Проверка правописания

Как бы внимательно вы ни набирали текст, все равно возникают ошибки. При проверке работы грамматические ошибки не способствуют ее высокой оценке. В результате применения инструментов проверки правописания в редакторе Word можно будет избежать опечаток, а также многих синтаксических ошибок, которые часто возникают, если работать с текстом непосредственно в электронном виде. Правильные настройки проверки правописания и пунктуации приведут к тому, что слова, которые были набраны с ошибками, будут подчеркнуты красной волнистой линией, предложения с пунктуационными ошибками – зеленой волнистой линией.

Правильное применение инструментов проверки орфографии и пунктуации зависит от правильных настроек редактора Word и текстового файла, которые имеют неприятное свойство меняться, особенно в тех случаях, когда в тексте встречаются слова на разных языках (например, если в русском или украинском тексте встречаются английские слова). Определить, что проверка правописания работает неверно, на самом деле очень просто: если все слова вдруг подчеркиваются красной волнистой линией или, наоборот, слова с явной ошибкой не подчеркиваются, значит, что-то здесь не так.

Итак, в первую очередь необходимо установить параметры проверки орфографии и пунктуации. Для этого выполните команду Сервис > Параметры, перейдите на вкладку Правописание. Здесь можно задать установки редактора Word для проверки правописания вводимого текста (рис. 8). Если вы хотите, чтобы текст проверялся автоматически, убедитесь в том, что установлен флажок автоматически проверять орфографию. Естественно, что флажок не выделять слова с ошибками должен быть снят. Другие флажки позволяют настроить расширенные параметры управления проверкой орфографии. Например, параметр Всегда предлагать замену означает, что в контекстном меню текстового редактора Word будут отображены варианты правильного написания, здесь же размещены примеры слов, для которых не следует проверять орфографию (например, слова с цифрами, интернет-адреса). В этом же окне аналогично задаются параметры проверки грамматики. Теперь текстовый редактор Word будет выделять неправильно введенные слова, подчеркивая их волнистой линией.

Рис. 8. Окно настройки параметров проверки правописания

Следующим этапом настройки проверки орфографии является установка языка. Для изменения этого параметра выделите текст и выполните команду Сервис > Язык > Выбрать язык, из появившегося списка выберите правильный язык текста, например русский или английский (рис. 9). Установив флажок Определять язык автоматически, вы доверите определение языка набираемого текста компьютеру. С помощью кнопки По умолчанию вы сможете задать язык, который будет автоматически установлен во всех текстах, открывающихся в Word.

Рис. 9. Перед проверкой правописания нужно установить язык текста

Теперь вам остается внимательно следить за текстом, который вы набираете. Как только после завершения ввода слова вы увидели красную подчеркивающую линию, попробуйте исправить ошибку. Для этого необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши (или нажать соответствующую ей клавишу на клавиатуре) на слове. В появившемся контекстном меню будут отображены варианты правильного написания слова. Выбрав один из вариантов, вы замените неверное слово верным.

Используя пункт Орфография контекстного меню слова с ошибкой, можно открыть одноименное окно, в котором вы получите доступ к расширенным возможностям, связанным с проверкой правописания текста (рис. 10). Здесь также можно выбрать вариант для замены слова другим, правильным. Чтобы автоматически исправить все неверные слова файла, нажмите кнопку Заменить все. Слово можно не проверять, пропустив его, для чего предназначена кнопка Пропустить. В этом случае слово исправлено не будет, но красная линия, показывающая ошибку, исчезнет. Выбор пункта Пропустить все означает, что все слова, отмеченные как неверные, останутся неисправленными. Эта возможность существует для того, чтобы убрать подчеркивания с правильно написанных слов, отсутствующих в словаре редактора Word (например, фамилии или термины).

Рис. 10. Расширенные возможности настройки проверки правописания окна Орфография

В окне Орфография можно настроить автозамену неправильно написанного слова. Автозамену используют для наиболее часто встречающихся ошибок. Например, если вы набрали «Интренет» вместо «Интернет», в окне Орфография можете выбрать нужный вариант в поле Варианты и нажать кнопку Автозамена. Теперь, если вы еще раз сделаете эту же ошибку, средство орфографии редактора Word автоматически заменит этот вариант правильным. Нужное слово можно также выбрать, щелкнув на пункте Автозамена контекстного меню неверно написанного слова.

