Створення запиту

Мета роботи

Освоїти принципи і оволодіти практичними навичками у створенні запитів вибірки.

2. Задачі роботи

Створити запити вибірки і отримати відомості про дані з використанням різних критеріїв.

3. Зміст роботи

3.1.Створити прості запити до попередньо створених таблиць (можна використовувати таблиці з попередньої лабораторної роботи) по запропонованим викладачем критеріям.

3.2. Створити запити з умовою вибору.

3.3. Створити запити з полями що обчислюються.

4. Вимоги до звіту

Звіт про виконану роботу повинен включати:

- назву роботи, мету, послідовність виконання;

- відповіді на контрольні питання методичних вказівок (п.8).

До звіту додається дискета з виконаним завданням.

5. Загальні положення

Поняття запиту

При роботі з таблицями є можливість у будь-який час вибрати з бази даних необхідну інформацію за допомогою запитів. Запит - це звернення до БД для пошуку або зміни в базі даних інформації, відповідно заданим критеріям.

За допомогою Microsoft Access можуть бути створені наступні типи запитів:

Œ запити на вибірку;

 запити на зміну;

Ž перехресні запити;

 запити з параметром.

Одним з найбільш поширених запитів є запит на вибірку, який виконує відбір даних з однієї чи декількох таблиць по заданим користувачем критеріям, і який не призводить до змін в самій базі даних.

Створення запиту

Для створення запиту потрібно відкрити базу даних, і, перейти на вкладку „ Запросы ” та натиснути кнопку „ Создать ”. З'явиться вікно „ Новый запрос ”для вибору способу побудови запиту (рис 3.1).

Рис. 3.1. Діалогове вікно „ Новый запрос ”

„ Конструктор ”- створює запит на основі пустого бланка запиту.

„ Простой запрос ”- створює простий запит з певних полів.

„ Перекрестный запрос ”- створює запит, дані в якому мають компактний формат, подібний формату зведених таблиць в MS Excel.

„ Повторяющиеся записи ”– створює запит, що вибирає повторювані записи з таблиці.

„ Записи без подчиненных ”- створює запит, що вибирає з таблиці записи, не пов'язані з записами з іншої таблиці.

При виборі „ Конструктора ”через діалогове вікно „ Добавление таблицы ” (рис. 2) додаються імена таблиць у вікно конструктора запиту

Рис 3.2. Діалогове вікно „ Додавання таблиці ”

Вікно „ Добавление таблицы ”складається з трьох вкладок, що містять перелік об'єктів, запропонованих програмою для проектування запиту: „ Таблицы ”, „ Запросы ”і „ Таблицы и запросы ”. При виборі вкладки „ Таблицы ”необхідно виділити потрібну таблицю із запропонованого списку і за допомогою кнопки „ Добавить ”можна додати декілька таблиць. Наприклад, на рис.3.2 вибрана таблиця „ Студенти ”.

Імена таблиць повинні бути представлені у вікні конструктора запиту (рис 3.3).

Рис 3.3. Діалогове вікно „Конструктора запиту”. Приклад введення умови.

5.2.1. Вікно конструктора запиту

Вікно „ Конструктора ” (рис.3.3) розділено на дві частини. У верхній частині знаходяться вікна таблиць зі списками полів. Ім'я кожної таблиці відображується в рядку заголовка такого вікна.

Наприклад, на рис.3.3 представлені таблиці „ Студенти ”і „ Студенти і заняття ”. Нижня частина є бланком запиту, або, як його називають, QBE – областю (Q uery b y E xample – запит по зразку). Тут вказуються параметри запиту і дані, які потрібно відібрати, а також визначається спосіб їх відображення на екрані.

Для переміщення з верхньої панелі вікна в нижню і назад, використовується функціональна клавіша < F6>.

5.2.2. Включення полів у запит

У запит не потрібно включати усі поля обраних таблиць. Додавати потрібні поля в бланк запиту можна шляхом перетаскування їх імен зі списку, що знаходиться у верхній частині вікна „ Конструктора ” в рядок бланка „ Поле ”. Ще один спосіб додавання – подвійне клацання по імені поля.

Наприклад, на рис.3.3 в бланк запиту включені поля „Прізвище”, „Ім'я” і „Місто”з таблиці „Студент”.

Примітка: Якщо був встановлений прапорець „ Имена таблиц ” з меню „ Вид ”, то у другому рядку бланка QBE вийде на екран ім'я таблиці, з якої обрано поле (рис.3.3). В рядку „ Вывод на экран ”прапорцем позначаються ті поля, які повинні бути виведені на екран.

В загальному випадку, поля, що уводяться в наборі записів запиту, успадковують властивості, задані для відповідних полів таблиці.

Можна визначити інші значення властивостей, виконавши команду „ Свойства ” з меню „ Вид: Описание ”(текст, що містить опис об'єкта), „ Формат поля ” (представлення даних на екрані), „ Число десятичных знаков ” (для числових даних, „ Маска ввода ”, „ Подпись ” (заголовок стовпця).

Видалення поля з бланка запиту можна здійснити клавішею < Delete>, або через меню „ Правка ”командою „ Удалить столбцы ”.

Видалення таблиці. Щоб видалити таблицю, необхідно її замаркірувати у верхній частині вікна „ Конструктора запиту ”, виконавши клацання лівою кнопкою миші на імені, і натиснути кнопку < Delete>, або командами „ Правка ”Ø „ Видалити ”.

5.2.3. Настроювання критеріїв відбору записів

При створенні запиту можна задати критерії, внаслідок чого по запиту буде здійснений відбір тільки потрібних записів. Щоб знайти записи з конкретним значенням у будь-якому полі, потрібно увести це значення в дане поле в рядку бланка QBE „ Условие отбора ”(рис.3.3).

Критерії, що встановлюються в QBE – області, повинні бути поміщені в лапки. Якщо Microsoft Access ідентифікує уведені символи як критерії відбору, то заключає їх в лапки автоматично, а якщо ні, то повідомляє про синтаксичну помилку.

Наприклад, як показано на рис.3.3, побудований запит, в якому з даних успішної здачі іспитів будуть вибрані прізвища і імена студентів з оцінками тільки 4 і 5.

5.3. Види критеріїв

Для створення запиту з декількома критеріями використовують різні оператори.

5.3.1. Логічна операція или