Формальная система программирования

Большая часть крупных организаций использует формальную сис­тему, в которой финансовые и другие последствия пересмотра текущих программ или предлагаемых новых программ проецируются на несколь­ко лет. Такая проекция называется долгосрочным планом. Он показы­вает доходы, расходы и другую информацию по индивидуальным про­граммам на годы — обычно на 5 лет, но возможно, и на 3 года, а для компаний по выработке электроэнергии или добыче природных ресур­сов — на 20 лет.

Обычно процесс программирования начинается за несколько ме­сяцев до начала составления годового бюджета. Формальная подготов­ка программы начинается, когда высшее руководство по результатам анализа определило необходимость изменения основных целей и стра­тегии. Затем предложения рассылаются оперативным руководителям, которые готовят конкретные программы по направлениям, определен­ным высшим руководством. Далее предлагаемые программы обсужда­ются с высшим руководством, и в результате появляется набор про­грамм для организации в целом. Утвержденные программы являются основой для подготовки годового бюджета.

Бюджетное планирование

Перед тем как ввести понятие бюджета, остановимся на пробле­мах терминологии. Обычно понятие «бюджет» мы связываем с такими определениями, как государственный, федеральный, местный; у всех на слуху выражение «дефицит бюджета». В управленческом учете как са­мостоятельной подсистеме учета в западных странах термин «бюджет» используется в несколько ином смысле, который ближе к нашему терми­ну «смета» (смета доходов и расходов). Процесс составления общего, главного бюджета в большинстве своих элементов практически совпадает с известным нам по прежним временам процессом разработки техпромфинплана (техтрансфинплана на транспорте). Многие в нашей стране уже используют слово «бюджетирование» (и даже в официаль­ных изданиях).

На наш взгляд, процесс составления бюджетов — один из важней­ших в системе планирования и контроля в управленческом учете, поэто­му, наверное, следует пользоваться термином «бюджет», как это приня­то в западной практике. В противном случае будет затруднено чтение специальной литературы и однозначное понимание этого термина. Мы так и поступим и постараемся как можно точнее определить понятие бюджета для целей теории планирования, а главным образом—для практики.

Составление бюджета, как и программирование, является процес­сом планирования. Существенная разница между ними заключается в том, что программы «заглядывают» на несколько лет вперед, а бюджет, как правило, рассчитывается на один, следующий год.

Бюджеты представляют собой ключевой инструмент системы уп­равленческого контроля. Практически все организации, за исключени­ем самых мелких, составляют бюджеты. Многие организации в качест­ве годового бюджета рассматривают план прибыли, который показы­вает планируемую деятельность организации по центрам ответствен­ности для получения прибыли. Почти все неприбыльные организации также составляют бюджеты.

Бюджет — финансовый документ, созданный до того, как пред­полагаемые действия выполняются. Его часто называют финансовым планом действий. Ключом к пониманию термина «бюджет» является осознание того, что это есть не что иное, как лист бумаги, на котором представлены финансовые данные. Эти данные — спланированная се­рия событий, которые свершатся в будущем, т.е. прогноз будущих фи­нансовых операций.

Бюджет может иметь бесконечное количество видов и форм. Его структура зависит от того, что является предметом составления бюдже­та; размера организации; степени, в которой процесс формирования бюджета интегрирован с финансовой структурой организации; квалифи­кации и опыта разработчиков. В отличие от формализованных отчета о прибылях и убытках или бухгалтерского баланса бюджет не имеет стан­дартизованных форм, которые следует строго соблюдать. Бюджет может быть совсем простым — проект продаж и затрат уличной овощной лавки, или очень сложным, например финансовый проект корпорации «Дже­нерал Моторз».

Бюджет должен представлять информацию доступно и ясно, так, чтобы его содержание было понятно пользователю. Избыток информа­ции затемняет значение и точность данных, недостаточность информа­ции может привести к непониманию основных ограничений, данных, при­нятых в документе. Бюджет может не содержать одновременно данные и о доходах, и о расходах, нет необходимости, чтобы они были сбалансиро­ваны. Например, в бюджете закупок использования материалов пред­ставлены сведения только о планируемых расходах сырья или полуфаб­рикатов. Бюджет также может быть подготовлен целиком в неденежном (натуральном) выражении: в часах, единицах продукции, объемах услуг.

При подготовке бюджета необходимо начать с ясно сформулиро­ванного его названия или заголовка и периода, для которого он состав­ляется. Реальную форму представления бюджета выбирает его разра­ботчик. Организация может создать свои собственные формы бюджета, которые она будет постоянно использовать. Но если в бюджете необхо­дима информация о новом продукте или услуге, то может потребоваться иная структура и форма этого документа. Однако всегда нужно следо­вать основному правилу: информация, содержащаяся в бюджете, долж­на быть настолько точной, определенной и значащей для ее получателя, насколько это возможно.

По определению Института дипломированных управляющих бух­галтеров по управленческому учету (США) бюджет—это «количест­венный план в денежном выражении, подготовленный и принятый до оп­ределенного периода, обычно показывающий планируемую величину дохода, которая должна быть достигнута, и/или расходы, которые долж­ны быть понижены в течение этого периода, и капитал, который необхо­димо привлечь для достижения данной цели».

Детализированные бюджеты чаще всего составляются на огра­ниченный период, обычно не более чем на год, с подразделением на более короткие периоды: кварталы, месяцы или 13 четырехнедельных периодов.

В случаях существенных изменений (например, выпуска нового продукта, внедрения новых технологий и оборудования), которые требу­ют дополнительных капитальных вложений, бюджеты разрабатываются на пять или более лет. Все больше организаций используют бюджеты как основной инструмент долгосрочного планирования.

Бюджеты разрабатываются как для организации в целом, так и для ее подразделений.