Несмотря на то что словарь Word довольно полный и с каждой версией программы он становится все лучше, некоторые термины могут быть не включены в него. В этом случае верно набранное слово воспринимается текстовым редактором как слово с ошибкой и подчеркивается красной волнистой линией. Чтобы этого не было впредь, слово можно внести в словарь. Для этого предназначена кнопка Добавить в окне проверки орфографии. Иногда средство проверки правописания Word может помогать и в проверке пунктуации, то есть в правильности расстановки знаков препинания. Если в предложении возможны пунктуационные ошибки, то оно подчеркивается зеленой волнистой линией. Вызвав контекстное меню, можно на экране отобразить причину «недовольства» Word: появившаяся подсказка сообщит пользователю о возможных проблемах со знаками препинания.

1.4. Сноски и закладки (вставка сносок, сноски и список литературы, навигация по документу с помощью закладок, нумерация страниц)

Вставка сносок. При создании научных, курсовых или дипломных (особенно по гуманитарным наукам) работ иногда бывает необходимо непосредственно в тексте указать точный источник, откуда была взята цитата. Для этого и в книжном тексте, и в документе, созданном в редакторе Word, используют сноски. Они предназначены для пояснений, комментариев и ссылок на другие документы. При перестановке абзацев, содержащих сноски, соответствующим образом будут переставлены и сами сноски. Таким образом, пометив текст сноской, вы можете быть уверены, что она не потеряется. Вы можете удалять сноски, перемещать их в документе – остальные будут автоматически перенумерованы.

В редакторе Word можно использовать обычные или концевые сноски. Обычные располагаются на той же странице, на которой находится помеченный сноской текст. Концевые сноски размещаются в конце документа.

Сноска состоит из двух связанных частей: знака сноски и текста сноски. Знак сноски ставится возле текста, к которому относится сноска; с него же начинается и текст сноски.

Для вставки сноски выполните команду Вставка > Ссылка > Сноска и в появившемся окне задайте параметры будущей сноски (рис. 11). В первую очередь, это тип сноски – его можно задать в области Положение. Тут же задают размещение концевой сноски (в конце раздела или в конце документа). Ниже, в области Формат, указываются параметры нумерации сносок – формат номера и с какого числа начинать нумерацию. В редакторе Word сноски нумеруются автоматически по всему документу или же отдельно для каждого раздела. После ввода первой сноски в разделе последующие оформляются и нумеруются автоматически. При удалении знака сноски возле обозначенного ею текста удаляется и сама сноска.

Рис. 11. Устанавливаем параметры сноски

Чтобы удалить все сноски, вошедшие в документ, выберите в меню Правка команду Заменить. На вкладке Заменить нажмите кнопку Больше, затем, воспользовавшись кнопкой Специальный, выберите параметр Знак сноски или Знак концевой сноски. Убедитесь, что поле Заменить на пусто, а затем нажмите кнопку Заменить все.

Сноски и список литературы. Сноски можно использовать как удобный инструмент при создании списка литературы. Ведь при оформлении работы необходимо не только указать список литературы, но и пометить соответствующие абзацы и предложения в тексте. В этом случае вам удобнее будет воспользоваться концевыми сносками. С их помощью можно будет легко выделить соответствующие абзацы, кроме того, все литературные источники будут автоматически размещаться на отдельной странице в конце документа в том же порядке, в котором расположены помеченные ими абзацы. При создании концевой сноски не забудьте указать ее расположение – в конце документа.

Чтобы напечатать концевые сноски на отдельной странице, вставьте в конец раздела или документа (в зависимости от того, где расположены концевые сноски) разрыв страницы, воспользовавшись пунктом меню Вставка > Разрыв и в появившемся окне выбрав в области Начать пункт новую страницу.

При создании списка литературы на основе концевых сносок существует одна особенность – в некоторых ситуациях необходимо пометить разные абзацы одной и той же сноской. При использовании обычных сносок такой проблемы не возникает, так как в этом случае просто указывают литературный источник на каждой странице. При использовании концевых сносок для решения этой задачи необходимо применение перекрестных ссылок. Именно они позволяют разместить в тексте документа ссылку на уже существующую сноску. Для вставки перекрестной ссылки в нужном месте установите курсор и выполните команду Вставка > Ссылка > Перекрестная ссылка. В появившемся окне в раскрывающемся списке Тип ссылки установите значение Концевая сноска, а рядом в списке Вставить ссылку на: – пункт Номер концевой сноски. В поле, расположенном ниже, будет помещен список всех концевых сносок, уже вставленных в документ (рис. 12).

