Классификация документов.

Документом в бухгалтерском учете называется письменное свидетельство, подтверждающее совершение какой-либо хозяйственной операции или дающее право на ее совершение.

Оформление операций документами называется документацией. Документация представляет собой начальную стадию бухгалтерского учета. Таким образом, документация - это способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения о них данных, требующихся для ведения текущего бухгалтерского учета и контроля за ними.

Ни одна хозяйственная операция не может быть отражена в учете без подтверждения ее соответствующим документом. Документы составляются с соблюдением определенных требований, оформляются подписями лиц, участвующих в совершении операции, и имеют юридическую доказательную силу.

Следовательно, бухгалтерский документ представляет собой свидетельство действительного совершения хозяйственной операции, а также права на ее совершение.

Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в учете являются первичные документы. Оформление хозяйственных операций документами называется документацией.

Исправление ошибки в первичном документе (за исключением кассовых и банковских) должно быть оговорено надписью «Исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также должна быть проставлена дата исправления. Такой способ исправления ошибки называется «корректурным».

Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть обязательно пронумерованы.

Содержание хозяйственных операций, отраженных в документах, очень разнообразно. Для придания документу юридической силы необходима полная характеристика совершаемой хозяйственной операции, т.е. наличие определенного перечня показателей, которые называются реквизитами документа. Все реквизиты можно разделить на две группы: обязательные и дополнительные.

К обязательным реквизитам документа относят:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

К дополнительным реквизитам документа относят:

- номер документа;

- основание для совершения хозяйственной операции и т.д.

Руководитель предприятия по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов. Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

Разнообразие хозяйственных операций требует составления различных по своему содержанию и назначению документов, так как по каждой хозяйственной операции составляется свой документ. Правильному составлению и использованию документов в бухгалтерском учете способствует их классификация.