Задание №4

1. Напишите приказ генерального директора закрытого акционерного общества «Леспорт» о приеме вас на работу бухгалтером.

2. Составьте приказ об освобождении вас от работы в ООО «Транском» в связи с переездом на новое место жительства.

3. Составьте приказы: а) о приеме на работу бухгалтером И.П. Ивановой

б) об увольнении переводом в другую организацию.

Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

4. Составьте рекомендательное письмо на работника вашего пред­приятия для поступления его в аспирантуру Новороссийской Государственной Морской Академии.

5. Напишите заявление о приеме вас на работу экономистом в государ­ственное предприятие по связи и информатике «Россвязьинформ».

6. Напишите заявление о предоставлении вам административного от­пуска по семейным обстоятельствам. Остальные реквизиты укажите само­стоятельно.

7. Напишите резюме, необходимое для оформления документов при поступлении на работу.

8. Оформите запись в трудовой книжке об увольнении вас: а) по соб­ственному желанию; б) в связи с ликвидацией предприятия; в) в связи с несоответствием выполняемой работы предъявляемым требованиям вследствие недостаточной квалификации.

9. Составьте приказ о переводе на работу внутри организации.

10. Составьте приказ об увольнении работника в связи с ликвидацией предприятия.

Тема 6. ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ КОММЕРЧЕСКОГО ПИСЬМА НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

6.1 Правила оформления коммерческого письма на английском языке.

6.2 Знаки препинания.

Коммерческая корреспонденция на английском языке по­теряла свой формальный и напыщенный стиль. Наши советы, таким образом, такие же. как и для обычного письма пишите просто и ясно, используя по мере возможности ко­роткие фразы, и избегайте излишней фамильярности, кро­ме случаев, когда адресат является вашим старым другом, излагайте последовательно все новые элементы в вашем послании.

Ниже приведены некоторые простые правила:

• Если Вы не используете бланк с напечатанным типог­рафским способом адресом, размешайте Ваш адрес (как от­правителя) справа вверху (номер дома, город или район, почтовый код). Не указывайте здесь свое имя, которое будет следовать за Вашей подписью. Номер Вашего телефона может быть указан внизу (телефон 00.00.00).

• Указание даты следует за этим адресом.

Если Вы пишете на бланке, то дата указывается вверху справа, под адресом. В английском не указывают место нахождения перед датой. Даты сейчас можно писать по-разному: 23 марта, 2006 со­ответствует традиционному британскому стилю; также возможно писать: 12 июня 2006; 5 апреля 2006; мая 22. 2006; сентября 10. 2006.

Следующая форма, зародившаяся в Америке, сейчас часто используется в международной практике: февраль 6, 2006. Могут также использоваться и сокращения: 8 окт. 2006, дек., 15. 2006.

Можно встретить указание дат и цифрами, но и в этом содержится опасность, т.к.

• в британском английском 4.3.06 означает, также как и во французском, 4 день, 3 месяца (март);

• в то время как в американском английском сначала указывается месяц и 4.3.06 означает 3 апреля. Американс­кий вариант даты 4 марта будет выглядеть так- 3.4.06.

• Ссылка на номер и дату, когда она есть, помещается ввер­ху, слева под шапкой, и обычно содержит номер (код) и инициалы (автора письма, машинистки или секретаря).

• Адрес получателя (inside address) располагается вверху слева (под ссылкой, если она есть). Он содержит: имя и адрес получателя, будь-то частное лицо или компания.

Если письмо предназначено частному лицу, оно начи­нается: господин, госпожа, господа (Mr, Mrs, Miss, Messrs, Ms) (невзирая на то, что дама, к которой обраща­ются, замужем или нет; к этому обращению призывают ас­социации за освобождение женщины).

После этих сокращений может стоять точка (Mr.). Это практика, распространенная сейчас в американском вари­анте, хотя сторонникам чистоты языка не нравится точка, стоящая после последней буквы слова.

Теперь перейдем к инициалам и именам. Американцы используют два своих имени, т.е. может стоять J.K. Thomson или John К. Thomson. После этого идет адрес (номер дома, город или район, почтовый код).

Британцы все еще иногда, хотя все реже и реже, исполь­зуют вежливую форму Esq. (Эсквайер), например, G. Thomson, Esq: не означает ничего другого, кроме: господин Г. Томсон (Mr. G. Thomson).

• Наиболее используемыми формулировками являются: Уважаемый господин (Dear Sir), или Уважаемая гос­пожа (Dear Madam) или Уважаемые господа (Dear Sirs), которые выделяются запятой в британском английс­ком или двоеточием в американском.

