![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Вопрос №8 Механические помощники секретаря в организации рабочего времени
Техническими средствами (ТС), которыми чаще всего пользуется секретарь, являются телефон, телефакс, персональный компьютер, факс-модем, копировальный аппарат, машина для уничтожения бумаг. Секретарь должен знать, уметь и максимально использовать имеющиеся средства для повышения эффективности своего труда. Хорошим помощником секретаря при планировании рабочего дня может служить компьютер. На рынке программных продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляют в распоряжение пользователя календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т.п. Наиболее популярными среди них являются информационные системы Lotus. Organizer и Outlook Непременным атрибутом каждого секретаря является рабочий блокнот-ежедневник, в котором дела разносятся по датам и часам. Кроме того, секретарю следует освоить программное средство планирования времени Microsoft Outlook, которое помогает осуществлять хранение, планирование и управление сведениями о встречах, собраниях, задачах, контактах и событиях. С помощью такого инструмента этой программы, как «Календарь», можно осуществлять планирование совещаний, семинаров, деловых встреч; запоминать дни рождения сотрудников и другие важные даты. При планировании в расписание заносится звуковое оповещение, что позволяет не забыть о важной встрече, телефонном звонке или событии. При работе в сети можно посылать приглашения на собрания, а затем отслеживать ответы. Пользователям сети предоставляется право доступа на просмотр чужого расписания при планировании каких- либо мероприятий. Для напоминания о телефонных звонках или других мероприятиях можно использовать функцию мобильного телефона «напомнить». Lotus Organizer называют личной информационной системой, предназначенной для аффективной организации рабочего времени. Оперируя одной частью электронного органайзера, например еженедельником, можно одновременно просматривать другие части - план на месяц, телефонный справочник. Секретарь может иметь доступ к электронному органайзеру своего руководителя и вносить какие-либо данные, делая, кроме того, пометку, что эта информации секретаря, а руководитель вправе решить, воспользоваться данной информацией или оставить ее без внимания. По даже при наличии Lotus для дублирования информации необходимо иметь обычный ежедневник или периодически производить распечатку каких-то данных из Lotus.
|