Аналітичний та синтетичний облік основних засобів Державної інспекції сільського господарства в Київській області

Основна форма ведення бухгалтерського обліку в бюджетних установах є меморіально-ордерна форма обліку. При цьому використовують регістри синтетичного обліку - меморіальні ордери, аналітичного обліку - книги і картки.

Узагальнюючим регістром є Журнал-головна книга. Часто використовується елементи автоматизації обліку або повністю автоматизований бухгалтерський облік, при цьому використовуються різноманітне програмне забезпечення. З метою забезпечення єдності бухгалтерського обліку наказом Держказначейства України від 27.07.2000 року № 68 затверджена Інструкція про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх застосування.

При меморіально-ордерній формі перевірені та прийняті до обліку документи систематизуються за датами здійснення операцій і оформляються меморіальними ордерами — накопичувальними відомостями, яким присвоюються постійні номери. Відповідно до Інструкції № 68 це такі: Меморіальний ордер № 1 — накопичувальна відомість по касових операціях (ф. № 380); Меморіальний ордер № 2 — накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Держказначейства (установах банків) ф. № 381; Меморіальний ордер №3 — накопичувальна відомість руху грошових коштів спеціального фонду в органах Держказначейства (установах банків) ф. № 382; Меморіальний ордер №4 — накопичувальна відомість по розрахунках з іншими дебіторами ф. № 408; Меморіальний ордер № 5 — зведення розрахункових відомостей по заробітній платі ф. № 405; Меморіальний ордер № 6 — накопичувальна відомість по розрахунках з іншими кредиторами ф. № 409; Меморіальний ордер № 7 — накопичувальна відомість по розрахунках в порядку планових платежів ф. № 410; Меморіальний ордер № 8 — накопичувальна відомість по розрахунках з підзвітними особами ф. № 386; Меморіальний ордер № 9 — накопичувальна відомість про вибуття та переміщення необоротних активів ф. № 438; Меморіальний ордер № 10 — накопичувальна відомість про вибуття та переміщення малоцінних та швидкозношуваних предметів ф. № 439; Меморіальний ордер № 11 — зведення накопичувальних відомостей про надходження продуктів харчування ф. № 398; Меморіальний ордер № 12 — зведення накопичувальних відомостей про витрачання продуктів харчування ф. № 411; Меморіальний ордер № 13 — накопичувальна відомість витрачання матеріалів ф. № 396; Меморіальний ордер № 14 — накопичувальна відомість нарахування доходів спеціального фонду бюджетних установ ф. № 409; Меморіальний ордер № 15 — зведення відомостей по розрахунках з батьками за утримання дітей, ф. № 406; Меморіальні ордери підписуються виконавцем, особою що перевірила записи і головним бухгалтером. Всі меморіальні ордери реєструються в книзі Журнал-Головна ф. № 308.

Меморіальні ордери побудовані за шаховим принципом і часто поєднують обороти по дебету та кредиту рахунку. Записи до них здійснюють на підставі первинних документів, накопичувальних документів, інших журналів-ордерів, бухгалтерських довідок. Журнал-Головна відкривається на рік, записами початкових залишків із балансу та залишків на рахунках на кінець минулого року.

Аналітичний облік у Державній інспекції сільського господарства в Київській області ведеться в картках, книгах, накопичувальних відомостях. Форми карток аналітичного обліку та порядок їх заповнення встановлені Порядком № 100. Для контролю за правильністю записів по рахунках синтетичного та аналітичного обліку складаються оборотні відомості (ф. 44, 285, 326) по кожній групі аналітичних рахунків. Підставою для записів в облікових регістрах є належним чином оформлені первинні документи, які повинні представлятись в бухгалтерію в терміни встановлені графіком документообігу. Меморіальні ордери підписуються виконавцем, бухгалтером, що перевірив та головним бухгалтером.