Несмотря на наличие слова " дорогой" (Dear), эти обра­щения соответствуют простому обращению господин или госпожа. В американском варианте используется обращение Gentlemen, вместо Dear Sirs в британском.

Для выражения Cher Monsieur (уважаемый господин), формы более дружественной и личной, в английском языке используется фамилия того, к кому обращаются, например: Dear Mr. Johnson (уважаемый господин Джонсон).

В случае более близких и длительных отношений в американском английском возможно использование имени: Dear John, (Дорогой Джон,) и запятая здесь рассматрива­ется как менее формальная. Формулировки обращения располагаются слева, а не по центру.

• Текст самого письма. Возможны два варианта:

— с выделением смысловых абзацев, когда каждый из них начинается с красной строки (рис. 34)

— без выделения таковых, когда все строки начинаются одна за другой с новой строки (рис. 35).

Между абзацами необходимо сделать пропуск одной строки.

• В английском языке исполь­зуется короткая заключительная формулировка в зави­симости от ситуации.

• В британском английском, если письмо начинается с Dear Sir, то заканчивается Yours faithfully; если Dear Mr Thomson, то заканчивается Yours sincerely. Yours truly иногда может заменить Yours faithfully или Yours sincerely.

• В американском английском Yours faithfully почти не используется; употребляется Sincerely yours или просто Sincerely, а иногда Very truly yours.

Первое слово, и только одно первое, заключительной фразы пишется с заглавной буквы, а после фразы всегда ставится запятая. Заключительная формулировка чаще всего начинается слева, когда предложения начинаются каждое с новой строки, и справа, когда выделяются смысловые абзацы.

• Подпись ставится под заключительной фразой письма над именем подписывающегося и его должностью. Если подписывают­ся от чьего-то имени, имя того, от которого написано пись­мо, то подпись стоит над именем и перед именем ставятся буквы p.p. или per pro (лат. сокращение от имени).

• Приложения указываются в письме внизу слева, при этом пишется: End или Епс (Приложение/я) в зависимости от их количества.

6.2 ЗНАКИ ПРЕПИНАНИЯ

Знаки препинания позволяют построить структуру фра­зы при письме, разделяя ее на логические группы и облегчая точное и ясное понимание ее смысла.

Бывает много случаев, когда из-за разной интерпре­тации фразы возникает спор, а правильное употребление знаков препинания могло бы помочь этого избежать.

Посмотрите на изменение смысла следующей фразы в зависимости от наличия запятой:

Later (,) models will be sent for examination

• с запятой: Позже мы Вам вышлем модели для изучения (осмотра).

• без запятой: Мы Вам вышлем для изучения (осмотра) последние модели.

Таким образом, следует хорошо знать правила употреб­ления знаков препинания, т.к. в русском, английском и французском языках они разные.

• Точка (.) употребляется для выделения конца логической фразы, законченной по смыслу.

Внимание: точка ставится в английском языке также при написании чисел, отделяя десятые доли. Например: 2, 5 при написании на английском языке будет 2.5.

• Запятая (,) выделяет короткую паузу, позволяющую подчеркнуть какую-либо группу слов, объединить слова в логически завершенную конструкцию.

• Точка с запятой (;) выделяет более длительную паузу и показывает предложение, которое предшествует этому зна­ку, и объединяет два предложения, которые могли бы быть разделены точкой. В английском языке точка с запятой употребляется реже, чем во французском, и может быть в большинстве случаев заменена точкой.

• Двоеточие (:) выделяет перечень примеров, цитату или перечень, имеющий отношение к предшествующей двое­точию фразе. Двоеточие часто используется, но во многих случаях мо­жет быть заменено запятой. Следует избегать употребления подряд нескольких предложение с этим знаком.

Вот два примера правильного его употребления.

Прилагаем следующие документы: 1 счет факту­ру, 2 бланка заказа.

В нашем контракте записано: Гарантируется без­опасная поставка.

• Тире (—) все чаще используется в международном анг­лийском. Тире заменяет часто скобки; оно показывает на ремарку, которая дополняет основную фразу, так:

Пляглос — краска на пластиковой основе — явля­ется уникальным продуктом.

Оно часто употребляется для выделения группы слов.

• Вопросительный знак (?) всегда следует ставить после вопроса. После него точка не нужна.

• Восклицательный знак (!) часто используется в реклам­ных письмах.

Да! Наши товары дешевле! Пробуйте их сейчас! Во всех других коммерческих письмах следует избегать восклицаний.

