Деловые отношения

Любой предприниматель должен овладеть навыками корректного поведения, а для этого надо следовать этикету делового человека.

Последний включает:

- правила представления и знакомства;

- правила проведения деловых контактов;

- правила поведения на переговорах;

- требования к внешнему облику, манерам, деловой одежде, служебному помещению;

- требования к речи;

- культуру служебных документов;

- знание международного протокола и т. п.

Нормы обращения, приветствия и знакомства. Хотя общепринятым этикетом предусмотрено, что первым здоровается мужчина с женщиной, младший по возрасту со старшим, нижестоящий по должности с вышестоящим, руководителю не следует дожидаться, пока с ним поздоровается подчиненный, тем более партнер: поприветствуйте своего собеседника первым.

Стиль обращения к коллегам определяется общим стилем отношений в коллективе. Предпочтительно обращаться к сослуживцам по имени и отчеству, либо по фамилии (но тогда обязательно с добавлением слов «господин» или «товарищ»). Не пытайтесь искусственно возвышать обращение «господин» в ущерб «товарищу» – это будет свидетельствовать о культурной неразвитости произносящего. Не злоупотребляйте обращением только по имени, да еще в сокращенном варианте – на американский манер: это будет свидетельствовать лишь о легковесном подражательстве. В нашей стране испокон веков принято уважительно называть людей по имени и отчеству, такова наша традиция.

По именам можно обращаться к ближайшим сотрудникам, если они молоды и не возражают против такого обращения.

В деловой обстановке обращайтесь к подчиненным только на «Вы». Обращение на «ты» допустимо лишь тогда, когда оно может быть взаимным либо обусловлено неформальными отношениями.

При деловой встрече с незнакомыми людьми представьтесь сами или через посредство человека, устраивающего встречу. Если Вы гость, то представьтесь первым. Помните, что мужчина всегда представляется женщине первым. Младших по возрасту мужчин и женщин следует представлять более старшим, а не наоборот. Прежде чем кого-либо познакомить, полезно убедиться, что обе стороны желают знакомства.

Субординация в деловых отношениях. Помните об иерархическом характере управленческих отношений. Будьте корректны: не забывайте о соподчиненности и не отдавайте без особой необходимости распоряжения «через голову» нижестоящего руководителя. Этим Вы подрываете свой авторитет. В случае нарушения субординации обязательно поставьте в известность подчиненного Вам руководителя, побеспокойтесь о том, чтобы у него не возникло ощущения, будто его «обходят», не хотят с ним считаться.

Соблюдайте принцип эмоциональной нейтральности к подчиненным: Вы обязаны относиться ко всем сотрудникам ровно и выдержанно, вне зависимости от личных симпатий и антипатий.

Выдерживайте «границы дружбы» с подчиненными, будьте особенно щепетильны во внеслужебных отношениях, не злоупотребляйте личными просьбами к подчиненным – они ведут к фамильярности во взаимоотношениях, могут поставить Вас в двусмысленное положение. В то же время помните, что соблюдение субординации вне службы (в театре, на отдыхе, в туристской поездке) нелепо.

Организация деловых контактов. Излишняя доступность руководителя не способствует созданию нормальной деловой обстановки, ведет к панибратству. Максимально ограничьте число лиц, имеющих право входить в Ваш кабинет без уведомления. Создайте порядок, при котором входить в кабинет нельзя, если там уже кто-то находится (особенно строго нужно соблюдать это правило в часы приема). Желательно, чтобы все лица, которым необходим прямой контакт с Вами, имели четко фиксированное время визита и были уверены в его осуществимости.

Учтите в то же время, что Ваша недоступность как руководителя ведет
к потере информации. Придерживайтесь такого порядка, при котором любой сотрудник в достаточно короткий срок и при максимально упрощенной процедуре мог бы попасть к Вам на прием

Отведите основную роль в планировании служебных контактов Вашему секретарю. Он должен решать вопрос о неотложности визита, пересматривать время служебных контактов, уведомлять участников в случае непредвиденных ситуаций, давать справки.

Приглашая работника на беседу, предупредите его сами или через секретаря о времени, длительности и теме, чтобы дать ему возможность подготовиться. Помните, что вне служебного помещения беседы, как правило, нежелательны: они создают впечатление избранности и секретности. Добивайтесь создания максимальных удобств в помещении, отведенном для посетителей, вся обстановка должна свидетельствовать о внимании к людям.

Ведение деловых бесед. Правила вежливости предписывают руководителю умение выслушивать людей, не перебивая их, не прерывая, не отвлекаясь на другие дела и других людей. Не следует во время разговора без нужды перебирать бумаги, демонстрируя занятость, поглядывать на часы, допускать присутствие третьих лиц, подписывать документы, разговаривать по телефону и т. п. Если при разговоре все-таки пришлось отвлечься, попросите извинения, после вынужденного перерыва предложите продолжить, показав при этом, что помните, о чем шла речь. Если Ваш собеседник слишком разговорчив, попросите его быть точнее и ближе к сути дела.