У процесі здійснення статутної діяльності у Державній інспекції сільського господарства в Київській області постійно відбуваються господарські операції щодо надходження й оприбуткування основних засобів та інших необоротних матеріальних активів. Основні засоби в установу надходять внаслідок їх придбання, будівництва за рахунок бюджетних асигнувань, безоплатного одержання (від інших установ за розпорядженням вищих керівних органів, від спонсорів, як гуманітарна допомога), виготовлення у власних майстернях, вирощування тварин у власному господарстві, вирощування багаторічних насаджень, оприбуткування надлишків, виявлених при проведенні інвентаризації, не повністю використаних засобів при виконанні госпдоговірних науково-дослідних робіт і залишених замовником у користування установі, тощо.

У більшості випадків надходження складних і дорогоцінних основних засобів оформлюють " Актом прийняття-передачі основних засобів" т. ф. № 03— І (бюджет). Ті ж предмети, справність і придатність до експлуатації яких легко визначається і не погребує висновків спеціальної комісії, які не містять дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння і вартість яких порівняно невелика, а кількість значна (наприклад, господарський інвентар, нескладний інструмент, бібліотечні фонди і т. ін.), оприбутковують на підставі супровідних документів постачальника (рахунка-фактури, товарно-транспортної накладної тощо), на яких робиться відмітка матеріально відповідальної особи про взяття їх на облік за місцем використання.

Для оприбуткування і синтетичного обліку основних засобів Планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ передбачено рахунки 10 " Основні засоби" та 11 " Інші необоротні матеріальні активи". Необхідність застосування двох рахунків для цих цілей зумовлена великою різноманітністю, різним призначенням та вартістю таких засобів.

Рахунок 10 " Основні засоби" поділяється на такі субрахунки:

101 " Земельні ділянки";

102 " Капітальні витрати на поліпшення земель";

103 " Будинки та споруди";

104 " Машини та обладнання";

105 " Транспортні засоби";

106 " Інструменти, прилади та інвентар";

107 " Робочі і продуктивні тварини";

108 " Багаторічні насадження";

109 " Інші основні засоби".

Зупинимося детальніше на характеристиці наведених субрахунків.

На субрахунку 101 " Земельні ділянки" обліковується земля, яка згідно з чинним законодавством придбана або надана установі для користування, у тому числі здана в оренду.

На субрахунку 102 " Капітальні витрати на поліпшення земель" обліковують витрати неінвентарного характеру, тобто витрати, не пов'язані з будівництвом споруд, на покращання земельних ділянок для сільськогосподарського призначення, які проводяться за рахунок капітальних вкладень (планування земельних ділянок, корчування площ під ріллю, очищення полів від каменів і валунів, зрізання купин, розчищення чагарників, очищення водойм тощо).

На субрахунку 103 " Будинки та споруди" обліковують такі підгрупи засобів:

1) будинки виробничо-господарського призначення;

2) будинки, призначені для проживання;

3) споруди.

На субрахунку 104 " Машини та обладнання" обліковують:

1) силові машини та обладнання, машини-генератори, що виробляють теплову й електричну енергію, і машини-двигуни, що перетворюють різного роду енергію (енергію води, вітру, теплову, електричну енергію та ін.) в механічну, тобто в енергію руху;

2) робочі машини та обладнання, машини, апарати та їх обладнання, що призначені для механічного, термічного Р. хімічного впливу на предмети праці в процесі створення продукту чи послуг виробничого характеру та переміщення предметів праці у виробничому процесі за допомогою механічних двигунів, сили людини і тварин;

3) вимірювальні прилади: дозатори, амперметри, барометри, ватметри, водоміри, вакуумметри, вапориметри, вольтметри висотоміри, гальванометри, геодезичні прилади, гігроскопи, індикатори, компаси, манометри, хронометри, спеціальні ваги, мірники, касові апарати та ін.;

4) регулювальні прилади та пристрої — киснево-дихальні прилади, регулювальні, електричні, пневматичні та гідравлічні пристрої, пульти автоматичного управління, апаратура централізації та блокування, лінійні пристрої диспетчерського контролю та ін.;

