Деловые письма

(по материалам книги М.В. Колтуновой «Язык и деловой общение: нормы, риторика, этикет. – М.: Экономическая литература, 2002).

Официальная корреспонденция различных типов, которая направ­лена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой де­ловую корреспонденцию.

Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хра­нится в обеих организациях, как исходящая и входящая документа­ция. Это важно, потому что деловые письма выступают в роли инстру­мента, регулирующего экономико-правовые и социальные отношения между корреспондентами (контрагентами, партнерами, участниками социальных отношений).

Существует несколько видов классификации деловых писем, в ос­нове их лежат не различные подходы, а различные квалификационные признаки.

Коммерческие письма выделяются в деловой корреспонденции по тематическому признаку — они оформляют, регистрируют заклю­чение и выполнение коммерческой сделки, т.е. предваряют составле­ние контракта (договора) и являются документами, регулирующими ход его выполнения.

Коммерческие письма имеют статус документа. При рассмотрении дела в арбитражном суде они могут являться основанием для предъяв­ления иска (письмо-рекламация, письмо-договор).

Остальные деловые письма, называемые иногда служебными, ре­шают организационные вопросы, вопросы экономических и юридиче­ских отношений между корреспондентами и тоже относятся к доку­ментам.

Являясь официальными сообщениями, деловые письма не исклю­чают параллельного устного сообщения на ту же тему, так как при уст­ном сообщении о важном для деловых отношений событии часто оста­ется необходимость письменного извещения (например о согласии принять условия сделки).

По функциональному признаку деловые письма делятся на тре­бующие обязательного письма-ответа:

• инициативные коммерческие письма (письмо-запрос, письмо - предложение, письмо-рекламация)

• письмо-просьба

• письмо-приглашение

и не требующие обязательного ответа:

• письмо-подтверждение

• письмо-извещение

• письмо-напоминание

• письмо-предупреждение

• письмо-декларация(заявление)

• письмо-распоряжение

• письмо-отказ

• сопроводительное письмо

• гарантийное письмо

• информационное письмо

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и цир­кулярные. Циркулярные письма направляются из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организа­ций), а обычные — в один адрес.

По форме отправления можно выделить наряду с традиционным почтовым отправлением электронную почту, факсимильную связь, те­летайпную и телеграфную связь. При этом электронная и факсимиль­ная связь используется для решения оперативных вопросов.

По структурным признакам деловые письма делятся на регламен­тированные и нерегламентированные. Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стан­дартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизи­тов и т.д.).

Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций.

К таким стандартным конструкциям относятся формулировки, указывающие:

на причину обращения:

По причине задержки оплаты...

В связи с неполучением счета-фактуры...

Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренно­стям...

Ввиду задержки получения груза...

Вследствие изменения цен на энергоносители...

Учитывая, что производственные показатели снизились...

Учитывая социальную значимость объекта...

При данных обстоятельствах...

на ссылки:

Ссылаясь на Ваше письмо от...

В соответствии с достигнутой договоренностью...

Ссылаясь на Ваш запрос от...

Ссылаясь на устную договоренность...

В соответствии с нашей договоренностью...

На основании распоряжения о...

Согласно постановлению правительства...

Согласно протоколу о взаимных поставках...

Согласно спецификации...

на цель:

В целях скорейшего решения вопроса...

В целях выполнения распоряжения...

Для согласования спорных вопросов...

Для наиболее полного освещения деятельностиВашей организации в СМИ...

В целях безопасности прохождения груза...

В ответ на Ваш запрос...

Во избежание конфликтных ситуаций...

С целью ознакомления с... высылаем Вам...

К ним же относятся этикетные фразы:

Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Надеемся на скорейший ответ (решение нашего вопроса)...

Примите наши поздравления...

Регламентированные письма имеют четкую структуру, как прави­ло, состоящую из двух частей: в первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели отправителя и приводятся ссылки, на ос­новании которых делаются заявления, осуществляются речевые дейст­вия, представляющие вторую, основную часть письма:

Прошу прислать образцы товаров и прайс-листы...

Просим рассмотреть наше предложение...

