Оперативный бюджет

Финансовый бюджет

Рис. 2 Общий бюджет предприятия

Как видно из приведенной схемы, общий бюджет состоит из двух частей основных бюджетов: оперативного и финансового бюджета.

Оперативный бюджет, или текущий бюджет, определяет планируемые операции на предстоящий год по сегментам или отдельным функциям предприятия. Современное предприятие - сложная система, то соответственно управление им для достижения поставленной цели требует разделения труда на составляющие части, что обычно называют горизонтальным разделением труда. Если на малых предприятиях горизонтальное разделение труда проявляется недостаточно четко, то на крупных предприятиях выделяются функциональные сферы (виды) деятельности.

Так, на производственном предприятии типичными являются следующие виды деятельности, которые требуют управления ими:

- управление маркетингом;

- управление производством;

- управление персоналом;

- управление инвестициями;

- управление финансами.

Управление маркетингом обеспечивает на основе изучения рынка правильность, определения - какую продукцию необходимо производить, в каких количествах, по каким ценам. На основе исследований отдела маркетинга определяется бюджет продаж, который является отправной точкой для разработки большей части других бюджетов. Бюджет продаж и его товарная структура предопределяют общий характер деятельности всего предприятия.

Маркетинговая деятельность предполагает необходимость осуществления соответствующих затрат, которые находят выражение в бюджете коммерческих расходов. В нем аккумулируются все расходы, связанные со сбытом продукции.

Управление производством предполагает, что соответствующие службы осуществляют управление процессом переработки сырья, материалов, полуфабрикатов в продукт, который реализуется покупателям. Процесс управления производством включает в себя:

ü управление разработкой и проектированием продукта;

ü выбор технологического процесса, расстановку кадров и техники;

ü управление закупкой сырья, материалов, полуфабрикатов;

ü управление запасами на складах, включающее хранение закупленных товаров собственного производства для внутреннего пользования и конечной продукции;

ü контроль качества сырья, материалов, топлива, товаров.

В результате реализации всех этапов производственного процесса определяется выпуск продукции исходя из объема продаж в натуральном выражении, что и находит отражение в производственном бюджете.

В целях обеспечения материальными ресурсами плана производства разрабатывается бюджет закупки/использования материалов: плановые потребности закупки материалов и их использование могут отражаться вместе в одном документе и определяться отдельно.

Управление персоналом обеспечивает производственный бюджет потребным количеством работающих, подбор, расстановку кадров, оптимальное использование трудовых ресурсов и формирование на этой основе денежного выражения затрат труда - фонда оплаты труда. Весь этот объем информации находит отражение в бюджете

Бюджет общепроизводственных расходов представляет собой детализированный план предполагаемых остальных производственных затрат, которые необходимо осуществить для выполнения производственного плана.

Бюджет общих и административных расходов предполагает аккумуляцию всех других затрат текущего характера, которые непосредственно не связаны с производством и реализацией продукции, но необходимы для поддержания деятельности предприятия в целом.

На основе разработанных бюджетов использования материальных ресурсов, трудовых затрат, общепроизводственных расходов определяется смета (бюджет) себестоимости выпуска продукции, а с учетом бюджетов коммерческих расходов, общих и административных расходов и общая себестоимость реализованной продукции, используя данные которой разрабатывают прогнозный отчет о прибылях и убытках.

Управление инвестиционной деятельностью, направленное на совершенствование организации производства, труда и управления, предполагает реализацию как капитальных (долгосрочных), так и текущих затрат. Если текущие затраты находят отражение при формировании соответствующих бюджетов, составляющих оперативный бюджет, то затраты капитального характера находят отражение в соответствующем бюджете - бюджете капитальных затрат. Он включается во второй раздел общего бюджета - финансовый бюджет.

Финансовый бюджет - это план, в котором отражаются предполагаемые источники финансовых средств и направления их использования. Поэтому финансовый бюджет включает в себя кроме бюджета капитальных затрат бюджет (смету) денежных средств, а также бухгалтерский баланс и отчет о финансовом положении.

