Тема. Экспертизза ценности документов

Содержание темы

1. Понятие «экспертиза ценности документов», ее назначение.

Нормативно-методические и теоретические основы проведения

экспертизы.

2. Организация экспертизы ценности документов в организациях и

учреждениях различных уровней управления.

3. Задачи экспертизы ценности документов. Требования к ее проведению.

4. Порядок и документирование деятельности экспертных комиссий (ЭК). Оформление результатов экспертизы ценности документов.

Рекомендуемые нормативные правовые документы и литература

Федеральный закон от 1октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в

Российской Федерации»// Собрание законодательства РФ. 2004. №

43.Ст.4169.

Закон города Москвы от 28 ноября 2001 года N 67 «Об архивном фонде

Москвы и архивах»// Ведомости Московской городской Думы. 2002. № 2.Ст. 298.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной

власти. Утв. постановлением Правительства Российской Федерации от

15.06.2009 № 477// СЗ РФ. 2009. № 25. Ст. 3060

Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных

обществ. Утв. постановлением Федеральной комиссии по рынку ценныхбумаг от 16.07.2003 N 03-33/пс// Российская газета. 2003. 26 авг.

Перечень типовых управленческих архивных документов,

образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Утв.приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558

Методические рекомендации по разработке инструкций по

делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв.

приказом Росархива от 23.12.2009 № 76

Основные правила работы архивов организаций. М., Росархив. 2002

Примерное положение о центральной экспертной комиссии (ЦЭК)

министерства, ведомства Российской Федерации. Утв. Приказом

Росархива от 17.03.98 № 19. М.: Росархив, 1997.

Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии

учреждения, организации, предприятия. Утв. Приказом Росархива от

19.01.95 № 2. М.: Росархив, 1995

Административный регламент предоставления Федеральным архивным

агентством государственной услуги " Согласование положений о

центральных экспертных комиссиях, центральных архивах и иных

нормативных правовых актов по архивному делу федеральных органов

государственной власти и подведомственных им органов и организаций, а

также инструкций по делопроизводству федеральных органов

государственной власти". Утв. приказом Минкультуры РФ от 23.11.2007 N

1322// Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной

власти. 2008. N 15

Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А.

«Архивистика» - не только для архивистов// Секретарское дело. 1998. № 3.С. 24-30

Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А.

Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценных

документов // Секретарское дело. 1999. № 1 (14). С. 14–22.

Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А.

Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов//

Секретарское дело. 2001. № 2. С. 87-94

Альбрехт Б.В. Номенклатуры дел и их роль в организации работы с

документами юридических лиц разных форм собственности// Секретарское

дело. 2004. № 4. С. 33-36

Альбрехт Б.В. Экспертиза ценности документов// Справочник секретаря и

офис-менеджера. 2003. № 12. С.39-43

Банасюкевич В.Д. Основные правила работы архивов организаций//

Делопроизводство. 2002. № 4.С.6-8

Быкова Т.А. Организация и порядок проведения экспертизы ценности

документов организации// Делопроизводство и документооборот на

предприятии. 2004. № 2. С. 6-14.

Быкова Т.А. Порядок и сроки хранения документов в акционерных

обществах// Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2004.№ 3. С.7-16.

Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В.. Делопроизводство: Учебник

для вузов/ Под общ. ред. проф. Т.В.Кузнецовой. 2-е изд.., перераб. и доп. М.: МЦФЭР, 2006

Быкова Т.А., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления

негосударственных организаций: Учеб. пособие. М.: ИНФРА-М, 2010

Вялова Л.М. Делопроизводство для секретаря в вопросах и ответах. М.:

МЦФЭР, 2004

Илюшенко М.П. Перечень документов со сроками хранения, его значение в документировании управленческой деятельности и методическом

обеспечении делопроизводства// Делопроизводство. 2004. № 4. С.29-32

Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного

обеспечения управления: Учеб. пособие для вузов/ под ред. проф. Т.В.

Кузнецовой. М: Издательский дом МЭИ, 2010

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение

управления). М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2007

Кузнецова Т.В. Как провести экспертизу ценности документов и

установить сроки их хранения // Секретарское дело. 2005. № 11. С. 15–22.

Кузнецова Т.В. Положение о порядке и сроках хранения документов в

акционерных обществах// Секретарское дело. 2004. № 1. С.5-9

Надершина М.Д. Порядок и сроки хранения документов коммерческих

организаций в современном российском законодательстве//Секретарское

дело. 2003. № 12. С. 16-19

Пшенко А.В. Обеспечение сохранности информационных ресурсов//

Секретарское дело. 2003. № 8. С.38-40

Савин В.А. Об «Основных правилах работы архивов организаций»//

Делопроизводство. 2003. № 4. С.4-14

Санкина Л.В. Организация и проведение экспертизы ценности документов

в делопроизводстве фирмы// Секретарское дело. 2001. № 1. С.25-28

Санкина Л.В. Система хранения документов в делопроизводстве//

Секретарское дело. 2002. № 2. С.13-16

Кушкина Л.В. Хранение, сдача в архив и уничтожение документов

акционерного общества. М., 2005

Методические рекомендации

Экспертиза ценности документов – одна из составляющих завершающего этапа работы с документами в организации. Ее назначение заключается в изучении документов для определения сроков их хранения, отборе документов для передачи на постоянное государственное хранение илиуничтожение.

