Концепция электронного офиса

Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователя в системах управления.

К офисным обычно относятся следующие задачи: делопроизводство, управление, контроль за выполнением управленческих решений, создание отчетов, составление расписаний и т.п. Все эти задачи связаны с поиском, вводом, сортировкой, обновлением информации. В процессе работы любого учреждения осуществляется постоянный обмен информацией между различными подразделениями предприятия, между предприятиями, между учреждением и налоговыми органами, банками, управлением статистики и т.п.

При решении подобных задач выполняются следующие типовые процедуры:

- обработка входной и выходной (исходящей) информации (чтение и ответы на письма, составление отчетов, как в табличной форме, так и в виде диаграмм, рисунков);

- сбор и последующий анализ данных;

- составление отчетности по определенным требованиям;

- систематизация и хранение информации.

В состав электронного офиса входят аппаратные и программные средства.

Аппаратные средства: один или несколько ПК, возможно, объединенных в сеть, принтеры, сканеры, модемы, средства для копирования и размножения документов, проекционное оборудование для проведения презентаций и т.п.

Программное обеспечение: текстовый редактор, электронные таблицы, СУБД. В состав ПО офиса также могут входить программы анализа и составления расписания, программа презентаций, графический редактор, программа обслуживания факс-модема, сетевое ПО, программы перевода.

Офисные программные продукты могут использоваться как самостоятельно, так и в составе интегрированных пакетов (ИП).

В интегрированный пакет входят взаимодействующие между собой программные продукты. Основной отличительной чертой ПО, входящего в состав ИП является общий интерфейс, который позволяет применять одни и те же приемы работы с различными приложениями пакета. Взаимодействие между программами осуществляется на уровне документов. Это означает, что документ, созданный в одном приложении можно использовать с другом приложении и при необходимости вносить в него изменения.

Преимущества ИП: уменьшаются затраты на обучение пользователей, цена комплекта ниже суммарной цены отдельных программ.

Наиболее популярным в настоящее время является интегрированный пакет Microsoft Office фирмы Microsoft.