее; встреть делегацию или командированного в аэропорте/вокзале; выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель, отметить командировочное удостоверение, выяснить, обеспечен ли командированный специалист гостиницей, если нет, то помочь ему в решении этого вопроса, объяснить наиболее удобный маршрут транспорта от гостиницы к учреждению; собрать воедино и тщательно проанализировать все имеющиеся в распоряжении материалы по фирме и личностные характеристики на приезжающих партнеров, четко определить их места в иерархии фирмы, степень влияния на решение вопросов, уровень компетенции, а также внимательно изучить все материалы по результатам предыдущих переговоров, если таковые проводились ранее; сразу же решить вопрос о том, кто будет вести запись переговоров, с тем чтобы после их окончания составить полный отчет о ходе переговоров и о достигнутых результатах. В случае необходимости, по просьбе руководителя секретарь должен приготовить и подать руководителю и посетителю (или членам делегации) чай или кофе. На обычные деловые переговоры стенографистку, как правило, не приглашают. Нельзя также поручать запись переговоров руководителю группы или переводчику, а так же решить вопрос организации питания, транспортного обслуживания, культурную программу.

Допуск командированных работников (посетителей) производится по временным (разовым пропускам) в установленные и указанные в пропуске часы. Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре и удостоверяет время пребывания в командировке. В нем фиксируются и заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью время прибытия в пункт назначения и время убытия из него. На основании командировочного удостоверения бухгалтерия выплачивает работнику суточные. Если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из компаний, в которые он командирован. Если на прием прибывает делегация, то следует позаботиться заранее о выделении сотрудника организации, который будет сопровождать делегацию. Если прибывает иностранная делегация, следует позаботиться о выделении переводчика, о сувенирах для членов делегации. Смета расходов составляется принимающей стороной с учетом того, за чей счет едет делегация. Если члены делегации приглашены в качестве гостей, то принимающая сторона берет на себя расходы по пребыванию, включая проживание в гостинице, питание, автотранспорт; обеспечивает регистрацию паспортов, получение и транспортировку багажа, работу переводчиков и т. п. Если при этом руководитель иностранной делегации приглашается с супругой, то специально согласовываются финансовые условия ее приглашения. В том случае, когда делегация приезжает за свой счет, принимающая сторона оплачивает расходы, связанные с протокольной частью программы. Остальные расходы (размещение в гостинице, питание, автотранспорт и др.) обеспечивает направляющая сторона. Все финансовые условия визита должны быть проработаны и зафиксированы в письменном документе – письме, факсе. Необходимо также решить и продумать вопрос вручении гостям сувениров или подарков –фирменных или покупных и т. д.

Если на прием прибывает делегация, то секретарю следует заранее позаботиться о выделении сотрудника, который будет сопровождать ее.

При прибытии иностранной делегации секретарь должен позаботиться о наличии переводчика.

Если в офисе гости:

- подготовить необходимую документацию о фирме-партнере;

-приготовить образцы продукции своего предприятия или перечень услуг, оказываемых им. При необходимости иметь возможность сразу же показать прайс-листы;

- подготовить визитные карточки своего предприятия;

- подготовить все необходимое для кофе-брейка;

- предложить разнообразные варианты культурной программы, если гости из другого региона;

- встретить гостей, помочь раздеться и привести их в комнату для переговоров.

Если в офисе юбилей:

- Подготовить пригласительные билеты, согласовав список приглашенных с руководством фирмы.

- Разослать приглашения, в случае необходимости, при.приглашении особо важных гостей, приглашения следует вручать лично.

- Вести переговоры с фирмами, предлагающими услуги по проведению торжеств.

- Подготовить сценарий праздника самостоятельно или, поручив это специальной фирме.

Если необходимо сходить с гостями в театр или ресторан:

- заранее позаботиться о билетах;

- заранее заказать машины;

- предусмотреть возможность в театре посещения буфета;

- в ресторане заказать заранее столик;

- общаться секретарь должен только с гостями, даже, если увидит там свою подругу;

- вести себя в ресторане, учитывая манеры, предусмотренные светским этикетом [20].

Таким образом, прием командированных работников должен быть заранее продуман. Организуя прием командированных работников, секретарь должен выяснить, согласовано ли это посещение заранее; встреть делегацию или командированного в аэропорте/вокзале; выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель, отметить командировочное удостоверение, выяснить, обеспечен ли командированный специалист гостиницей, если нет, то помочь ему в решении этого вопроса, объяснить наиболее удобный маршрут транспорта от гостиницы к учреждению.