Лабораторная работа № 18. Тема: «Система управления базами данных Microsoft Access

7. У текстового поля есть недостаток, связанный с тем, что оно имеет ограниченный размер (не более 256 символов). Если нужно вставить в поле длинный текст, для этого служит поле типа MEMO. В нем можно хранить до 65 535 символов. Особенность поля MEMO состоит в том, что реально эти данные хранятся не в поле, а в другом месте, а в поле хранится только указатель на то, где расположен текст.

8. Очень интересное поле Счетчик. На первый взгляд это обычное числовое поле, но оно имеет свойство автоматического наращивания. Если в базе есть такое поле, то при вводе новой записи в него автоматически вводится число, на единицу большее, чем значение того же поля в предыдущей записи. Это поле удобно для нумерации записей.

Если бы информация хранилась в простых структурах, то для работы с ней можно было бы обойтись без специальных систем управления базами данных. На практике приходится иметь дело с более сложными структурами, которые образованы из многих связанных таблиц. Базы данных, имеющие связанные таблицы, называют также реляционными базами данных.

Разделение базы на связанные таблицы не только удобно, но иногда и необходимо. Например, для увеличения числа заказов менеджер фирмы, занимающейся прокатом компакт-дисков, решил поставить в общем зале компьютер, на котором каждый клиент может просмотреть список имеющихся дисков с иллюстрациями из игр. Если база состоит только из одной таблицы, то вместе с информацией о дисках случайный посетитель получит доступ к информации о других клиентах фирмы. Такой менеджер не только не приобретет новых клиентов, но и растеряет тех, которых имел.

Для того чтобы связи между таблицами работали надежно и по записи из одной таблицы можно было однозначно найти записи в другой таблице, надо предусмотреть в таблице уникальные поля. При создании структуры таблиц одно поле (или одну комбинацию полей) можно назначить ключевым. С ключевыми полями компьютер работает особо. Он проверяет их уникальность и быстрее выполняет сортировку по таким полям. Ключевое поле — очевидный кандидат для создания связей. Иногда ключевое поле называют первичным ключом.

Типы связей:

1: 1: Отношение «один-к-одному». Например: (студент - № зачетки)

1: N: Отношение «один-ко-многим». Например: Один поставщик...а)... может поставлять несколько товаров,...б)... но у каждого товара может быть только один поставщик. (Группа-студенты)

N: M: Отношение «многие-ко-многим» одной записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а одной записи в таблице B несколько записей в таблице A. Например: (Студенты-курсы, которые они слушают)

Требования к созданию связанных таблиц:

Целостность данных означает систему правил, используемых в СУБД Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах. Контролировать целостность данных можно, если выполнены следующие условия:

· Связанное поле одной таблицы является ключевым полем или имеет уникальный индекс.

· Связанные поля имеют один тип данных. Исключение: поле Счетчик может быть связано с Числовым полем, если оно имеет тип Длинное целое.

· Обе таблицы принадлежат одной базе данных Access.

Упражнение 1. Создание базы данных «Деканат».

1. Создайте новую базу данных «Деканат». Для создания новой базы данных:

• загрузите Access, в появившемся окне с левой стороны щелкните по пункту Новая база данных;
• в окне «Файл новой базы данных» в поле Имя файла в качестве имени базы данных задайте имя Деканат
  и выберите папку (пункт Папка), где ваша база данных будет находиться, т.е. в свою папку.
• щелкните по кнопке < Создать>.

2. Создайте таблицу базы данных. Для создания таблицы базы данных:

· В появившимся окне на левой панели окна " База данных" сосредоточены элементы управления для вызова всех типов объектов Access (таблицы, запросы, формы и т.д.). В окне выберите тип создаваемого документа. Вы создаете таблицы, поэтому выберите закладку Таблица. Щелкните по кнопке Создать.

· Откроется окно диалога «Новая таблица», в правой части которого находится список вариантов дальнейшей работы:

· Здесь несколько вариантов, но вы выберите Конструктор и щелкните по кнопке ОК. Появится окно Конструктора.

3. Определите поля таблицы в соответствии с табл. 1. Для определения полей таблицы:

· введите в строку столбца «Имя поля» имя первого поля Код преподавателя;

· в строке столбца «Тип данных» щелкните по кнопке списка и выберите тип данных Числовое, аРазмер поля; Целое во вкладке Общие

· Установите поля Код преподавателя ключевым. Для этого щелкните на рисунок ключа на панели инструментов или вызовите контекстное меню

· Введите ограничения на данные в поле < Код>; эти данные не должны повторяться, т.к. коды преподавателей не должны повто­ряться, а также должна быть обеспечена возможность их изменения (

· Во вкладке Общие щелкните по строке параметра Индексированное пол;