Проблеми старіння документної інформації і документів

Документній інформації притаманна комулятивність – здатність до ущільнення інформації, яка виявляється у можливості викласти зміст повідомлення в більш короткому вигляді, узагальнити дані, тобто на основі десятків і сотень статей, доповідей підготувати аналітичний огляд або монографію, що позбавляють необхідності звертатися до великої кількості попередніх документів.

Дискретність (переривання) фіксації й передавання соціальної інформації приводить до фрагментарності змісту документів. Це пояснюється тим, що повідомлення, як правило, створюються під час, а не після закінчення дослідження, розроблення, впровадження винаходу. Причина такої поведінки обумовлена намаганням авторів заявити про своє право на винахід, повідомити громадськість про певні відкриття. Внаслідок цього певні документи є ніби вбудованими один в одний, без знання змісту попереднього документа важко зрозуміти зміст наступного. Це лише один наслідок фрагментарності. Інший – дублювання, наявність в документах даних, які повторюються, як теоретичного так і фактографічного характеру.

Старіння – це об’єктивний процес втрати соціальною інформацією й документами, які цю інформацію фіксують, ціннісних властивостей під час накопичення більш повних і достовірних даних. Важливо, що інформацію “старить” не час, а поява нових даних, які заперечують або уточнюють цю інформацію. Спираючись на час публікації документів, не можна говорити про їхню актуальність або втрату значення для читачів.

Старіння інформації зумовлене (пов’язане) затримками, які мають місце під час її передавання. Найчастіше затримки відбуваються в накопичуваних системах, а також в каналах комунікації (радіозв’язку, поштових відомствах і т.ін.). Нерідко затримка інформації буває штучною, з метою отримати меншу ймовірність помилки, тобто при спробі дати більш вірогідну інформацію шляхом її повторної перевірки.

Старіння документів призводить до припинення їх використання, втрати актуальності, оригінальності, достовірності. Старіння соціальної інформації і старіння документів – явища, тісно пов’язані, але не тотожні. Старіння інформації починається зі спростування певних теорій, заміни старих методів новими, появи нових даних. Оскільки будь-яка інформація дублюється в документах, узагальнюється й уточнюється, видання попередніх років втрачають свою цінність (підручники, довідники).

Визначення темпів старіння інформації – складний процес. Методика старіння документів розроблена й широко застосовується. 1960 року Р. Бартан і Р. Кеблер запропонували показник “півперіод життя документів”, який визначається часом, протягом якого надруковано половину всіх використаних видань. Півперіод життя документів визначається на основі аналізу потоку цитованої літератури з певної галузі або проблеми.

Наприклад, визначимо півперіод життя для документів з машинобудування. У річному комплекті журналу “Вісник машинобудування” за 2007 р. є 840 посилань на друковані статті. Їхній розподіл за роками виходу процитованих документів має такий вигляд:

Половина всіх посилань – 420 назв. Ці документи вийшли за період з 2007 р. до 2003 р. Таким чином, півперіод становить п’ять років.

Порівняння півперіодів життя документів різних галузей свідчить про таке:

· в різних галузях темпи старіння документів є різними;

· в багатьох випадках темпи старіння документів залежать від темпів розвитку галузі (наприклад, надзвичайно швидко старіють документи з інформатики, радіоелектроніки, авіа- і ракетобудування);

· якщо галузь розвивається активно, але відкриті знання стосуються природи або художньої діяльності, документи старіють повільно або зовсім не втрачають своєї актуальності (література з архітектури, описи флори, фауни, місця знаходження корисних копалин, археологічних розкопок);

· у рамках однієї галузі макродокументи (монографії, підручники) старіють повільніше, ніж мікроповідомлення (статті, тези, доповіді), а теоретичні, узагальнюючі – повільніше, ніж ті, що містять фактичний матеріал; це пояснює причини швидкого старіння довідників і словників.

В інформаційній діяльності знання темпів старіння документів дає можливість установити такі періоди:

· збереження документів різних галузей в активній частині фонду і повнотекстових БД;

· відтворення даних про документи в бібліографічних картотеках і БД;

· ретроспективний пошук під час складання показників або виконання довідок.

Метод визначення півперіоду життя документів, який ґрунтується на аналізі цитованої літератури, має ряд недоліків. Він не гарантує абсолютної надійності показників, не завжди відображає реальну картину використання документів. Цей метод не враховує, що цитування знижується не тільки у зв’язку зі старінням документу, але й зі збільшенням з часом кількості документів. Він цілком придатний для інформаційно-бібліотечної практики.

Явищу старіння протистоїть процес актуалізації інформації – повернення до активного використання публікацій минулих років, що пов’язано з переоцінкою суспільством певних теорій, концепцій, ідей, методів і т.ін. Часто це пов’язано з визнанням помилковими шляхів розвитку соціальних сфер, науки, отриманням нового знання, яке дає можливість по-новому дивитися на досвід попередніх років. Актуалізація виявляється спочатку у зростанні попиту на літературу попередніх років видання, а потім і перевидання цих праць з передмовами й коментарями сучасних авторів.