Задание 1. Министерство образования и науки РФ

Министерство образования и науки РФ

ФБГОУ ВПО КАЗАНСКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ

ТЕХНИЧЕСКИЙ

УНИВЕРСИТЕТ им. А.Н. Туполева – КАИ

Институт экономики, управления и социальных технологий

Направление подготовки 38.03.03 «Управление персоналом»

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Компьютерное делопроизводство»

Выполнила: Кутдусова А.Р.

студентка гр. 9178

Проверила: Ильина О.В.

Казань, 2015

Содержание

Грамотное и своевременное оформление документов высоко ценится в деловой практике. Вне зависимости от ведения делопроизводства традиционным способом либо с использованием персонального компьютера оформление документов осуществляется по установленным правилам.

Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитие малого и среднего бизнеса не обходится без компьютера в офисе организации.

Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивов и " десять тысяч одних курьеров" определяли " лицо" солидной организации. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.

Предмет исследования: характеристика компьютерного делопроизводства. Объект работы – система делопроизводства в организации. Цель работы – рассмотреть компьютерное делопроизводство. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- изучить необходимость автоматизации делопроизводства;

- рассмотреть основы организации компьютерного делопроизводства;

- проанализировать основы электронного документооборота.

Основная часть

Задание 1.

Создать Шаблон письма (Основной документ), который должен содержать следующий неизменный текст:

Уважаем...

Приглашаем Вас на встречу, посвященную... которая состоится... мая 20... в... часов в....

Организатор...

Вместо... в текст вставляются имена полей слияния. Создать письма на основе Шаблона, использовав Источник данных.

Для создания нового документа выбираем команду Файл, Создать. В открывшемся поле выбираем «Мои шаблоны» и создаем новый шаблон.

Сохраняем шаблон под именем Шаблон бланка для письма. Устанавливаем параметры: размер бумаги А4 210х297 мм, размер полей (мм): 20 - левое; 10 - правое; 15 - верхнее; 20 – нижнее. 5. Для оформления реквизитов устанавливаем: параметры шрифта Times New Roman Cyr, размер – 12, параметры абзаца: выравнивание по левому краю, без отступов, без красной строки, междустрочный интервал – одинарный.

В соответствии с ГОСТ оформляем реквизиты: Эмблема организации, Наименование организации, Справочные данные об организации, Дата, Регистрационный номер документа, Ссылка на регистрационный номер документа и Подпись (см. Приложение 1).

Для создания Письма жмем Файл, Открыть, находим Шаблон письма. Выбираем графу Рассылки, Начать слияние, Пошаговый мастер слияния, идем по списку. В графе Выбор получателей жмем Создание списка. В Новом списке адресов жмем Настройка столбцов и вводим наименования в графы: Обращение, Мероприятие, Число, Год, Время, Место, Организатор. Затем в графы вставляем собственные данные в пяти вариантах. Сохраняем под именем Источник данных. На 4 этапе – Создание письма вставляем исходный текст и на местах, где стоит многоточие, через графу Другие элементы выбираем нужные нам и вставляем по порядку.

На 5 этапе выбираем получателя, переключая кнопки со стрелками. Письмо автоматически вставляет то, что прописано в источнике данных (Приложение 2-6). На 6 этапе, Завершение слияния, печатаем документ или редактируем письмо.

Уважаем«Обращение» «Имя»!

Приглашаем Вас на встречу, посвященную «Мероприятие», которая состоится «Число» мая 20«Год» в «Время» часов в «Место».

Директор Мусина Э.Г.

Организатор «Организатор»

Задание 2.

Создание документа (письма) с использованием шаблона бланка для писем.

1. Командой меню Файл→ Создать создать Документ, выбрав для создания файл Шаблон бланка письма (ФИО).

2. Заполнить на бланке реквизиты письма.

ГОСТ Р 6.30-97

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 14, 15, 16; 17; 18; 19.

3. Заполнить реквизит Адресат.

ГОСТ Р 6.30-97 п.3.14

3.14 В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

ООО «АРОМАТ-ФАРМ»г. Казань, ул. ул Лево-Булачная д, 56

Тел: (843) 236-90-42

Факс: 236-91-14

E-mail: AromatF@mail.ru

www. aromat-farm.ru

На № и от____

Директор Мусина Э.Г.

ООО «АРОМАТ-ФАРМ»г. Казань, ул. ул Лево-Булачная д, 56

Тел: (843) 236-90-42

Факс: 236-91-14

E-mail: AromatF@mail.ru

www. aromat-farm.ru

На № и от_____

Директор Мусина Э.Г.

Уважаем«Обращение» «Имя»!

Приглашаем Вас на встречу, посвященную «Мероприятие», которая состоится «Число» мая 20«Год» в «Время» часов в «Место».

Организатор «Организатор»

Директор Мусина Э.Г.

Задание 3

Создать электронную форму «Анкета для менеджера». Постоянная часть формы должна содержать следующие поля: Фамилия, Имя, Отчество, Год рождения, Образование, Предыдущее место работы, Желаемая зарплата, Дополнительные сведения.

Для создания электронной формы создадим шаблон: Файл, Создать, Мои шаблоны, Новый шаблон. Сохраняем под именем «Шаблон электронной формы».

Затем вставляем таблицу, которая будет состоять из двух столбцов и девяти колонок. В верхней графе пишем «Анкета для менеджеров». В колонках с помощью Инструмента управления формами вставляем Поле, жмем ПМК, выбираем Свойства, в графе Текст по умолчанию вписываем Фамилия. Аналогичную операцию проводим с остальными графами.

Переходим в графу Год рождения. На панели Элементы управления выбираем Раскрывающийся список, затем, не снимая выделения, жмем Свойства. В появившемся окне жмем Добавить и добавляем в список даты с 1961 по 1994 год. Теперь в этой графе можно при нажатии стрелки выбрать год рождения поступающего на работу. Аналогично поступаем с графами Образование и Желаемая зарплата (Приложение 7-8).