Рис. 12. С помощью перекрестных ссылок можно сформировать список литературы

Навигация по документу с помощью закладок. Текстовый редактор Word умеет не только оформлять тексты произвольным образом. С его помощью вы сможете легко перемещаться по любому, даже самому большому документу.

Самый простой способ упрощения навигации по тексту состоит в использовании закладок. Они выполняют в документе Word ту же функцию, что и обычные бумажные в книге. Создав закладку, вы сможете легко найти нужное место. Закладками рекомендуется помечать самое важное или же то, над чем еще предстоит работа. Пометить фрагмент закладкой можно, выделив нужный текст и выполнив комнаду Вставка > Закладка. В открывшемся окне введите имя закладки (рис. 13).

Рис. 13. Закладки упрощают навигацию по документу

В текст документа можно вставлять произвольное количество закладок, при этом надо следить за тем, чтобы их имена не повторялись. Вставив в документ закладки, вы сможете легко перейти к отмеченной строке. Для перехода нужно нажать клавишу F5 или выполнить команду Правка > Перейти. В открывшемся окне в списке Объект перехода выберите Закладка, а рядом укажите имя закладки. После нажатия клавиши Перейти активной станет строка, помеченная закладкой.

Нумерация страниц. Текстовый редактор Microsoft Word обладает гибкими инструментами нумерации страниц. С их помощью можно автоматически присваивать номера страницам документа, размещать их в любом месте страницы. При этом возможно использование различных форматов номеров.

Для вставки номеров страниц выполните команду Вставка > Номера страниц. В появившемся окне указываются различные параметры. Среди них – положение номера на странице и его выравнивание, а также наличие номера на первой странице документа. Воспользовавшись кнопкой Формат, можно открыть окно для настройки расширенных параметров форматирования (рис.14.). В первую очередь обратите внимание на переключатели области Нумерация страниц. С их помощью можно задать начальный номер страницы.

Рис. 14. Настройка параметров нумерации страниц

Воспользовавшись пунктом продолжить, вы сможете задать продолжение нумерации в соответствии с номерами из предыдущего раздела. Пункт начать с позволяет вручную указать номер первой страницы документа или раздела. Кроме этого, в списке Формат номера можно задать тип нумерации.

Если документ состоит из нескольких глав, можно задать отдельную нумерацию страниц для каждой главы. Можно также включить номер главы в состав номера страницы, например: 1–1, 1–2, 1–3 и 2–1, 2–2, 2–3. Для этого нужно, в первую очередь, отформатировать заголовки глав документа в соответствии со стандартными стилями Заголовок 1, Заголовок 2 и т. д. Дальше в окне Формат номера страницы установите флажок Включить номер главы, а ниже укажите соответствующие значения в списках Начинается со стиля и Разделитель.

Раздел – это часть документа, имеющая заданные параметры форматирования страницы. Новый раздел создается при необходимости изменения таких параметров, как нумерация строк, количество столбцов или колонтитулы. Разрыв раздела– это специальная пометка, которая вставляется в документ для обозначения конца раздела. Разрыв раздела хранит сведения о таких элементах форматирования раздела, как поля, ориентация страницы, колонтитулы и последовательность номеров страниц.

Номера страниц отображаются в колонтитулах. Колонтитулы – это специальная область документа, расположенная выше верхней границы текста и ниже нижней границы. Для удаления номеров страниц их необходимо удалить в колонтитулах. Для этого выполните команду Вид > Колонтитулы, отобразите в окне документа колонтитулы, а потом удалите их как обычный текст (рис. 15).

Рис. 15. Удалить номера можно с помощью колонтитулов

Номера страниц будут удалены со всех страниц документа. Чтобы убрать часть номеров страниц, следует разбить документ на разделы, а затем удалить номера страниц в соответствующих разделах.

Воспользовавшись колонтитулами, можно изменить размер и тип шрифта номеров страниц документа. Для этого в меню Вид выберите пункт Колонтитулы, выделите нужный колонтитул и номер страницы, а далее установите нужные параметры форматирования шрифта.