Чтобы это глубже понять, следует уяснить, что ценность разных

документов неодинакова. Экспертиза их ценности проводится с целью

определения, какие документы представляют государственную ценность (научную, историческую и т.п.), какие содержат информацию,

сохраняющую значение для предприятия в течение определенного

времени, а какие из управленческих документов были нужны только длярешения какой-то конкретной задачи, после чего утратили свое значение имогут быть уничтожены.

Действующие в настоящее время нормативные документы установили

основы определения ценности документов. Следует знать, какие принципы и критерии учитывают в практической деятельности по определению важности того или иного документа.

Важно представлять, каким образом должна быть организована эта

деятельность в различных организациях, учреждениях и на предприятиях.

К настоящему времени сложилась система специальных органов, которые делятся на две группы. Первая представлена комиссиями архивных

органов, отвечающими за сохранность наиболее ценных документов и

пополнение Архивного фонда РФ документами, имеющими важное

научно-историческое значение. Во вторую группу входят экспертные

комиссии, которые осуществляют практическую деятельность по отбору соответствующей документации. При изучении данной темы нужно

уяснить, какие вопросы входят в компетенцию каждого экспертного

органа, обратить особое внимание на функции экспертных комиссий

организаций, учреждений и предприятий, закрепленные в нормативных

документах.

Процесс экспертизы не должен носить формальный характер. Условием реализации задач экспертизы является регулярная работа по изучению документов предприятия. Студенты должны знать требования как к процессу проведения экспертизы ценности документов, так и к порядку

деятельности экспертных комиссий, включая порядок ее

документирования.

Еще один важный вопрос связан с документальным оформлением

результатов экспертизы ценности. Образующиеся документы фиксируют итоги деятельности экспертных комиссий. Но этим их роль не

исчерпывается: они в обязательном порядке используются при передаче управленческой документации на дальнейшее хранение и в процессе ее архивного хранения. Следует обратить внимание на состав документов, порядок их рассмотрения и утверждения.

Вопросы и задания

1. При проведении экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации эксперты обращали внимание на следующее:

• значимость управленческих функций, для реализации которых

использовались документы;

• в какой период появились или были использованы документы

(создание организации, ее реорганизация, выполнение особых

заданий т.п.) Значение для организации данного периода;

• отражают документы основную деятельность организации или

решение одной конкретной задачи и поэтому могут

использоваться в справочных целях;

• что собой представляет документ: оригинал, дублетный

экземпляр или копия;

• повторяется ли информация в других документах. Если

повторяется, то в каких формах и объемах;

• правильность оформления документов;

• реквизиты, удостоверяющие документы.

По каким критериям в данном случае проводилась оценка документов?

2. ООО «Молоди» возглавляется генеральным директором, который имеет двух заместителей: по экономическим и по производственным вопросам. В структуру аппарата управления общества входят три функциональных подразделения: служба делопроизводства, бухгалтерия и отдел кадров. Остальная часть коллектива – это инженерно-технические работники и рабочие разных специальностей, занимающиеся непосредственно производственной деятельностью.

Служба делопроизводства представлена секретариатом, имеющим в своем составе четырех работников: руководителя секретариата, двух секретарей и ответственного за архив общества.

Определите, кто из должностных лиц может войти в состав экспертной комиссии ООО «Молоди»? Кто может быть назначен председателем и секретарем комиссии?

3. Созданная в организации экспертная комиссия столкнулась с фактами неправильного определения сроков хранения ряда документов, небрежного оформления дел при подготовке их к передаче на архивное хранение, утраты значимых для организации документов.

Председатель экспертной комиссии запросил от руководителей

структурных подразделений, в которых были допущены подобные

нарушения работы с документами, письменные объяснения о причинах

утраты и порчи документов, невнимательного отношения к их

сохранности.

Имеет ли право экспертная комиссия требовать от руководителей

подразделений и должностных лиц организации, в которой она создана, составления объяснительных записок по поводу подобных нарушений?

Каким документом должны закрепляться права экспертной комиссии

конкретной организации?

4. После уничтожения ряда важных документов в ОАО «Недвижимость»

было принято решение о регулярном проведении экспертизы ценности

документов общества.