• Скобки употребляются в коммерческих письмах только для введения небольших уточнений (цифр, описаний и т.д.):

Направьте, нам, пожалуйста, обратной почтой данные на Ваши новые товары (для внутреннего и наружного использования).

Существует тенденция их замены тире. В редких случаях в данном предложении употребляют круг­лые и квадратные скобки.

• Кавычки употребляются для выделения названий, наименований продукции и, конечно, при цитировании чьих-либо слов.

SCORE Michael House Baker Street London WIA IDN

TELEPHONE 01-9354433 TELEX NUMBERS 23365 26657

03/JB/VL

Mr. Michel Lesage 26-th May, 2006
141, rue Saint-Jacques
75005 Paris - France

Dear Mr. Lesage,

I have pleasure in confirming your appointment as our representative in France with effect from June 1st 2005.

We have considered the large scale potential of developing our exports to Europe. With your experience in the French market we feel sure that you will be able to make a substantial contribution towards promoting the name " Score", our image and our merchandise, which has already proved so acceptable in the U.K. and other countries.

As we have already discussed we should be pleased to make available to you a commission rate of 10% of orders which are placed with us and which we have confirmed and delivered.

We should also be responsible for expenses in respect of visits to this country which are made specifically on behalf of " Score" and by prior arrangement. We should also be prepared to reimburse you for expenses incurred on behalf of our executives who visit France.

It is our intention to review the terms of our association at six-monthly intervals.

May I say how much we look forward to a very close association and the prospect of developing our activities in France.

Yours sincerely,

John Baxter

Managing Director

РИС.34

BURNS AND HAYWARD

702 RICHMOND AVENUE, PORTLAND, OREGON, 971217

MCB/jap

Mr. Paul Clement June 4, 2006

Cie La Prevention

Boite postale 212

45802 Orleans Cedex-France

Dear Paul:

As you will probably know, last week my chief fire loss control engineer, John Maxwell, visited 5 locations in France accompanied by Alain Berger and later had discussions with Marc Roget and Peter Barton.

My purpose in writing to you is first to say how pleased we are with the fire engineering service we receive from your company; the relationship with Alain Berger is first class and John Maxwell is able to obtain very good results indeed.

I wonder whether you would be kind enough to pass on our thanks to Marc Roget and Alain Berger for the very good work they are providing in fire loss control.

I look forward to renewing our acquaintance in the future.

Very truly yours,

M.C. DURNS

РИС.35

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Андреева В.И. Делопроизводство, М., изд-ие 5-е, пер., доп., ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез» 2000, 192 с.

2. Кузнецова Г.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления, М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 317с.

3. Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТа 6.30-2003, М., Научная книга, 2005, 122 с.

4. Станюков М.В. Документы. Делопроизводство, М., ПРИОР, 1999, 144с.

5. Колтунова М.В. Деловое письмо. М., Дело, 1999, 112 с.

6. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство (документирование управленческой деятельности предприятия). М-Н., «Инфра - М», 2005, 302 с.

7. Деловая переписка с иностранными фирмами. М., «Имидж», 2002, 431 с.

8. ГОСТ 6.30-2003 Требования к оформлению документов.

Утверждаю

Генеральный директор

ООО «ЮНИОР»

______________________

подпись

Должностная инструкция диспетчера ООО «ЮНИОР»

Диспетчером может быть лицо, имеющее среднее или специальное образование.

Диспетчер подчиняется непосредственно начальникам отделов, заместителю генерального директора. Распорядок рабочего дня с 20: 00 до 08: 30.

Обязанности диспетчера:

1. Соблюдать трудовую дисциплину.

2. Соблюдать меры противопожарной и техники безопасности на предприятии.

3. Следить за правильным и целевым использованием оборудования и оргтехники во время дежурства.

4. Вести вахтенный журнал по предприятию, отмечать все происшествия и события за смену.

5. Принимать все входящие звонки, факсы и своевременно фиксировать полученную информацию должным образом.

6. Получать данные на 20: 00 и 08: 00 о наличии и движении груза на ОАО «Комбинат Импортпищепром».

7. При погрузке судна отслеживать ход погрузки, производительность налива, остановки.

8. По окончании получать окончательную цифру, плотность и другие данные от начальника смены или диспетчера ОАО «Комбинат Импортпищепром».

9. Участвовать в оформлении грузовых документов, ведении таймшита, формировании комплекта грузовых документов, почты.

10. Своевременно отправлять по e-mail отсканированные документы грузополучателю.

11. Информировать руководство предприятия и определенный им круг лиц о наличии груза (на 20: 00 и 08: 00), а также обо всех обстоятельствах, влекущих за собой задержку обработки судна, приготовлении грузовых документов и любых ситуациях, наносящих ущерб предприятию, и принимать меры по устранению таких обстоятельств согласно распоряжений и указаний руководства предприятия.

