Тема: Сложные (подчиненные) формы Access. Отчеты для многотабличные баз данных Access.

Access. Лабораторная работа №8.

1. Запустите Access и откройте базу данных Commerce, созданную в Лабораторной работе 5.

2. Подчиненные формы.

Подчиненная форма - это форма, находящаяся внутри другой формы. Первичная форма называется главной, а форма внутри нее называется подчиненной. Используется для вывода данных из таблиц, связанных с отношением «Один ко многим». В родительской форме отображаются данные стороны «Один», в дочерней - стороны «Многие».

Главная форма и подчиненная форма в этом типе форм связаны так, что в подчиненной форме выводятся только те записи, которые связаны с текущей записью в главной форме. Главная форма должна быть простой.

Создайте новую форму на основе таблицы «Поставщики». Используйте мастер форм, выберите поля Код поставщика, Наименование, Директор, тип формы в один столбец. Назовите «Главная_поставщики».

В режиме конструктора расширьте область данных этой формы. Отключите режим мастеров, и добавьте в область данных элемент управления Подчиненная форма. Измените свойства подчиненной формы:

· Объект-источник – это таблица Приход товаров.

· Подчиненные поля и Основные поля – это способ связывания указанных форм. В нашем случае связывающее данные отношение один ко многим выполняется по значениям полей Код поставщика. Воспользуйтесь построителем выражений, чтобы открыть окно «Связь с полями подчиненной формы». Убедитесь, что такая связь установлена, если нет, ее можно установить самостоятельно.

Откройте форму в режиме формы. Попробуйте листать записи главной формы. Форму с подчиненной формой можно использовать для ввода новых записей в таблицу Приход товаров.

Простое связывание существующих форм имеет недостатки. Обычно подчиненные формы создаются специальным образом. Создайте новую форму для таблицы Приход товаров. Воспользуйтесь мастером, добавьте все поля, выберите тип формы «ленточная». Назовите ее Подчиненная. В конструкторе удалите поле Код поставщика, и создайте поле со списком для выбора названия поставщика с сохранением кода. Создайте главную форму на базе таблицы Товары в один столбец с полями Код товара, Наименование, Цена. Назовите ее Главная. В режиме конструктора замените поле Наименование на поле со списком, которое выбирает данные ИЗ этой же таблицы. Для этого на первом шаге мастера включите параметр Поиск записи в форме на основе значения, которое содержит список. В списке можно выбирать названия товаров (из записей этой формы). Подчините ей форму Подчиненная. Свяжите поля подчиненной формы с полями главной по полю Код товара.

Откройте форму в режиме формы. Попробуйте вводить данные в подчиненную форму, они добавляются в таблицу Приход товаров. Поля Код товара вообще не нужны, они лишь подчеркивают способ связывания данных.

Вычисляемые поля в подчиненных формах. В форме Подчиненная добавьте поле, вычисляющее стоимость товара. При работе с построителем значение количества известно в этой форме, а значение цены будет известно только при подчинении форм. Выберите значение цены из поля Цена формы Главная. Подведите итог суммы по стоимости товаров указанного наименования. Для этого достаточно узнать сумму количества, затем умножить ее на цену товара, которая известна в главной форме, и одинакова для всех записей. В области примечаний подчиненной формы будет отражаться итоговая сумма поступлений по каждому виду товара. Проверьте.

3. Создание отчетов для многотабличных баз данных.

Чтобы иметь доступ к данным таблиц, необходимо использовать запросы. Создайте в режиме конструктора многотабличный запрос с именем ДЛЯ ОТЧЕТА, включающий поля:

· поле Дата из таблицы ПРИХОД ТОВАРОВ;

· поле Наименование из таблицы Товары;

· поле Количество из таблицы ПРИХОД ТОВАРОВ;

· поле Цена из таблицы Товары;

· вычисляемое поле Стоимость - произведение поля Количество и поля Цена;

· поле Наименование из таблицы ПОСТАВЩИКИ.

4. Создание отчетов с использованием мастеров. Редактирование отчетов.

Используйте Мастер отчетов для построения отчета с группировкой по наименованиям поставщиков. Назовите его По поставщикам. Внутри группы отсортируйте записи по наименованиям товаров. Пронумеруйте их. Подведите итоги по стоимости товаров, полученных от каждого поставщика. В режиме конструктора отредактируйте отчет: удалите лишние заголовки, измените ширину надписей так, чтобы все тексты были видны, округлите числовые данные, добавьте заголовок отчета. В области примечаний группы добавьте надпись Итого от и поле, содержащее наименование поставщика. Отделите тонкой линией снизу данные о различных поставщиках.

Используйте Мастер отчетов для построения отчета с двумя уровнями группировки: по наименованию поставщика и внутри него по дате. Назовите его Два уровня группировки. Внутри группы отсортируйте записи по наименованиям товаров. Пронумеруйте их на внешнем уровне. Подведите итоги по стоимости товаров, полученных на каждую дату и по стоимости товаров, полученных от каждого поставщика.

5. Отчеты – диаграммы.

· Постройте объемную гистограмму зависимости объема поступлений от наименования поставщика.

· Постройте линейный график зависимости объема поступлений от даты.

6. Кнопочная форма. Добавьте в кнопочную форму кнопки для работы с подчиненной формой, и кнопки для работы с многотабличными отчетами.