Метаданные об управлении документами

Управление метаданными - неотъемлемая часть управления документами,

обеспечивающая выполнение множества различных функций и целей. В контексте

управления документами метаданные определяются как данные, описывающие контекст,

содержание и структуру документов, а также процессы управления ими на протяжении всего

жизненного цикла документа (ИСО 15489-1, подраздел 3.12). Сами по себе метаданные

являются структурированной или полуструктурированной информацией, позволяющей

создавать, регистрировать, классифицировать, обеспечивать доступ, хранение и размещение

документов, в рамках и за пределами одной либо нескольких областей деятельности. Каждая

из этих областей представляет сферу интеллектуального языкового общения, социальной

и/или организационной деятельности определенной группы людей, разделяющих

определенные ценности и обладающих определенными знаниями. Метаданные об

управлении документами допускается использовать для идентификации, подтверждения

подлинности и контекстуализации документов и людей, процессов и систем, которые

создают, управляют, поддерживают и используют документы, а также для принципов

политики, на которых строится управление ими (см. 9.1).

Первоначально метаданные определяют документ в момент его ввода, фиксируя его связь

с контекстом деловой деятельности и устанавливая контроль над ним. В течение жизненного

цикла документов или их совокупностей новые слои метаданных будут добавляться в

процессе использования документов во вновь проводимых деловых операциях. Это означает,

что метаданные продолжают накапливать информацию, касающуюся контекста управления

документами и деловых процессов, в которых используются документы, и соотносятся с

содержательными и структурными изменениями документа. Метаданные могут быть

источником информации о многократном использовании документа многими системами и

для множества целей. Метаданные, применяемые к документам в течение всего их

жизненного цикла, можно продолжать использовать после того, как сами документы

перестанут быть востребованы в деловых целях и будут переданы на хранение.

Метаданные обеспечивают аутентичность, надежность, применимость и целостность

документов, обеспечивают управление ими и понимание информационных объектов как

физических, так аналоговых и цифровых. Однако метаданными также необходимо

управлять.

OPENGOST.RU www.OpenGost.ru

Портал нормативных документов info@opengost.ru

Документ скачан с портала нормативных документов www.OpenGost.ru

5

Управление документами всегда включает в себя управление метаданными. Однако

электронная среда требует иного выражения традиционных требований и иных механизмов

для идентификации, ввода, определения свойств и использования метаданных. В

электронной среде документы нормативного характера - это документы, сопровождаемые

метаданными, определяющими их нормативный статус. Этот нормативный статус должен

быть четко документирован, а не подразумеваться, как в некоторых процессах управления

бумажными документами. В электронной среде очень важно обеспечить гарантию того,

чтобы в системах, которые создают, осуществляют ввод и управление документами,

осуществлялось создание и ввод метаданных об управлении документами. И, наоборот,

электронная среда предоставляет новые возможности для определения и создания

метаданных, а также для обеспечения полного, своевременного ввода документов. Эти

документы могут быть свидетельствами транзакций или непосредственно быть

транзакциями.__

(обязательное)