Чтобы научиться эффективному деловому общению, необходимо обратить внимание на риторику, или искусство говорить убедительно, и на дикцию, т. е. произношение, и интонацию.

Предприниматель, вступающий в деловые отношения, должен помнить
о том, что знание национальных и психологических особенностей партнеров есть необходимое условие успешных контактов.

Вырабатывайте позитивное мышление и поведение. Вот некоторые пожелания:

- высказывайтесь кратко и по существу (обратите внимание, что россияне любят поговорить и не слишком балуют ясностью мысли – это раздражает делового человека);

- осторожно используйте слово «я»;

- опирайтесь на факты;

- не увлекайтесь деталями, но учтите, что вовремя и к месту высказанная деталь укрепляет Вашу позицию, делает ее более достоверной;

- избегайте назидательности;

- ищите пути урегулирования сложной проблемы, а не ее обострения;

- при встрече с агрессивно настроенным партнером избегайте конфронтации.

Служебный кабинет. Интерьер рабочего помещения так же свидетельствует о степени культуры предпринимателя, как и его внешний вид, манеры
и речь. Помните, что Ваш кабинет открыт для обозрения, как и Ваша манера вести себя в нем (встаете ли Вы, чтобы приветствовать входящего, достаточно ли любезны с секретарем и сослуживцами).

Деловая переписка. К деловым письмам относятся не только служебные послания, но и всевозможные просьбы, поручения, поздравления, приглашения, соболезнования, т. е. все то, что, будучи изложенным в письменном виде, обусловливает профессиональные отношения.

Помните, что деловое письмо должно быть кратким и понятным. Строгий тон в сочетании с тщательно подобранной лексикой придает письму убедительность.

Критерии эффективности делового письма: основная мысль, ясность изложения, грамотность и вежливость.

На письма следует отвечать как возможно быстрее (не более чем через
5 дней). В случае задержки попросите извинения и объясните причину несвоевременного ответа.

Культура телефонного разговора. Разговор должен быть коротким, вежливым, касаться существа дела.

Представляясь по телефону, четко называйте не только фамилию, но и имя и отчество.

Если разговор должен быть обстоятельным, поинтересуйтесь, имеет ли собеседник время Вас выслушать.

Сняв трубку по звонку, назовите организацию или свою фамилию. В случае занятости попросите (с употреблением слов «будьте добры», «пожалуйста») перезвонить в удобное для вас и для абонента время.

Никогда не ведите частных разговоров в присутствии кого-либо.

Помните, что, если телефонная связь прервалась, перезванивает тот, кто звонил. Заканчивать разговор должен его инициатор.

Визитные карточки. Используйте в деловом общении визитные карточки, позволяющие избежать многих недоразумений в обращении к человеку. Вручая кому-либо визитную карточку, Вы тем самым показываете стремление и в будущем поддерживать деловые и личные контакты.

Деловой протокол. Деловой протокол – это порядок проведения деловых встреч. Он особенно важен при осуществлении переговоров.

Условливаться о встрече или переговорах принято не менее чем за 2 – 3 дня, при этом заранее следует уточнить вопросы, выносимые для обсуждения,
а также продолжительность встречи. В этот же момент стороны договариваются о материалах, необходимых для обсуждения, а также об итоговых документах или устных декларациях.

Время начала переговоров принято соблюдать неукоснительно обеими сторонами.

Деловые встречи, в особенности переговоры, проводятся в специально отведенном и приспособленном помещении.

Культура речи предпринимателя. Грамотность, логичность, эмоциональная окраска речи являются обязательным условием любого делового контакта. Если Вы не уверены в правильности произношения или употребления какого-либо слова, обратитесь к словарям: орфографическому, словарю ударений, толковому, иностранных слов. Они должны быть у Вас под рукой.

Избегайте канцеляризмов, многословия и ненормативной лексики.

Не используйте оборотов, содержащих лишние слова.

Не употребляйте без необходимости иностранные слова.

Избавляйтесь от слов-паразитов: «так сказать», «вот», «понимаете», «значит» и т. д. – они раздражают слушателей.

Избегайте заносчивого, самонадеянного, категоричного тона в разговоре, выступлении – в нем сквозит переоценка собственной персоны и пренебрежение к окружающим.

Внешний облик. Специфика предпринимательской деятельности предъявляет весьма серьезные требования к внешнему облику ее участников. Бизнесмен должен быть всегда опрятен: плохо завязанный галстук или нечищеные ботинки – свидетельство нетребовательности к себе или безразличия к окружающим, рассеянности и несобранности.

Следите за своей походкой: ходить следует твердо, прямо, не вразвалку и не сгибаясь, с достоинством.

Никогда не забывайте, что на Ваш внешний вид и манеры всегда обращают внимание.

Обладайте чувством меры – всякие отклонения раздражают окружающих и «работают» против Вас.

Не будьте излишне бойкими, шумными и страстными, но и не будьте слишком вялыми, тихими и безразличными.

Следите за впечатлением, которое Вы производите на окружающих, но не ради самолюбия, а для самокоррекции.