Ділові документи, їх класифікація та вимоги до їх складання

Безпосереднє відношення до культури бізнесової діяльності має підприємницьке діловодство. У цьому зв’язку вивчення теми передбачає ознайомлення з його основами, в першу чергу, з класифікацією ділових документів, вимогами до складання ділових документів і їх оформлення.

Офіційно-ділова сфера діяльності суспільства знаходить найповніше відображення у документах. Документ (від лат. documentum — повчальний приклад, взірець, доказ) — це діловий папір, що закріплює інформацію про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людей.

Документи поділяються на види за різними ознаками.

За стадіями виготовлення розрізняють:

• оригінали;

• копії.

Оригінал офіційного документа — перший або єдиний його примірник. Копія точно відтворює текст оригіналу, а також усі реквізити. Копія обов'язково має у верхньому правому куті позначку " Копія", завіряється підписом посадової особи. В юридичному аспекті оригінали і копії є рівнозначними.

За ступенем гласності документи бувають:

• звичайні;

• для службового користування (ДСК);

• таємні та ін.

За місцем складання документи поділяють на:

• внутрішні, які фіксують внутрішні питання підприємства і не виходять за його межі;

• зовнішні, тобто вхідна та вихідна документація.

За авторством розрізняють такі документи:

• службові (офіційні);

• особисті.

Службові документи створюються в організаціях, установах, на підприємствах службовими особами. Особисті документи пишуться громадянами поза сферою їхньої службової діяльності.

За технікою відтворення розрізняються документи:

• рукописні;

• відтворені механічним способом.

За змістом документи поділяють на:

• організаційні (положення, інструкції, директиви, правила, статути тощо);

• розпорядчі (постанови, ухвали, рішення, розпорядження, накази, вказівки тощо);

• довідково-інформаційні (пояснювальні та доповідні записки, службові листи, телеграми, телефонограми, оголошення, запрошення, довідки, акти, плани роботи, звіти, доповіді тощо);

• документи колегіальних органів (протоколи);

• документи особового складу (автобіографії, резюме, характеристики, особові

листки, трудові книжки, особові картки, трудові угоди, контракти);

• особисті офіційні документи (доручення, розписки, заяви, пропозиції, скарги, заповіти).

За формою документи поділяються на:

• трафаретні (стандартні, регламентовані);

• індивідуальні (нестандартні, нерегламентовані).

Трафаретні документи відображають регулярну виробничо-управлінську ситуацію і складаються за однаковими зразками. Як правило, в них використовуються типові слова і вирази. При складанні таких документів можуть використовуватися бланки — друковані стандартні форми, що заповнюються конкретними даними. Трафаретні документи мають найвищий рівень стандартизації.

Індивідуальні документи створюються для вирішення конкретної, часто нестандартної, ситуації, вони передбачають більший вибір слів і конструкцій, способу викладу, тобто характеризуються низьким рівнем стандартизації.

II. Вимоги до тексту документів. Будь-який службовий документ належить до офіційно-ділового стилю. Це означає, що у ньому мають реалізовуватися такі загальні особливості цього стилю, як стислість і нейтральність викладу. Важливими вимогами до тексту документів є також достовірність, повнота, точність, переконливість.

Стислість документа забезпечується відсутністю у ньому зайвої інформації, зайвих слів тощо. Всі частини тексту мають стосуватися суті справи, що викладається у ньому.

Нейтральність викладу є нормою ділового етикету і означає, що мовні засоби, використовувані у документі, не повинні вказувати на почуття та емоції автора.

Нейтральність тексту створюється різними мовними засобами. Текст документів не повинен містити стилістично знижених або емоційно-експресивних слів (просторіччя, жаргонізми, діалектизми, іменники і прикметники із суфіксами суб'єктивної оцінки, вигуки тощо). На рівні синтаксису нейтральність стилю створюється використанням розповідних речень, прямого порядку слів. Якщо документ має метою вплинути певним чином на адресата, то для цього повинні використовуватися засоби логічної оцінки фактів, які не порушують без емоційності викладу.

Достовірність документа означає, що викладені у ньому факти відповідають дійсності.

Повним є документ, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Точним є такий документ, в якому будь-яка фраза, будь-яке слово чи речення тлумачаться однозначно. Інакше кажучи, точність документа означає бездоганний виклад думки у ньому.

Переконливим є документ, здатний вплинути певним чином на адресата, — привести до прийняття пропозиції чи запрошення, виконання прохання тощо.

Для лексики ділових паперів характерним є вживання стереотипних формул, штампів на зразок: довести до відома, взяти до уваги, вжити заходів, відшкодувати збитки, згідно з метою забезпечення, схвалювати пропозицію. Високою частотністю у ділових документах відзначаються віддієслівні іменники з абстрактним значенням типу: невиконання, відповідальність, зобов'язання, порушення, замовлення тощо.

Використання готових словесних формул полегшує як створення, так і сприйняття тексту документа, а отже, дозволяє діловій людині зекономити час.

Стандартизація протиставляє діловий стиль усім іншим стилям. Вона не є вадою ділового мовлення, а лише його особливістю.

Будь-який документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами. Кількість таких елементів неоднакова у різних документах. До

реквізитів належать, наприклад, емблема, код організації, установи чи підприємства, назва виду документа, дата, резолюція, візи, печатка тощо. Кожний реквізит має точно визначене місце на бланку або аркуші. Наприклад, назва виду документа, дата, реєстраційний номер зазначаються вгорі, відомості про укладача розміщуються внизу. Обов'язковим елементом кожного документа є текст, який містить основну інформацію. Сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів називається формуляром документа.

При оформлянні організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад реквізитів:

1 — Державний герб;

2 — емблема організації;

3 — зображення нагород;

4 — код організації;

5 — код документа;

6 — назва міністерства чи відомства;

7 — назва підприємства (установи, організації, фірми);

8 — назва структурного підрозділу;,

9 — індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер Телефону, номер рахунку в банку;

10 — назва виду документа;

11 — дата;

12 — індекс (вихідний номер документа);

13 — посилання на індекс та дату вхідного документа;

14 — місце складання чи видання;

15 — гриф обмеження доступу до документа;

16 — адресат;

17 — гриф затвердження;

18 — резолюція;

19 — заголовок до тексту;

20 — позначка про контроль;

21 — текст;

22 — позначка про наявність додатка;

23 — підпис;

24 — гриф погодження;

25 — візи;

26 — відбиток печатки;

27 — позначка про завірення копії;

28 — прізвище виконавця та номер його телефону;

29 — позначка про виконання документа та направлення його до справи;

30 — позначка про перенесення даних на машинний носій;

31 — позначка про надходження.