Претензионные письма

Письма, оформляющие обоснованные и подтвержденные документами требования одних предприятий к другим или к транспортным организациям в связи с необходимостью восстановления нарушенных имущественных прав и законных интересов, предусмотренных договорными обязательствами, называются претензионными.

Согласно действующему законодательству претензионные письма должны выполнять функцию урегулирования разногласий на добровольных началах, и поэтому их составление является обязательным этапом перед направлением иска в арбитраж. Следует иметь в виду, что предъявление претензий предприятиями, чьи имущественные права и законные интересы нарушены, является не только их правом, но и обязанностью.

Претензии могут быть предъявлены в отношении количества и качества продукции, расчетов, просрочки в поставке товаров, порчи и утраты грузов и других нарушений договорных условий.

Особое внимание должно быть уделено документированию доказательной части претензии. Так, к рекламации на качество продукции необходимо прилагать акт государственной экспертизы о недоброкачественности товара, расчет суммы уценки и штрафа с указанием количества и стоимости забракованного товара, транспортные накладные, коммерческие акты и другие документы, обосновывающие требование.

Претензии подписываются руководителем организации или его заместителем. Заявления о претензии предъявляются в установленные сроки.

Поставщик продукции, получив претензионное письмо, обязан своевременно рассмотреть его и в письменной форме сообщить покупателю о согласии удовлетворить претензию или об отказе это сделать с указанием мотивов. Претензии по количеству, качеству и комплектности продукции рассматриваются в течение одного месяца, а по другим основаниям - в течение двух месяцев. При этом предприятие-поставщик тщательно проверяет законность и обоснованность предъявленного требования. В необходимых случаях поставщик может производить выверку расчетов, экспертизу и другие действия. Непредставление заявителем дополнительной документации в срок не является основанием для отказа от рассмотрения претензии.

К претензионным письмам, связанным с утратой, недостачей, порчей или повреждением грузов, должны быть приложены:

- накладные и коммерческие акты (при частичной утрате или повреждении грузов);

- квитанции о приеме груза к перевозке с отметкой станции назначения о его прибытии (при полной утрате груза);

- документы, подтверждающие количество и стоимость отправленных и оплаченных грузов (счета поставщиков);

- расчет суммы претензии (при отсутствии такового в письме);

- другие документы, подтверждающие претензию.

Если претензия не может быть урегулирована сторонами на добровольных началах, то дело передается в арбитражный или народный суд. Основным документом в этих случаях является исковое заявление. Исковое заявление содержит следующие реквизиты:

1. наименование государственного арбитража, в который подается заявление;

2. полное наименование и адреса спорящих организаций;

3. цену иска, если иск подлежит оценке;

4. название документа и его номер;

5. текст заявления;

6. приложения;

7. подписи и дату.

Текст заявления включает следующие элементы:

- описание обстоятельств, на основании которых истец основывает свое требование, и доказательств, подтверждающих эти обстоятельства;

- обоснованный расчет взыскиваемой или оспариваемой сумм;

- точное указание нормативных актов, на основании которых предъявляется иск;

- информацию о принятых истцом мерах для урегулирования разногласий между спорящими на добровольных началах (с указанием содержания и даты отправления другой стороне своих предложений) и их результаты (с указанием содержания и даты полученного ответа);

- содержание требований истца к ответчику.

В приложении должен содержаться перечень документов, подтверждающих:

1. обоснованность иска;

2. принятие истцом мер к непосредственному урегулированию спора с ответчиком;

3. направление ответчику копии искового заявления и приложенных к нему документов;

4. уплату государственной пошлины в установленном порядке.

Истец может указать в заявлении и другие сведения, если считает, что они необходимы для правильного решения споров. Исковое заявление подписывается руководителем организации или его заместителем. Ответчик вправе до принятия решения по хозяйственному спору арбитражем предъявить к истцу встречный иск для рассмотрения его совместно с первоначальным иском. При этом встречный иск должен быть связан с первоначальным.