Изучение типовых шаблонов Excel

Работа с табличным процессором MS Excel.

Освоение приемов работы с электронными таблицами

Практическое занятие 5.

Создание простейших шаблонов

Цель работы:

1. Освоение приемов создания шаблонов документов в Excel.

2. Изучение типовых шаблонов Excel

Шаблоны служат основой для создания рабочих книг Excel. Шаблоны позволяют оформлять проекты в стандартном, идентичном для всех формате. В состав Excel входит несколько шаблонов, возможно создание и сохранение вариантов шаблонов для себя и других пользователей. Шаблон Excel включает текст, числа, форматирование, формулы и прочие использованные средства. При открытии шаблона создается его копия, а исходный вариант не затрагивается.

Создание фирменного бланка

1.1. Задание на работу: создать шаблон фирменного бланка организации. Реквизиты организации приведены в Приложении.

1.2. Запустите Excel.

1.3. Установите параметры страницы для печати рабочего листа новой рабочей книги.

1.3.1. Команда Файл – Параметры страницы.

1.3.2. На вкладке Страница установите опцию Книжная; остальные установки должны соответствовать рис. 5.1.

Рис. 5.1. Настройка параметров страницы

1.3.3. На вкладке Поля установите переключатель Горизонтально в группе Центрирование, величины полей (Верхнего, Нижнего, Правого, Левого) и отступов до колонтитулов (Верхнего и Нижнего) в соответствии с рис. 5.2.

Рис. 5.2. Настройка параметров страницы: установка центрирования и полей

1.3.4. На вкладке Колонтитулы в списках для верхнего и нижнего выберите строчки «Нет» для отказа от печати колонтитулов.

1.3.5. На вкладке Лист сбросьте переключатель Сетка в группе Печать.

1.3.6. Закройте диалог кнопкой Ok. Настройка параметров печати страницу закончена. Сделанные установки относятся только к активному рабочему листу.

Обратите внимание на вертикальную пунктирную линию, появившуюся на листе. Она ограничивает область печати, все, что находится правее этой линии, при печати будет выводиться на другой странице.

Выделите диапазон до границы печати и выберите команду Вид-Масштаб. В диалоге Масштаб установите опцию По выделению. Возможно, это окажется удобно.

1.4. Введите и отформатируйте реквизиты организации:

в ячейку С1 – организационную принадлежность;

в ячейку С2 – наименование;

в ячейку С3 – полный почтовый адрес;

в ячейку С4 – телефон;

в ячейку С5 – электронный адрес;

в ячейку С6 - дополнительные сведения о лицензировании и аккредитации организации.

Для размещения информации в одной ячейке в несколько строк используйте Alt+Enter или командой Формат - Ячейки в диалоге Формат ячейки установите на вкладке Выравнивание опцию Переносить по словам.

1.4.1. Выделите ячейки с введенными данными и укажите расположение всего текста по центру ячеек кнопкой По центру на панели инструментов Форматирование.

1.4.2. Для каждой ячейки с данными командой Формат - Ячейки в диалоге Формат ячейки подберите на вкладке Шрифт тип (выбирать из набора: Times New Roman, Arial, Courier), начертание (из набора Обычный, Полужирный) и размер для наилучшего отображения реквизитов.

1.4.3. С помощью кнопки «Границы» панели форматирование подчеркните организационную принадлежность тонкой чертой, наименование организации толстой чертой и всю шапку – двойной чертой.

1.5. Вставка логотипа. В рабочий лист Excel может быть вставлено изображение, созданное в одном из графических редакторов, фотография или рисунок из «коллекции клипов Windows». Для вставки рисунка из коллекции клипов используются команды Вставка – Рисунок – Картинки… Для вставки произвольного изображения – команды Вставка – Рисунок – Из файла

1.5.1. Активизируйте ячейку А1. Командой Вставка – Рисунок – Из файла откройте диалог вставки рисунка, найдите логотип организации и закройте диалог кнопкой Ok.

Рис. 5.3. Диалог «Вставка рисунка»

.

1.5.2. Выделите рисунок. Удерживая клавишу Shift, перетащите квадратик в правом нижнем углу так, чтобы подобрать нужный размер изображения. Перетаскивание угловых квадратиков при удерживаемой клавише Shift позволяет сохранить исходные пропорции изображения

1.5.3. Кнопками «Контрастность» и «Яркость» панели настройки изображения добейтесь нужного качества рисунка.

Рис. 5.4. Панель «Настройка изображения»

1.6. Для оценки полученного бланка сбросьте переключатель «Сетка» на вкладке Вид диалога Параметры ( меню Сервис).

1.7. С помощью команд Файл – Предварительный просмотр просмотрите полученный бланк. Изучите действие кнопок Масштаб, Страница, Поля, Разметка страницы в режиме Предварительный просмотр.

1.8. Сохраните шаблон.

1.8.1. Команды Файл – Сохранить как. В списке Тип файла выберете Шаблон. В поле Имя файла введите Бланк1.

1.8.2. Командой Файл – Закрыть закройте рабочую книгу с бланком.

1.9. Модификация шаблона.

1.9.1. Командами Файл – Создать откройте диалог создания документа.

1.9.2. Выберите шаблон Блок 1

1.9.3. На рабочем листе 2 создайте бланк организации следующим образом:

- объедините ячейки C1-D1 и внесите туда организационную принадлежность;

- объедините ячейки C2-D2 и внесите туда наименование организации;

- в ячейку С3 – полный почтовый адрес;

- в ячейку D3 – телефон и е-mail, см. рис 5.5.

Рис. 5.5. Модификация фирменного бланка

1.9.4. Дополнительные сведения о лицензии и аккредитации занесите в верхний и нижний колонтитулы страницы.

1.9.5. Просмотрите полученный шаблон в режиме Предварительный просмотр.

1.9.6. Сохраните модифицированный шаблон.

Изучение типовых шаблонов Excel

2.1. Выполните команды Файл – Создать и в диалоге Шаблоны откройте вкладку Решения.

2.2. Зафиксируйте в конспекте список доступных шаблонов.

2.3. Откройте каждый из шаблонов и опишите их назначение.

2.4. Закройте все документы.

Приложение. Реквизиты шаблона «Бланк организации»

Реквизит	Значение
Логотип
Организационная принадлежность	НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
Наименование	РОССИЙСКАЯ МЕЖДУНАРОДНАЯ АКАДЕМИЯ ТУРИЗМА ТУЛЬСКИЙ Ф И Л И А Л
Почтовые реквизиты
Индекс
Страна	Российская Федерация
Город	г. Тула
Улица	Ул.Ф.Энгельса
Дом	Д.40
Офис	Офис 506
Контактный телефон	(4872) 30-74-73, 32-56-37
Электронный адрес	rmat@tula.net
Дополнительная информация
Лицензия	Лицензия А №156903 от 01.07.2004 г., выд. Федеральной службой по надзору в сфере образования и науки
Аккредитация	Государственная аккредитация № 2206 от 10.01.2006 г.