Запросы и требования ресурсного обеспечения

Запросы и требования о предоставлении необходимых ресурсов — еще один распространенный вид бизнес-документов. Умение эффектно попросить необ­ходимое действительно дорогого стоит.

Рис. 14. Заседание торговых представителей.

В этом случае основным вопросом для читателя всегда будет: «Следует ли удовлетворить запрос?» И вновь вопрос скорее подразумевается, нежели про- писывается. В этом случае структура будет примерно такая:

Ситуация = Чтобы освоить новую систему обработки данных, отделу требуются четыре сервера и три принтера общей стоимос­тью...

Затруднение = Без этих расходов новая система не может быть освоена.

Вопрос = Разрешить ли эти расходы?

Таким образом, во Введении уместно только описание ситуации. Затем уже в самой структуре магической пирамиды обосновывается необходимость за­проса в связи с целями, которые ставятся.

Например: Нам эти ресурсы необходимы для того, чтобы:

Значительно уменьшить издержки по реализации проекта.

Эти ресурсы помогут увеличить продуктивность компании в целом.

Эти ресурсы создадут новые возможности для организации системы услуг.

Инструкции и документы типа «Как сделать то-то и то-то...»

Часто - особенно в консалтинговых компаниях - в документах перечисля­ются проблемы клиента, которые нужно решить. Структура любого документа «Как сделать то-то и то-то...» выглядит так:

Структура Введения в такой документ зависит от того, о чем вы сообщаете читателю. О том ли, что он никогда не делал раньше, или о том, как исправить что-то, что он уже делал и делает. Доклад о роли Совета Директоров, приведен­ный во второй главе на стр. 19, - пример первого типа:

Ситуация = Необходимо сделать А.
Затруднение = Нет условий, чтобы это сделать.
Вопрос = Как создать эти условия?

Пример для второй ситуации. Допустим, вы составляете документ для ком-пании, имеющей информационную систему, рыночные прогнозы которой не оправдываются. В компании хотят, чтобы вы помогли им исправить положение дел. Структура документа должна быть такой:

Ситуация = В компании система А.

Затруднение = Она работает плохо.

Вопрос = Как исправить ее, чтобы она работала хорошо?

Главным здесь является то, что вы начинаете с описания именно той мар­кетинговой системы, которая принята в компании (см. рис. 15). Затем вы изменяете весь процесс так, как он должен идти по вашему мнению. Разница

Рис. 15. Сравнение процессов

Рекомендованный процесс

между первой и второй картинами поможет вам определить действия, кото­рые нужно предпринять. Эти действия должны стать утверждениями ключе­вой линии.

Наглядное сравнение двух процессов необходимо до того, как вы сядете пи­сать документ. Вполне вероятно, вы не сомневаетесь в том, что знаете все детали, поскольку давно обдумываете эти проблемы. Но если вы опишете их без срав­нительной взаимосвязи, велик шанс, что вы не заметите чего-то важного. У вас не может быть уверенности в абсолютной правильности ваших предложе­ний, если вы не сравните процессы шаг за шагом. К сожалению, мы очень часто сталкиваемся с неполным обдумыванием проблем. Вот почему под­черкиваем значение комплексного, яркого сравнения. Наглядный пример не­целостного мышления приведен нами в главе третьей «Доклад о предложении Большого Босса».