Учет архивных документов, находящихся в частной собственности, принятых по договору на хранение в архив

3.7.11. Учет документов Архивного фонда Российской Федерации, принятых по договору на хранение в архив на основании акта приема-передачи документов на хранение (приложение № 9), осуществляется в основных учетных документах архива с соблюдением следующих особенностей:

в книге учета поступлений документов (приложение № 5) указывается собственник или владелец документов (графа 3), номер и дата акта приема-передачи (графа 4), дата подписания договора о передаче и срок действия договора;

при включении архивного фонда в список фондов (приложение № 6) к его номеру добавляется индекс " Д" (" договор"), который сохраняется за ним во всех учетных документах и архивных шифрах единиц хранения, единиц учета; в графе " Примечания" списка фондов также указываются собственник или владелец архивных документов, дата подписания и срок действия договора.

Количество архивных фондов, принятых по договору на хранение в архив, указывается отдельной строкой в итоговых записях в списке фондов, книге учета поступлений документов.

Экземпляр договора, заключенный с собственником или владельцем архивных документов, включается в дело фонда.

При выбытии архивных документов архивного фонда, в связи с истечением срока его хранения в соответствии с договором, его номер не может быть присвоен другому архивному фонду.

Принятые по договору на хранение в архив документы Архивного фонда Российской Федерации, находившиеся в частной собственности и на законном основании перешедшие в федеральную собственность, собственность субъекта Российской Федерации или муниципальную собственность, учитываются в основных учетных документах наравне с остальными документами архива. В учетных документах и архивных шифрах единиц хранения, единиц учета индекс " Д" зачеркивается, в графу " Примечания" списка фондов вносятся соответствующие сведения.

Архивные документы, не включенные в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации, в том числе документы по личному составу, принятые по договору на хранение в архив, учитываются отдельно от документов Архивного фонда Российской Федерации. Для их учета ведутся отдельные список фондов, книга учета поступлений документов, а также листы фондов и другие учетные документы.