5) лабораторне обладнання — пірометри, регулятори, калориметри, прилади для визначення вологи, перегінні куби, лабораторні копри, прилади для випробування на газопроникність, мікроскопи, термостати, стабілізатори, витяжні шафи та ін.;

6) обчислювальна техніка — електронно-обчислювальні, керуючі та аналогові машини, цифрові обчислювальні машини та пристрої;

7) медичне обладнання — зуболікувальні крісла, операційні столи, ліжка зі спеціальним обладнанням, спеціальне дезинфекційне та дезинсекційне обладнання, обладнання молочних кухонь та молочних станцій, станцій переливання крові та ін.;

8) комп'ютерна техніка та комплектуючі — комп'ютери, монітори, периферійне і сітьове обладнання комп'ютера;

9) інші машини та обладнання — обладнання стадіонів, спортмайданчиків та спортивних приміщень (у тому числі спортивні снаряди), обладнання кабінетів і майстерень в учбових закладах, кіноапаратура, освітлювальна апаратура, обладнання сцен, музичні інструменти, телевізори, радіоапаратура, спеціальне обладнання науково-дослідних та інших установ, які займаються науковою працею, обладнання АТС, телефони, факси, копіювальна техніка, пожежні машини на автомобільному та кінному ходу, пожежні автоцистерни, механічні пожежні драбини, пральні та швейні машини, холодильники, пилососи та ін.

На субрахунку 105 " Транспортні засоби" обліковують усі види засобів пересування, які призначені для переміщення людей і вантажів незалежно від вартості з виділенням окремих підгруп:

1) рухомий склад залізничного, водного, автомобільного транспорту (електровози, тепловози, паровози, мотовози, мотодрезини, вагони, платформи, цистерни, теплоходи, пароплави, дизель-електроходи, буксири, баржі, барки, човни та судна службово-допоміжні, рятувальні, пристані плавучі, судна парусні, автомобілі вантажні та легкові, причепи, автосамоскиди, автоцистерни, автобуси, трактори-тягачі та ін.);

2) рухомий склад повітряного транспорту (літаки, вертольоти);

3) гужовий транспорт (вози, сани та ін.);

4) виробничий транспорт (електрокари, мотоцикли, моторолери, велосипеди, візки та ін.);

5) усі види спортивного транспорту;

6) запасні частини до транспортних засобів, які за характеристиками належать до основних засобів.

На субрахунку 106 " Інструменти, прилади та інвентар" обліковують такі підгрупи засобів:

1) лінії електропередач, трансмісії та трубопроводи з усіма проміжними пристроями, необхідними для трансформації (перетворення) і передачі енергії та для переміщення трубопроводами рідких і газоподібних речовин до споживача;

2) інструменти — механічні та немеханічні знаряддя праці загального призначення, а також прикріплені до машин предмети, які слугують для обробки матеріалів: різальні, ударні, натискувальні, ущільнюючі знаряддя ручної праці, включаючи ручні механічні знаряддя, що працюють на електроенергії, енергії стисненого повітря та ін. (електродрелі, фарбопульти, електровібратори, гайковерти та ін.), а також різного роду пристрої для обробки матеріалів, виконання монтажних робіт та ін. (лещата, патрони, ділильні головки, пристрої для встановлення двигунів та для прокручування карданного валу на автомобілях та ін.);

3) виробничий інвентар та приладдя — предмети виробничого значення, які слугують для полегшення виробничих операцій під час роботи (робочі столи, верстати, кафедри, парти та ін.); обладнання, що сприяє охороні праці; предмети технічного значення, які не можуть бути зараховані до робочих машин (наприклад, світлокопіювальні рами та ін.);

4) господарський інвентар — предмети конторського та господарського упорядкування, конторська обстановка, переносні бар'єри, вішалки, гардероби, шафи різні, дивани, столи, крісла, шафи та ящики вогнетривкі, друкарські машини, гектографи папірографи та інші ручні розмножувальні й нумерувальні апарати, переносні юрти, палатки (крім кисневих), ліжка (крім ліжок із спеціальним обладнанням), килими, портьєри та інший господарський інвентар, а також предмети протипожежного значення — гідропульти, стендери, драбини ручні та ін.