Таким образом, все бюджеты, в том числе и расходования отдельных видов ресурсов, тесно взаимосвязаны. Прогноз продаж - первый шаг в процессе составления бюджетов, на основе которого разрабатываются бюджет коммерческих расходов и производственный бюджет, который, в свою очередь, является исходным для определения бюджетов материальных затрат, трудовых и общепроизводственных расходов. На основе вышеперечисленных бюджетов формируется бюджет себестоимости продукции, который используется при разработке прогнозного отчета о прибылях и убытках.

6 -7. Сравнение фактических и запланированных результатов и принятие мер в случае их расхождения - это последние этапы процесса управления, представленные на рисунке 1. В них выражается действие функции управления, контроля и регулирования. Реализация функции контроля предполагает сопоставление фактических данных, представленных в отчетах, с бюджетными. Данные отчетов обеспечивают обратную связь для сравнения запланированных и фактических результатов. Особое внимание уделяется показателям, которые расходятся с запланированными, чтобы менеджеры соответствующих служб сосредоточили на них свое внимание. Эффективность контроля и регулирования зависит от корректирующих действий, направленных на приведение фактических результатов в соответствие с запланированными показателями. В свою очередь планы также могут уточняться, если сравнительный анализ показывает, что какие-то запланированные показатели не могут быть достигнуты. Эти корректирующие действия обозначены на рис. 1 линиями со стрелками, соединяющими этапы 7 и 5, 7 и 2. Эти линии формируют контуры обратной связи. Они показывают, что процесс планирования - динамичный процесс, и подчеркивают взаимосвязь между его различными этапами. Обратная связь между этапами 7 и 2 свидетельствует о том, что ход выполнения планов должен постоянно анализироваться и если окажется, что они не выполняемы, то необходимо рассмотреть альтернативные курсы действий, которые обеспечат достижение целей предприятия. Контур обратной связи между этапами 7 и 5 показывает корректирующие действия, предпринимаемые с целью приведения фактических результатов в соответствие с запланированными.

Стимулирование (мотивация) - это такая функция управления, действующая на сознание людей, которая помогает всем участникам производственно-хозяйственной деятельности предприятия оценить цели и задачи предприятия и принять решение, соответствующее этим целям и задачам. При этом акцент делается на создание в сознании людей мотива, побуждающего к реализации этих целей и задач. Важным моментом в деятельности руководителей (менеджеров) является их умение побудить подчиненных действовать, прилагая усилия к достижению целей и задач, поставленных высшим руководством предприятия.

Из сказанного следует, что управление - это важнейший вид деятельности по координации работы групп людей, подразделений, предприятия в целом, направленный на выполнение поставленных целей и задач. Все функции системы управления взаимодействуют, формируя единый процесс, т.е. непрерывную цепь взаимосвязанных действий. Управление затратами, являясь частью общей системы управления предприятием, реализуется также исходя из этих функций.

Управленческая функция, «организационная работа», применительно к затратам предприятия реализуется путем разработки соответствующих норм и нормативов потребления различных видов ресурсов (материальных, трудовых, потребления основных фондов) определения круга лиц, подразделений, которые осуществляют эту деятельность и принимают на себя определенную ответственность.

Функция «планирование» предполагает постановку целей (миссии) предприятия, а также конкретных задач, обеспечивающих ее выполнение. Применительно к затратам это разработка плана (бюджета) по себестоимости и отдельных его составляющих (бюджетов материальных, трудовых, общепроизводственных и других расходов).

Реализация контрольной и регулирующей функций предполагает осуществление анализа затрат и контроля за соблюдением плановых (бюджетных) нормативов и показателей в части расходования ресурсов, выявление отклонений от запланированных параметров и разработку мер по предотвращению увеличения фактических затрат по сравнению с плановыми.

Что касается мотивационной функции, то через нее осуществляется стимулирование кого-либо (человека или подразделения) к деятельности, направленной на достижение целей предприятия, а в данной ситуации - деятельности по снижению затрат предприятия.