![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Общие требования к документированию коллегиальных органов управленияСтр 1 из 3Следующая ⇒
Обязательному документированию подлежит деятельность всех органов власти и управления, которые действуют на основе принципа коллегиальности. Принцип коллегиальности соблюдается в деятельности: ¾ органов государственной власти (заседание палат Совета Федерации, законодательного собрания субъекта РФ), ¾ органов исполнительной власти (коллегия федерального органа исполнительной власти, администрация субъекта РФ), ¾ органов местного самоуправления (собрание депутатов муниципального района, совета депутатов), ¾ органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений, комитетов, постоянно действующих комиссий и т.п.). Деятельность коллегиальных органов документируется в обязательном порядке. Но ей подлежат также разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания и даже оперативные совещания, которые проводятся руководителем организации, его заместителями, руководителями структурных подразделений по вопросам текущей деятельности [4, с. 126]. К процедуре созыва, проведения собрания и к оформлению решений, принятых участниками ООО, законодатель менее строг, чем в АО, но и здесь есть свои тонкости. В зоне ответственности секретаря коллегиального органа по должности, корпоративного секретаря и юристов, организующих процедуры корпоративного управления, а также службы делопроизводства и ответственных за делопроизводство в подразделениях находятся соблюдение процедуры подготовки заседания коллегиального органа, включая публикацию и трансляцию информации и приглашений участникам заседания, правильность документирования принятых решений и обеспечение полноты доказательной базы их законности и исполнения в течение всего срока полномочий коллегиального органа. В процессе деятельности коллегиального органа образуется совокупность взаимосвязанных документов, которая обычно называется функциональным документным комплексом. В состав комплекса входят документы, которые принадлежат к различным подсистемам и системам документации, но объединяются управленческой ситуацией и полномочиями органа, в котором они создаются.
Рисунок 1 -Примерный состав документов функционального документного комплекса, обеспечивающего деятельность коллегиального исполнительного органа (Правления)
Принадлежность документов к одному функциональному документному комплексу определяет единство оформления их реквизитов и единообразие некоторых речевых формул в текстах (например, формулировки вопросов должны быть единообразными в квартальном плане заседаний, повестке дня, протоколе, выписке из него, поручении) [7, с. 145]. При оформлении первых листов документов, входящих в функциональный документный комплекс о деятельности конкретного коллегиального органа, необходимо использовать общий бланк. Но опыт «лучших практик» сформулировал универсальную рекомендацию – оформлять все документы просто на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов заголовочной части по образцу общего бланка, который утвержден в организации (или даже на титульном листе, который может быть оформлен для положения и регламента работы коллегиального органа). А для оформления некоторых документов (извещения о дате и времени заседания, письма-приглашения на заседание, списка участников заседания, бюллетеней голосования и т.п.) могут быть разработаны унифицированные типовые формы, удобные для электронной подготовки проектов документов. Они обычно утверждаются: ¾ в составе положения, регламента работы коллегиального органа либо ¾ вышестоящим органом управления по мере их разработки. Некоторые публичные акционерные общества пытаются закрепить эти формы документов в своих книгах фирменного стиля (brand book) и заказывают их разработку «на стороне» у дизайнеров. Не стоит полностью отдавать эту задачу им на откуп. Ведь официальные управленческие документы и их форма не входят в зону ответственности маркетинговых и PR-служб. Репутационные риски при оформлении документов контролируют служба делопроизводства, корпоративный секретарь и юридичсекая служба. Перечисленные на рис. 1 документы в своей совокупности представляют собой доказательную базу принимаемых коллегиальным органом решений. Она может быть дополнена за счет документов, с помощью которых осуществляется контроль исполнения принятых решений, это: ¾ регистрационно-контрольные карточки и ¾ отчеты о состоянии исполнительской дисциплины (в разрезе вопросов, подразделений, исполнителей, сроков). Если организация небольшая, не является источником комплектования архива, при этом руководство осознает, что «информация и документы – это актив, имеющий ценность», и самостоятельно отвечает за обеспечение их сохранности, то все документы данного комплекса могут быть сформированы в одно дело на срок полномочий данного коллегиального органа с обобщенным заголовком «Документы о деятельности Правления», которое разделяется на несколько томов. При этом сроки хранения определяются по самому «старшему» сроку из всех документов тома: Рисунок 2 - Сроки хранения документов
Такой порядок формирования дел несколько не соответствует принятым правилам делопроизводства и архивного дела. Но он позволяет в процедурах слияния и поглощения, в ходе внутренних проверок и внешнего аудита, в процессе оценки деятельности, проводимой по процедуре выпуска ценных бумаг, сразу представить именно совокупность документов, составляющих доказательную базу принятых решений. При этом, конечно же, формирование документов коллегиального органа в дела и сроки их хранения прежде всего должны закрепляться номенклатурой дел, за разработку которой отвечает корпоративный секретарь или секретарь коллегиального органа по должности [6, с. 152]. Если организация является источником комплектования архива, то схема систематизации дел в номенклатуре дел и порядок их формирования остаются обычными – в соответствии со сроками хранения в отдельных делах будут собираться: ¾ организационные документы; ¾ планы работы; ¾ протоколы; ¾ документы к заседаниям, включая проекты решений; ¾ документы о подготовке заседаний. Подготовку и проведение заседаний обеспечивают также документы, на основании которых проводятся административные и технические подготовительные мероприятия (см. в Таблице 3 документы, которые становятся основанием для отражения расходов в учете). Кроме того, деятельность коллегиальных органов отражается и в документах по вопросам бюджетирования системы финансовой документации (также отражены в рис. 3). Рисунок 3 -Документы, в которых также отражается деятельность коллегиального органа, но входящие в другие функциональные документные комплексы (по административно-хозяйственной / административно-организационной функции и по функции бюджетирования) «Лучшие практики» показывают, что компетенцию, полномочия коллегиальных органов необходимо конкретизировать в положениях и регламентах, которые разрабатываются на основании устава и с учетом требований действующих нормативных правовых актов. Наличие данных документов рассматривается как один из показателей качества управления организацией. Основные требования к их составлению мы изложили во мнении к статье о регламентации деятельности коллегиальных органов.
|