Группировка / группировка и итоги / Группировка

В разделе Заголовок группы отображается заголовок для групп строк отчета. Данный раздел вставляется перед Областью данных. Раздел Примечание группы служит для итоговых вычислений для групп строк и вставляется после Области данных.

Проще можно создать отчет с помощью команды Отчет, которая находится в группе Отчеты на вкладке Создание. При этом происходит незамедлительное формирование отчета без запроса дополнительной информации. Причем в этот отчет включаются все записи базовой таблицы или запроса.

1. Перейдите в область переходов, затем щелкните на таблице или запросе, используемых для создания отчета.

2. Перейдите на вкладку Создание, затем в группе Отчеты щелкните на пиктограмме Отчет.

3. При этом будет немедленно создан отчет.

4. Теперь сохраните отчет, нажав клавиши < Ctrl+S. Закройте отчет и таблицу, которая служит источником записей для него.

Создание отчета с помощью мастера отчетов - предоставляет гораздо больше возможностей и обеспечивает большую степень гибкости. В частности, вы можете определить способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, если были заданы отношения между этими таблицами и запросами.

1. Перейдите на вкладку Создание, затем в группе Отчеты щелкните на пиктограмме Мастер отчетов.

2. В первом окне мастера отчета выберите таблицу и поля в этой таблице, которые будут включены в отчет. Затем щелкните на кнопке Далее.

3. В следующем окне выбираются уровни группировки в отчете, щелкните на кнопке Далее.

4. В этом окне выбирается порядок сортировки записей, щелкните на кнопке Далее.

5. В этом окне выберите макет отчета и щелкните на кнопке Далее.

6. В следующем окне можно настроить стиль отображения отдельных элементов отчета, затем щелкните на кнопке Далее.

7. В завершающем окне создания отчета выберите предварительный просмотр макета отчета и щелкните на кнопке Готово.

8. Если нужно добавить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, не щелкайте в мастере отчетов на кнопках Далее или Готово после завершения выбора полей из первой таблицы или запроса. Повторите процедуру выбора для другой таблицы или запроса, а также выберите щелчком мыши другие поля, которые добавляются в отчет.

В процессе предварительного просмотра отчета отображается вкладка Предварительный просмотр, обеспечивающая просмотр различных элементов только что созданного отчета.

Создание отчета с помощью команды Пустой отчет.

Для создания такого отчета выполните следующие действия.

1. Перейдите на вкладку Создание, затем в группе Отчеты щелкните на пиктограмме Пустой отчет.

2. После этого создается “болванка” отчета, в правой части рабочего экрана отображается список полей, которые могут добавляться в будущий отчет.

3. Для добавления полей в отчет в области Список полей щелкните на знаке “плюс” рядом с каждой из таблиц, содержащих поля, которые необходимо включить в отчет.

4. Теперь по очереди перетащите каждое из полей в отчет либо, нажав и удерживая клавишу < Ctrl, выберите несколько полей и перетащите их одновременно.

5. Теперь, используя набор инструментов, представленных на вкладке Форматирование, можно кардинальным способом улучшить отчет, превратив его в “конфетку”.