Документация и инвентаризация.

Бухгалтерский учет отражает все средства предприятия и происходящие в нем хозяйственные процессы. Количество видов и источников средств, а также число хозяйственных операций, совершающихся в различных процессах, велико. Для отражения их необходимо установить тщательное наблюдение за каждым отдельным видом средств и каждой хозяйственной операцией. В бухгалтерском учете такое наблюдение осуществляется при помощи документации.

Документация представляет собой способ первичного отражения объектов бухгалтерского учета (составных элементов его предмета), позволяющий осуществлять за ними сплошное и непрерывное наблюдение. При помощи документации охватывается каждая хозяйственная операция. Для этого на каждую отдельную операцию или однородную группу составляют определенный документ - носитель исходной информации. В нем фиксируется содержание произведенной операции. Таким образом, получают исчерпывающие сведения (информацию), являющиеся базой для последующей экономической группировки и обобщения. Применение документации, составляемой с соблюдением юридических требований, придает бухгалтерским данным доказательную силу. Документация позволяет осуществлять текущий контроль за хозяйственными операциями, совершающимися на предприятии.

Однако не все явления, происходящие в процессе хозяйственной деятельности, могут быть зафиксированы в документах. Так, естественная убыль, неточность при приеме или отпуске средств, ошибки в учете, прямые хищения приводят к отклонениям действительного количества соответствующих ценностей от зафиксированного в документах и отраженного в учете. Оформить такие явления можно не тогда, когда они происходят, а лишь при обнаружении. Выявить незафиксированные в документах явления помогает инвентаризация - проверка соответствия фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета, проводимая при передаче имущества, при смене материально ответственных лиц, при установлении фактов хищений, в случае стихийных бедствий, при составлении бухгалтерской отчетности. Ее данные служат для приведения показателей учета в соответствие с действительностью, отражая те объекты и явления, которые по каким-либо причинам своевременно не были охвачены учетом.

Документация и инвентаризация применяются для получения первичных данных об объектах бухгалтерского учета. Материалы документации и инвентаризации дают возможность наблюдать за действиями материально ответственных лиц, законностью совершаемых операций, правильностью хранения средств и т.д.