12. Строго соблюдать конфиденциальность информации, полученной на предприятии.

13. Информировать руководство обо всех случаях нарушения трудовой дисциплины, пожарной безопасности, техники безопасности, использования оборудования и средств транспорта и связи.

14. Следить за санитарным порядком в офисе.

15. Нести ответственность за невыполнение своих обязанностей вплоть до увольнения.

Ознакомлен:

________________ ________________

Ф.И.О. подпись

Утверждаю

Генеральный директор

ООО «ЮНИОР»

______________________

подпись

Должностная инструкция экспедитора (декларанта) ООО «ЮНИОР»

Экспедитором (декларантом) может быть лицо, имеющее высшее образование, свободно владеющее английским языком.

Экспедитор подчиняется непосредственно начальнику отдела.

Экспедитор обязан соблюдать режим работы и распорядок дня, определенный на предприятии, выполнять правила техники безопасности и пожарной безопасности на территории предприятий и морском транспорте.

Обязанности экспедитора (декларанта):

1. Получить и согласовать с начальником отдела погрузочную инструкцию.

2. Согласовать с начальником отдела все объемы грузов, необходимые для оформления поручений на погрузку.

3. Доложить начальнику отдела о готовности документов к оформлению, либо отсутствии каких-либо документов или наличии в них недостоверной информации.

4. Провести таможенное оформление груза. \

5. Выдать поручение на погрузку в организации, осуществляющие погрузку судна и имеющие договорные отношения с клиентами.

6. Передать экспедитору (шипперу) оригинал поручения на погрузку для оформления судовых документов.

7. В случае возникновения задержек в ходе таможенного оформления, либо выявлении ошибок или отказ в оформлении таможенными органами немедленно доложить начальнику отдела о данной ситуации.

8. Нести полную ответственность за правильность таможенного оформления в соответствии с требованиями ТК РФ.

9. Подписывать от лица организации на основании доверенности акты приема-передачи и приложений на нефтебазе.

10. Подтверждать факт вывоза товара на экспорт и обеспечивать все заинтересованные организации копиями документов, подтверждающих факт вывоза.

11. Докладывать руководству обо всех ситуациях, влекущих задержку в оформлении груза в таможне, и принимает совместно с ним все меры по устранению указанных ситуаций.

12. Строго соблюдать конфиденциальность информации, полученной на предприятии.

13. Нести ответственность за невыполнение своих обязанностей вплоть до увольнения.

Ознакомлен:

________________ ________________

Ф.И.О. подпись

Утверждаю

Генеральный директор

ООО «ЮНИОР»

______________________

подпись

Должностная инструкция экспедитора (шиппера) ООО «ЮНИОР»

Экспедитором (шиппером) может быть лицо, имеющее высшее образование, свободно владеющее английским языком.

Экспедитор подчиняется непосредственно начальнику отдела.

Экспедитор обязан соблюдать режим работы и распорядок дня, определенный на предприятии, выполнять правила техники безопасности и пожарной безопасности на территории предприятий и морском транспорте.

Обязанности экспедитора (шиппера):

1. Получить и согласовать с начальником отдела погрузочную инструкцию и инструкцию по оформлению судовых документов.

2. Согласовать с начальником отдела все объемы грузов, необходимые для оформления коносаментов.

3. Своевременно (в течение 2-х часов после получения от нефтебазы окончательной цифры), изготовить комплект судовых документов, согласно инструкции получателя или отправителя груза.

4. Подписать грузовые документы у капитана судна и представителей других организаций, участвующих в погрузке или контроля груза.

5. Передать капитану судовой комплект документов и арбитражные пробы груза.

6. Обеспечить нефтебазу, порт, агента, сюрвейера, таможню и другие организации необходимыми копиями судовых документов.

7. После отхода судна информировать клиентов по e-mail об отгруженных объемах, предоставить необходимые копии документов и подготовить пакет судовых документов, необходимых для отправки клиентам факсом или e-mail и почтой.

8. Нести ответственность за своевременное и правильное оформление отгрузочных документов.

9. Докладывать руководству обо всех ситуациях, влекущих задержку в оформлении грузовых документов и своевременную отгрузку судов, и принимает совместно с ним все меры по устранению указанных ситуаций.

10. Строго соблюдать конфиденциальность информации, полученной на предприятии.

11. Нести ответственность за невыполнение своих обязанностей вплоть до увольнения.

Ознакомлен:

________________ ________________

Ф.И.О. подпись