Советом директоров было предложено внести изменения, касающиеся

создания и деятельности постоянно действующей экспертной комиссии, в устав общества. Изменения в устав были приняты на очередном общем собрании акционеров. Устав закрепил состав экспертной комиссии, ее

задачи и регламент деятельности.

На основании данного решения была создана экспертная комиссия ОАО «Недвижимость». Руководство проведением экспертизы ценности

документов было поручено Совету директоров, в обязанности которого

вошло утверждение документов, образующихся в деятельности комиссии, рассмотрение ежегодного отчета о проделанной работе.

Соответствует ли такой порядок создания и деятельности экспертной комиссии нормативным требованиям? Какие нормативные документы регламентируют в настоящее время вопросы организации и проведения экспертизы ценности документов в организациях, учреждениях и на предприятиях?

5. В положении об экспертной комиссии организации сформулированы ее задачи, в числе которых:

• проверка соблюдения правил оформления документов;

• учет документов;

• определение условий хранения документов;

• проверка качества формирования дел;

• учет дел с длительными сроками хранения;

• отбор дел на хранение;

• определение сроков хранения документов;

• определение полноты сохранности документов учреждения.

Какие задачи, на ваш взгляд, не соответствуют назначению экспертной комиссии и не входят в понятие «экспертиза ценности документов»?

6. Председатель экспертной комиссии Кошлаков Н.М. обратился к

руководству организации с просьбой увеличить ее количественный состав.

Кошлаков Н.М. мотивировал свое обращение значительным объемом

работы, так как членам комиссии приходится полистно просматривать

каждое дело, включенное в номенклатуру, уделяя особое внимание делам с постоянным сроком хранения и переходящим на следующий год.

Соответствуют ли действия экспертной комиссии организации

установленному порядку проведения экспертизы. Должна ли экспертная комиссия полистно просматривать все дела, и если должна, то какие?

7. Первая номенклатура дел была составлена в закрытом акционерном

обществе «Водолей» после ее создания 10 лет назад. Тогда же секретарем

генерального директора по типовому перечню были определены сроки

хранения документов. Сроки хранения части документов, которые не

содержались в перечне, были установлены «на глазок» и часто не

соответствовали реальному значению документов. В последующие годы номенклатура просто переписывалась, сроки хранения не уточнялись.

Изменилась ли к настоящему времени нормативно-методическая основа, позволяющая с достаточной степенью объективности устанавливать сроки хранения документов в акционерных обществах? Какие нормативные документы можно рекомендовать данному обществу для определения важности документов и соответствующих сроков их хранения.

8. На заседании экспертной комиссии государственной организации был поставлен вопрос об установлении сроков хранения ряда документов,

которые не вошли в типовые перечни. Кроме того, встал вопрос об

изменении некоторых сроков. Решения комиссии об установлении и

изменении сроков были зафиксированы протоколом заседания экспертной комиссии. На основании протокола руководитель организации издал приказ, которым зафиксировал установленные экспертной комиссией

сроки хранения документов. Однако экспертно-проверочная комиссия

муниципального архива, принимающего на хранение документы

организации, отказалась утверждать данное решение. Было указано на

нарушение организацией процедуры и документирования решения

данного вопроса.

Какие нарушения обнаружила экспертно-проверочная комиссия в

действиях экспертной комиссии и руководителя организации?

9. На своем заседании экспертная комиссия ЗАО «Звезда» должна была

рассмотреть акт на уничтожение документов с истекшими сроками

хранения и описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков

хранения. Однако описи дел ко дню заседания не были подготовлены,

поэтому было решено рассмотреть их позднее на специальном заседании.

Таким образом, комиссией был рассмотрен и согласован только акт на

уничтожение документов, который затем был передан генеральному

директору общества для утверждения.

К моменту рассмотрения описей документы, включенные в акт, уже были переданы в контору вторсырья для их уничтожения. В акте об этом была сделана соответствующая запись.

Вправе ли было общество принимать решение о таком порядке действий?

10. В негосударственной коммерческой организации «Крокус» участие

экспертной комиссии в подготовке документов, лежащих в основе

систематизации, хранения и уничтожения документации, определяют

следующим образом:

«При подготовке номенклатуры дел комиссия должна разработать

классификационную схему; оказать помощь в составлении заголовков дел; согласовать составленную номенклатуру.

Кроме того, в обязанности экспертной комиссии должно входить

составление по унифицированной форме акта на уничтожение документов, не подлежащих хранению. При этом если «Крокус» передает свои документы на хранение в государственный архив, то экспертная комиссия согласовывает акт и передает его на утверждение ЭПК архивного

учреждения. Если же организация не заключает с архивом договор о

передаче документов на государственное хранение, ее экспертная

комиссия визирует акт и передает его на утверждение руководителю

организации».

Соответствуют ли эти обязанности экспертной комиссии обязанностям, которые установлены действующими нормативными документами?