Этикет делового общения в бумажной и электронной переписке

Этикет – система правил поведения в общественных местах при контактах с другими людьми.На этикет огромное влияние оказывают идеологические и социально-экономические факторы.Деловой этикет представляет собой свод правил и норм целесообразного поведения партнеров по совместному делу, обеспечивающий уважение человеческой личности и неукоснительное соблюдение правовых, финансовых и этических обязательств. Как и общественный этикет, этикет делового общения – это набор правил, которые закрепились в социуме. Норма требует соблюдения этих правил при составлении документов, при письменном общении с коллегами и партнерами.При написании документов не применяется личное восприятие, так как передаваемая информация является стандартной. Интересы, высказываемые в деловой переписке, выражает не конкретный человек, а целая организация или предприятие. Все просьбы или прошения, описанные в документах, излагаются от первого лица множественного числа, а не от единственного числа. То есть, предполагается местоимение «мы», а не «я». Чаще всего в документах и других официальных текстах используются формы слова «уважаемый». Если после обращения поставить запятую, то предложение будет трактоваться как нейтральное, будничное. Если поставить восклицательный знак, то он укажет на важность документа, на его значимость. Деловая переписка не приемлет излишней эмоциональности в изложении. Для нее характерен нейтральный тон. Вместо эмоциональных средств оценки применяются логические. В документах нельзя использовать диалектизмы или просторечные выражения. Также табу накладывается на междометия или слова с суффиксами субъективной оценки (уменьшительно-ласкательными, например). Модальные слова тоже нежелательно использовать в официальной речи. При написании текста необходимо ориентироваться на факты, а не на эмоциональную составляющую. Документ должен следовать четкой логике изложения.Если взять Структуры электронные деловые письма почти ничем не отличаются от традиционных. У электронного письма есть адрес получателя и адрес отправителя, в системные сообщения включены дата и время отправления и получения письма, текст, подпись отправителя, сохраняется строка “Тема сообщения” (“Subject”), есть возможность послать копию документа, приложенный файл выполняет функции команды Приложение. Специфические же особенности электронных деловых писем прежде всего связаны с этикетными элементами текста.В сети Интернет сложились определенные нормы общения, которые получили название “Сетикет” (Netiquette). Основу сетикета составляют те же правила, что и в других видах этикета: понятность изложения и соблюдение правил приличия при ведении диалога. Однако этикетные элементы электронного и бумажного делового письма различаются. Так, если в традиционном деловом письме функцию приветствия выполняет обращение, являющееся обязательным элементом послания, то в электронном письме можно опускать обращение и приветствие и сразу переходить к сути вопроса. В случае если письму нужно придать более официальный характер, используют следующую этикетную модель: “Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя-отчество адресата”, после которой чаще всего ставят запятую (в отличие от традиционного письма, в котором после обращения стоит восклицательный знак). Отличительной особенностью электронного делового общения является обращение к адресату по имени (в полной форме) вне зависимости от его ранга и должности. Эта тенденция получила свое распространение и в устной форме делового общения, прежде всего в сфере коммерческих отношений. В служебной переписке государственных служащих сохраняется норма обращения по имени-отчеству. Основные правила деловой переписки:

Письменное общение ведется в рамках действующего законодательства.

1 Деловое письмо должно иметь подпись компетентного должностного лица.

2 Деловое письмо – это документ, который имеет соответствующую структуру деловой корреспонденции.

3 Текст документа должен быть грамотным, аккуратным, без исправлений. Факты излагаются кратко и последовательно. Объективные события и факты при необходимости подтверждаются приложенными документами.

4 Деловые письма оформляются на фирменных бланках. Стиль изложения краткий, четкий, не допускающий двоякого толкования.

Деловую переписку разделяют на официальную и личную, а также на внешнюю и внутреннюю.

Переписку ведут на бумажных носителях либо в электронном виде.