Двоспрямована структуризація та кодування проекту

Частіше у проектах використовується двоспрямована структуризація, яка поєднує робочу й організаційну структури і передбачає:

- робочу структуру проекту (WBS);

- організаційну структуру проекту (OBS);

- облік затрат;

- описання робочих пакетів (діяльності);

- систему кодування;

- словник використання WBS (каталог CTR «Витрати — час — ресурси»).

Організаційна структура проекту (ОBS). Ця структура стосується тільки внутрішньої організаційної структури проекту (див. розділ 4) і не зачіпає відносин проектних груп чи учасників з батьківськими організаціями. Будується ОBS аналогічно робочій структурі, а саме:

на першому рівні відображається організаційна структура як єдиний елемент;

на другому і нижчих рівнях триває поділ структури на основні організаційні елементи.

Кількість рівнів залежить від розміру проекту (табл. 5.2).

На рисунку 5.2 наведено організаційну структуру проектної команди для створення комп’ютерного центру, де перший рівень — це вся команда на чолі з менеджером проекту, другий рівень — основні підрозділи для виконання роботи. Для малого проекту, можливо, цього буде достатньо, для великого необхідна подальша структуризація.

Поєднання робочої та організаційної структур дає змогу інтегрувати, планувати і контролювати роботу і порівнювати її виконання по підрозділах і організації загалом. Кожний менеджер у цій ієрархії має свій набір планів і звітів по своїх сферах відповідальності.

Якщо зобразити WBS по горизонтальній осі, а OBS — по вертикальній, то на перетині отримаємо елементи двоспрямованої структури (рис. 5.3), тобто певні роботи, які виконуються відповідними підрозділами проектної команди. Кожний з них має свої ресурси і свій бюджет, що створює систему обліку затрат. За це відповідає менеджер-обліковець, який входить до складу адміністративної групи.

WBS, OBS і облік затрат встановлюють каркас системи управління проектом.

Облік затрат будується на таких принципах:

- Одна особа відповідає за них.

- Провадиться ретельне визначення робіт, які виконуються й оцінюються.

- По кожному робочому пакету існують плани, як-то: календарний графік; ресурси; бюджет витрат.

- Виконується аналіз і складаються звіти.

Обсяг робіт, ресурси і витрати, необхідні для виконання усього проекту або його складових, визначаються знизу догори — додаванням величини показників по вертикальній осі, тобто від найнижчого — до вищого рівня WBS. Аналогічно по функціональних групах організаційної структури це визначається по горизонталі: для кожного вищого рівня витрати визначаються додаванням по нижчих рівнях.