Просим подтвердить получение груза...

Предлагаем в счет взаимных поставок на... год...

На основании предоставленного нам договором права мы настаиваем...

Направляем вам протокол согласований...

Подтверждаем получение партии ТНП...

Поскольку регламентированные письма сплошь состоятиз клиши­рованных, стандартных фраз, задачей составителя письма являетсяихадекватное, уместное использование.

" Выделение аспектов содержания и их формализация позволяют весь процесс составления стандартного письма свести к выбору синтак­сических конструкций, закрепленных за каждым аспектом" *, — пишет один из крупнейших документалистов Петр Васильевич Веселов.

*Веселов П.В. Деловое письмо в промышленности. М.. 1990.

Такие фразы-клише можно найти в справочной литературе*. Одна­ко процесс составления регламентированных писем нельзя все же счи­тать только механическим соединением стандартных конструкций. Стан­дартные конструкции облегчают составление текста делового письма отправителем, не исключая достаточно высокого уровня лингвистичес­кой подготовки составителя и творческого поиска с его стороны.

*Колтунова М.В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю, М., 1998.

Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку* и обязательный элемент делового пись­ма — речевое действие.

С помощью речевого действия автор письма реализует свои цели и намерения. Глаголы-перформативы (от слова to perform -- действо­вать) являются в деловых письмах социально значимыми действиями, Эти глаголы определяют конструкцию ключевой фразы, нередко и письма в целом.

К таким речевым актам относятся:

1) этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, желаем успехов, приносим извинения и т.п.;

2) сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уве­домляем и т.п.;

3) подтверждения: подтверждаем;

4) заявления: заявляем, объявляем;

5) требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой',

6) обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;

7) напоминания: напоминаем;

8) предложения: предлагаем.

Как видно из примеров, эти глаголы-перформативы* употребля­ются в основном в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже — в форме 3-го лица единственного числа.

В отличие от регламентированных деловых писем нерегламенти­рованные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы.

Однако было бы неверно полагать, что язык нерегламентирован­ных писем вовсе не содержит элементов стандартизации. Стандартные словосочетания (термины, номенклатурные знаки*, устойчивые обо­роты) используются и в нерегламентированных письмах. К ним отно­сятся инструктивные письма, письма-объяснения, рекомендации, письма-презентации, письма-объявления, предложение-представле­ние и т.п.

Реклама является органичной и неотъемлемой частью коммерчес­ких отношений, поэтому она соседствует с деловыми предложениями, освещает этапы становления и деятельности фирмы, организации, уч­реждения. Перечисленные выше виды рекламных деловых писем (письма-презентации, письма-объявления, предложения-представле­ния) сочетают элементы делового сообщения и рекламы, являясь се­годня массовыми видами деловой корреспонденции.

Особенностью языка этого вида корреспонденции является соче­тание черт делового и публицистического стилей: языковый стандарт, шаблон, с одной стороны, и экспрессия — с другой.

Вообще же язык нерегламентированных писем отличаетсяотязыка регламентированных писем включением значительного пласта общелитературной лексики, большей вариативностью синтаксических конструкций высказывания, т.е. большей свободой в реализации за­мысла.

Общими чертами языка регламентированной и нерегламентиро­ванной деловой корреспонденции являются официальность общения, тенденция к стандартизации речевых средств. Стремление создать благоприятный фон общения определяет универсальность использо­вания этикетных средств.

Этикет делового письма — это не только этикетные формулы. Он начинается с адресования и включает весь содержательный аспект письма. Подробнее об этом будет сказано в главе V книги.

В заключение нужно заметить, что деловая переписка сегодня носит более личный и динамичный характер, чем десять — пятнадцать лет назад. Поэтому владение этим жанром деловой письменности вхо­дит в число приоритетных профессиональных навыков менеджера.

Умение четко изложить суть вопроса, положение дел, однозначно сформулировать предложение, просьбу, требование, убедительно обо­сновать свои выводы не приходит само собой. Искусство составлять деловые письма требует практики и знания арсенала речевых средств, накопленных за тысячелетие языком деловой письменности.