Исследование и проектирование функций управления

Исследование и проектирование функций управле­ния является наиболее трудоемкой задачей, особенно в условиях переходного периода, так как любое их изме­нение приводит к изменению структуры управления.

Нечеткое распределение функций неизбежно дефор­мирует структуру и снижает качество и эффективность управления, именно поэтому функциональное содержа­ние управления имеет первостепенное значение. Кроме того, с развитием новых форм экономического сотруд­ничества и расширением взаимосвязей управление диф­ференцируется, а функции управления развиваются, в частности, появляются функции технического, коммер­ческого управления и другие.

Следовательно, повышение эффективности управ­ленческой деятельности в значительной степени зависит от правильного понимания функций управления. Иссле­довать функции управления в конкретном подразделе­нии — значит определить, кто и что делает, как связаны между собой сотрудники в процессе управления, как связаны управленческие решения, почему именно эти, а не другие решения готовятся в этом конкретном подраз­делении. Знать это необходимо для того, чтобы обеспе­чить эффективное управление функциональных обязан­ностей аппарата управления в целом.

Сущность работы по управлению организацией (пред­приятием или компанией) заключается в том, чтобы ис­следовать каждую отдельно взятую функцию в каждом отдельно взятом подразделении. Взаимосвязь этих функ­ций определяет функциональное содержание управления. О человеке, работающем в аппарате управления, мы зна­ем немного. Отсюда — необходимость комплексного изу­чения управленческой деятельности, его функциональ­ного содержания.

Именно эта важная задача - исследование каждой от­дельной функции и их взаимосвязей — позволяет вскрыть существо работы по управлению в отдельных подразделе­ниях и организации в целом.

Выделение функций управления вызвано еще и мно­гообразием управленческой деятельности, т.е. процессами принятия решений. Поскольку каждая отдельная функция характеризует специфическую управленческую деятель­ность, то совокупность таких функций позволяет форми­ровать конкретную систему управления: представить процесс управления вне функций управления невозможно. Именно поэтому к их определению предъявляются повы­шенные требования и определить однозначно, что пони­мается под функцией управления, весьма сложно.

На современном этапе у ученых нет единого мнения о трактовке и содержании функций управления. Это значи­тельно затрудняет процесс проектирования систем управ­ления на строго методологической основе. В самом деле, чтобы сформулировать управленческие решения, посред­ством которых мы управляем конкретной организацией и которые реализуют выбранные цели функционирования, неизбежно следует пройти по цепочке: цель — функции — решения. В этом случае набор решений непосредственно будет определяться набором (совокупностью) функций управления. Следовательно, состав решений, реализую­щих одну и ту же цель, может быть различным, что вряд ли объяснимо с точки зрения логики и здравого смысла. Отсюда повышение требований, которые предъявляются к трактовке функций управления.

Дадим определение. Функция управления — это одно­родный вид деятельности, объективно необходимой для реализации целей функционирования и выделенной по определенному признаку.

Такими признаками могут быть специфика и мас­штаб производства, формы организации производствен­ных процессов, взаимосвязь структурных подразделений, их количество на уровнях управления и др.

В связи с этим выделяются общие и специфические функции управления.

К общим функциям управления относятся: планирова­ние, организация, регулирование, контроль, учет, т.е. те функции, которые характеризуют процесс управления.

К специфическим функциям управления относят управ­ление:

• основными производственными процессами;

• вспомогательными и обслуживающими процессами;

• оперативное (производством);

• технической подготовкой производства;

• сбытом продукции и др.

Проектирование системы управления, организации, в том числе и любого конкретного предприятия, невоз­можно без определения состава функций управления. При этом необходимо исследовать множество факторов:

1) характеристики организации как системы — входа, самого процесса, выхода;

2) стадии жизненного цикла продукта;

3) цикл принятия решений;

4) содержание процесса управления.

Рассмотрим, как учитываются эти факторы при ис­следовании и проектировании функций управления.

Фактор «Характеристики организации как системы» позволяет выделить функции по управлению ресурса­ми, основными фондами (здания и сооружения), дейст­вующими производственными процессами и продук­том. К ним отнесены функции управления материаль­но-техническими, трудовыми, энергетическими, ин­формационными и другими ресурсами, а также управ­ление производственными процессами — управление результатами деятельности предприятия (промышлен­ной продукции и услугами).

Фактор «Стадии жизненного цикла продукта» пред­полагает исследование полного набора функций управ­ления на всех стадиях жизненного цикла; заготовитель­ной, обработочной, сборочной, испытательной.

Фактор «Цикл принятия решений» позволяет зафик­сировать все стадии подготовки управленческого реше­ния. К ним относятся:

1. Подготовка решения.

2. Утверждение решения.

3. Внедрение решения.

4. Оценка результатов внедрения решения.

Подготовка решения — это обоснование, составление и проверка правильности решения, которая осуществля­ется аппаратом управления и заканчивается визировани­ем вновь подготовленных документов.

Утверждение решения — это фиксация факта приня­тия решения, его утверждение. Эту деятельность осуще­ствляет руководитель подразделения или организации, ответственный за принятие данного решения.

Внедрение — деятельность, связанная с отдачей со­ответствующих распоряжений руководителями и ис­полнителями.

На этой стадии оценивается результат, полученный по­сле реализации принятого ранее управленческого решения; оценивается и само решение (необходимость его утвержде­ния), и результаты внедрения управленческого решения.

Таким образом, порядок формирования состава функ­ций управления следующий:

1) выбор исследуемого объекта;

2) формирование набора специфических функций;

3) выбор конкретной специфической функции, под­лежащей исследованию;

4) исследование необходимости применения общих функций управления в пределах выбранной специ­фической функции;

5) формирование конкретных функций в терминах управленческих решений.

Выберем, например, в качестве объекта исследова­ния производственный отдел машиностроительного пред­приятия.

Исследованию подлежит специфическая функция «Уп­равление основными производственными процессами». Для реализации данной функции необходимо применять пол­ный набор общих функций, а именно по планированию, организации, регулированию, контролю и учету. Рассмот­рим схему формирования функций управления (рис. 5.3.).

Анализируя схему формирования состава функций управления, можем сделать следующие выводы:

1. Для реализации выбранной нами функции «Уп­равление основными производственными процессами» необходимо применять полный набор общих функций управления, а именно: планирование основных произ­водственных процессов, организация основных произ­водственных процессов, регулирование основных произ­водственных процессов, контроль основных производст­венных процессов, учет показателей деятельности ос­новных производственных процессов. Полный набор общих функций управления также необходим и для реализации остальных четырех специфических функций, указанных в схеме.

Рис.5.3. Фрагемент схемы формирования состава функций управления

2. В рамках каждой из перечисленных функций управ­ления необходимо сформулировать полный набор управ­ленческих решений, реализующих эти общие функции.

3. Поскольку управленческое решение всегда конкрет­но, то наименования «Подготовка управленческих реше­ний по планированию основного производства» или «Оценка управленческих решений по планированию ос­новного производства» (как это указано в схеме) не харак­теризуют конкретное содержание управленческой деятель­ности и, следовательно, являются функциями управления, выраженными в терминах управленческих решений.

4. Предметное содержание функций управления должно вестись на уровне конкретных управленческих решений.

5. Состав управленческих решений должен быть опре­делен на основе изучения практической деятельности ра­ботников каждого подразделения и регламентирующих документов, таких как Положение об организации, долж­ностные инструкции и другие.