Систематизация документов

Для обеспечения правильного формирования и учета дел в организации должна составляться номенклатура дел.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий.

Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем организации, вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

При составлении заголовков дел следует учитывать, что:

q заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;

q заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;

q заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные материалы» и т.п. не допускаются.

Состав заголовка дела образуют следующие элементы:

q название вида (переписка или журнал) или разновидности документов (приказы, протоколы);

q название организации или ее структурного подразделения;

q адресат или корреспондент документа;

q краткое содержание документов дела;

q название территории, с которой связано содержание документов дела;

q даты, к которым относятся документы дела;

q указание на копийность документов дела.

Номенклатура дел организации должна составляться в последнем квартале предшествующего года на новый календарный год по установленной форме.

В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать:

q номер структурного подразделения организации по классификатору подразделений или номер направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);

q порядковый номер дела внутри данного подразделения или направления деятельности.

В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих ОРД, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

Графа 3 «Количество томов» заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 «Срок хранения и номер статьи по перечню» указывается срок хранения дела, номер статьи со ссылкой на перечни или примерные номенклатуры дел.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки: о незаведении дел («Дело не заведено»), о переходящих делах, об уничтожении дел, месте хранения подлинников. По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения.