Как вести деловую переписку с китайскими партнерами

Письменная корреспонденция играет большую в роль в процессе налаживания контактов. Не заморачивайтесь по поводу того, что отправляете письма с mail, yandex, yahoo, google, а не с корпоративной почты, так поступает большинство людей повсеместно.

Если китайцы отправляют вам письмо в формате документа MS Word, и при этом используют не ту кодировку, то вы, скорее всего, не сможете открыть документ. Потому, попросите ваших партнеров переслать вам письмо еще раз в формате PDF или RTF.

Ведя переписку, стоит копировать текст предыдущих сообщений и включать его в каждое новое письмо. Это поможет напоминать китайцам о деталях ваших деловых отношений.

Чаще всего люди, которые начинают вести бизнес с китайцами используя только электронную почту, жалуются на то, что не получают ответов.

Не стоит паниковать, если не получили ответ сразу. Если же по прошествии недели не нашли в своем ящике заветного письма из Китая, пошлите запрос по факсу, или позвоните, или перешлите ваше первоначальное письмо еще раз.

Однако, люди часто не получают ответа на письмо потому, что они просто не умеют их писать.

К примеру, точно не стоит посылать письма с подобным содержанием:

«Привет, я бы хотел импортировать вашу продукцию. Пришлите мне полный прайс лист и скажите, как можно получить бесплатные образцы?!

Пока»

Скажу, что такое письмо не вызовет восторга у китайцев. Оно слишком фамильярное. Скорее всего, они ответят на него, но зависит от конкретного менеджера, которому «в руки» оно попадет. Могут и проигнорировать, посчитав данное послание не заслуживающим внимания.

Абсурдно также ждать вменяемого ответа на подобное письмо:

«Привет!

Я ознакомился с вашим каталогом текстильной и обувной продукции. Я бы хотел найти поставщиков автомобильных шин и детских игрушек, а так как вы находитесь в Китае, думаю, сможете помочь мне в поисках.»

Также не стоит начинать письмо с хвалебных дифирамбов своей компании и растягивать его на пять страниц.

Ни один китаец не прочтет такое письмо до конца, потому как:

· Оно скучное.

· Оно слишком длинное.

· Оно по сути бестолковое.

Помимо всего перечисленного:

· Правильно озаглавьте письмо.

· Никогда не используйте в заголовке слова «СРОЧНО», «важно», такие слова просто раздражают.

Пишите содержательное письмо, начиная со слов " Dear..." (Уважаемый, …) и заканчивая фразой " Best regards" (С наилучшими пожеланиями). В конце письма не забудьте указать ваши контактные данные.

· Проверяйте правильность написания слов и пишите, используя верный регистр. Не используйте несколько вопросительных или восклицательных знаков (например, "????!!!???? ").

· Расскажите в письме партнеру, откуда вы узнали о его компании.

· Вкратце охарактеризуйте деятельность своей фирмы и свое положение на рынке.

· Ничего не требуйте (особенно невозможного).

· Пишите по конкретному продукту.

· Не требуйте в первом же письме предоставить вам сертификаты компании.

· Не задавайте в письме множество сложных вопросов о налогообложении, отгрузке, сроках и условиях поставок.

Приведу пример, на мой взгляд, идеального письма. Для удобства – на русском (чтобы понять, о чем идет речь).

[тема письма: ] Запрос информации о наушниках, от Иванова Ивана, Sounds Co Ltd. Уважаемый г-н Ли,

Я узнал о существовании вашей компании из журнала " Earphone Sources".

Наша компания, Sounds Co Ltd, работает в Омске, РФ. Я занимаю должность менеджера по закупкам. На данный момент наша компания заинтересована в поиске новых поставщиков наушников, а в лице вашей фирмы мы надеемся найти надежного партнера.

Пожалуйста, уточните, занимаетесь ли вы экспортом товаров на территорию РФ? Если да, то прошу вас, пожалуйста, пришлите нам каталог вашей продукции и прайс лист.

Нас интересует модель наушников [E-40b] и схожие с ней модели.

Нам бы очень хотелось продолжить сотрудничество с вашей компанией. Я буду очень рад, если вы ответите на мое письмо, или позвоните по телефону, указанному ниже.

С нетерпением жду вашего ответа. С уважением,

Иванов Иван Менеджер по закупкам, Sounds Co Ltd ivanov@sounds.ru

+7 123 4567890

Текст письма стандартный. Таким образом, изменив названия продукции и компании, вы можете использовать его в качестве основы своих писем.