Вопрос №8 Механические помощники секретаря в организации рабочего времени

Техническими средствами (ТС), которыми чаще всего пользуется секретарь, являются телефон, телефакс, персональный компьютер, факс-модем, копироваль­ный аппарат, машина для уничтожения бумаг. Секре­тарь должен знать, уметь и максимально использовать имеющиеся средства для повышения эффективности своего труда.

Хорошим помощником секретаря при планировании рабо­чего дня может служить компьютер. На рынке программных продуктов предлагается много интересных разработок, кото­рые предоставляют в распоряжение пользователя календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т.п. Наи­более популярными среди них являются информационные си­стемы Lotus. Organizer и Outlook

Непременным атрибутом каждого секретаря является ра­бочий блокнот-ежедневник, в котором дела разносятся по да­там и часам. Кроме того, секретарю следует освоить про­граммное средство планирования времени Microsoft Outlook, которое помогает осуществлять хранение, планирование и управление сведениями о встречах, собраниях, задачах, кон­тактах и событиях.

С помощью такого инструмента этой программы, как «Ка­лендарь», можно осуществлять планирование совещаний, семи­наров, деловых встреч; запоминать дни рождения сотрудников и другие важные даты. При планировании в расписание зано­сится звуковое оповещение, что позволяет не забыть о важной встрече, телефонном звонке или событии. При работе в сети можно посылать приглашения на собрания, а затем отслежи­вать ответы. Пользователям сети предоставляется право досту­па на просмотр чужого расписания при планировании каких- либо мероприятий.

Для напоминания о телефонных звонках или других меро­приятиях можно использовать функцию мобильного телефона «напомнить».

Lotus Organizer называют личной информационной систе­мой, предназначенной для аффективной организации рабочего времени. Оперируя одной частью электронного органайзера, например еженедельником, можно одновременно просматри­вать другие части - план на месяц, телефонный справочник. Секретарь может иметь доступ к электронному органайзеру своего руководителя и вносить какие-либо данные, делая, кро­ме того, пометку, что эта информации секретаря, а руководи­тель вправе решить, воспользоваться данной информацией или оставить ее без внимания. По даже при наличии Lotus для дублирования информации необходимо иметь обычный еже­дневник или периодически производить распечатку каких-то данных из Lotus.