![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Количественный и качественный анализ системы документооборота АТП
Включает - следующие разделы: - предварительное ознакомление с подразделениями, их штатным расписанием, личным составом, организационными структурами; - описание функций подразделений; - сбор документов, анализ их содержания, заполнение форм обследования; - предварительная обработка полученных данных; - определение используемых технических средств и каналов связи; - определение трудоемкости обработки информации; Сбор документов и анализ их содержания разделяют на две стадии. Первая стадия - качественный анализ документов, который позволяет установить перечень решаемых задач и методы формирования документов, т.е. данные, которые необходимы подразделениям обследуемой организации для работы и основные направления движения информации. Вторая стадия - количественный анализ, т.е. определение объемов информации. Анализ информации позволяет: - уточнить схему существующей административной и функциональной структуры органов управления автомобильным транспортом и роль каждого подразделения в комплексе решаемых задач; - построить схему информационных связей органов управления автомобильным транспортом между собой и внешними организациями; - выявить подразделения и внешние организации, с которыми взаимодействует обследуемое подразделение; - изучить процессы формирования и маршруты движения документов; - составить перечень документации, поступающей и разрабатываемой в организации; - построить логическую схему поэтапной обработки данных; - выявить назначение форм документов, их количество и периодичность составления. Важным этапом этого этапа является разработка перечня задач, решение которых дало бы возможность проанализировать управляющую систему и определить целесообразность ее автоматизации. После определения состава автоматизируемых задач оценивают трудоемкость и периодичность их решения и записывают: перечень задач по функциям управления (табл. 1.7), сведения об объемах используемой информации (табл. 1.8), а укрупненные результаты анализа решаемых задач сводят в таблицу 1.9, где функции управления даны по направлениям деятельности обследуемого объекта, а на пересечении строк и столбцов указывается число решаемых задач.
Таблица 1.7 Перечень задач по функциям управления
Таблица 1.8 Объемы используемых документов
Таблица 1.9 Результаты анализа
Дальнейший анализ сводится к распределению документов по месту их формирования. Для этого все документы делят на внутренние и внешние. К внутренним относят те, которые разрабатывают в подразделениях автотранспортного предприятия, к внешним - поступающие извне. Отдельно выделяют группы документов, направляемых во внешние организации. Количество документов по каждой группе сводят в форме табл. 1.10.
Таблица 1.10 Количество документов по группам
Группировку документов по их образованию и по степени использования производят в табл. 1.11 и 1.12.
Таблица 1.11 Группировка документов по их образованию
Таблица 1.12 Группировка документов по степени использования
|