На субрахунку 107 " Робочі і продуктивні тварини" виділяють підгрупи:

1) робоча худоба — коні, воли, осли та інші робочі тварині (включаючи транспортних і спортивних коней та інших транспортних тварин);

2) продуктивна та племінна худоба — корови, бики-плідники, бугаї, буйволи та яки (крім робочих), жеребці-плідники т< племінні кобили (неробочі), олені-матки і самці (рогачі), кнурі та свиноматки, вівцематки, кози, барани та інше;

3) службові собаки;

4) декоративні тварини;

5) піддослідні тварини (собаки, щури, морські свинки та ін.). На субрахунку 108 " Багаторічні насадження" обліковують:

штучні багаторічні насадження незалежно від їх віку; плодово-ягідні насадження всіх видів (дерева та кущі), озеленювальні та декоративні насадження на вулицях, площах, в парках, садах, скверах, на території установ, у дворах житлових будинків, живі огорожі, снігозахисні та полезахисні смуги, насадження для укріплення пісків і берегів річок, яро-балочні насадження та ін.; штучні насадження ботанічних садів та інших науково-дослідних установ і учбових закладів для наукових цілей та інші штучні багаторічні насадження. Багаторічні насадження збільшуються на суму капітальних вкладень. Молоді насадження усіх видів обліковують окремо від насаджень, що досягли повного розвитку, тобто віку початку плодоношення, зімкнення крон та ін.

На субрахунку 109 " Інші основні засоби" обліковують з поділом на окремі групи такі засоби:

1) сценічно-постановочні засоби вартістю понад 10 грн. за одиницю (декорації, меблі і реквізити, бутафорію, театральні та національні костюми, головні убори, білизна, взуття, перуки);

2) документація з типового проектування незалежно від вартості;

3) навчальні кінофільми, магнітні диски і стрічки, касети. На субрахунку 111 " Музейні цінності, експонати зоопарків, виставок" обліковують:

1) музейні цінності (незалежно віл вартості), крім предметів мистецтва та природознавства, старовини і народного побуту та експонатів наукового, історичного і технічного значення, які обліковуються у порядку, встановленому для обліку цих цінностей у державних музеях;

2) експонати тваринного світу в зоопарках та інших аналогічних установах незалежно від їх вартості.

У Державній інспекції сільського господарства в Київській області аналогічно відображаються в обліку інші випадки надходження та оприбуткування основних засобів бюджетних установ. Деякі особливості є лише у відображенні незакінченого капітального будівництва, тобто фактично освоєних капітальних вкладень на незакінчені або закінчені, але не введені в експлуатації об'єкти основних засобів (будівлі та споруди).

Для обліку витрат на незакінчені або закінчені, але не зданих в експлуатацію об'єкти основних засобів.

Синтетичний облік основних засобів та інших необоротних матеріальних активів ведеться у книзі Журнал-головна у розрізі окремих субрахунків. Записи до цієї книги здійснюють на підставі попередньо складених меморіальних ордерів — накопичувальних відомостей за рахунками обліку грошових коштів та розрахунків (класи 3 " Кошти, розрахунки та інші активи" і 6 " Поточні зобов'язання"). При комп'ютеризації обліку з цією метою використовують відповідні машинограми: " Головна книга", " Оборотна відомість основних засобів" та ін.

Результати виконання кошторису, передбачено рахунок 14 " Незакінчене капітальне будівництво". На дебеті цього рахунка відображають усі витрати на незавершені капітальні вкладення як при виготовленні (будівництві, створенні), так і при покращенні (до-будівлі, дообладнанні, реконструкції, модернізації) об'єктів необоротних активів.

Таблиця 2.3